行政日常事務(wù)處理清單與規(guī)范手冊(cè)目錄一、手冊(cè)適用范圍與工作場景二、核心事務(wù)操作流程與規(guī)范（一）會(huì)議組織全流程指引（二）辦公用品管理規(guī)范（三）文件流轉(zhuǎn)與歸檔操作（四）訪客接待與禮儀標(biāo)準(zhǔn)（五）辦公環(huán)境維護(hù)管理三、常用行政事務(wù)模板清單（一）會(huì)議通知模板（二）辦公用品申領(lǐng)表（三）訪客登記信息表（四）文件審批流轉(zhuǎn)單四、關(guān)鍵操作風(fēng)險(xiǎn)提示與規(guī)范要求一、手冊(cè)適用范圍與工作場景本手冊(cè)適用于企業(yè)、事業(yè)單位及機(jī)關(guān)等組織的行政管理部門，為日常行政事務(wù)處理提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。具體場景包括：新入職行政人員崗前培訓(xùn)、日常事務(wù)執(zhí)行與監(jiān)督、跨部門協(xié)作流程對(duì)接、工作交接與應(yīng)急事務(wù)處理等。通過規(guī)范操作，可提升行政事務(wù)處理效率，保證工作有序銜接，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。二、核心事務(wù)操作流程與規(guī)范（一）會(huì)議組織全流程指引1.會(huì)前準(zhǔn)備（提前1-3個(gè)工作日）（1）明確會(huì)議基本信息：由需求部門（或發(fā)起人*）填寫《會(huì)議需求申請(qǐng)表》，注明會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含職務(wù)、人數(shù)）、議程、所需材料及設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板等）。（2）審批與協(xié)調(diào)：行政部收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，確認(rèn)會(huì)議室availability（若沖突需協(xié)調(diào)調(diào)整時(shí)間或地點(diǎn)），并通知需求部門。（3）物料準(zhǔn)備：根據(jù)需求準(zhǔn)備會(huì)議材料（打印、裝訂、蓋章）、席卡、飲用水、紙筆等；提前30分鐘調(diào)試設(shè)備，保證正常運(yùn)行。2.會(huì)中服務(wù)（會(huì)議期間）（1）簽到引導(dǎo)：參會(huì)人員入場時(shí)，引導(dǎo)至指定座位，發(fā)放會(huì)議材料；重要會(huì)議需核對(duì)參會(huì)人員身份，記錄遲到/早退情況。（2）現(xiàn)場保障：安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備操作、茶水補(bǔ)充、溫濕度調(diào)節(jié)；及時(shí)處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時(shí)議題調(diào)整等）。（3）會(huì)議記錄：指定記錄人（通常為行政人員或部門助理*）詳細(xì)記錄會(huì)議決議、待辦事項(xiàng)（含責(zé)任人、完成時(shí)限），會(huì)后整理形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿。3.會(huì)后整理（會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)）（1）場地復(fù)原：清理會(huì)議室，回收物料，關(guān)閉設(shè)備電源，恢復(fù)桌椅擺放。（2）紀(jì)要分發(fā)：將《會(huì)議紀(jì)要》初稿提交會(huì)議發(fā)起人審核，確認(rèn)無誤后（2個(gè)工作日內(nèi)）發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門，并同步抄送存檔。（3）資料歸檔：將會(huì)議通知、簽到表、紀(jì)要、原始材料等整理成冊(cè)，按年度分類歸檔，保存期限不少于3年。（二）辦公用品管理規(guī)范1.申領(lǐng)流程（1）需求提報(bào)：每月25日前，各部門提交《辦公用品月度需求表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（2）審核與采購：行政部匯總需求，編制采購計(jì)劃（預(yù)算內(nèi)由行政經(jīng)理審批，超預(yù)算需報(bào)總經(jīng)理審批），按采購流程執(zhí)行（比價(jià)、驗(yàn)收入庫）。（3）發(fā)放登記：申領(lǐng)人填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后至行政部領(lǐng)取，行政人員核對(duì)物品名稱、數(shù)量，同步更新《辦公用品臺(tái)賬》（含入庫時(shí)間、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、庫存余量）。2.庫存管理（1）定期盤點(diǎn)：每月末行政部對(duì)庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，編制《庫存盤點(diǎn)表》，對(duì)積壓/過期物品提出處理建議（如報(bào)廢、調(diào)撥）。（2）領(lǐng)用限制：實(shí)行“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，常用物品（如A4紙、筆）每人每月限量申領(lǐng)，特殊物品（如打印機(jī)墨盒）需以舊換新。（三）文件流轉(zhuǎn)與歸檔操作1.文件分類與編號(hào)（1）按性質(zhì)分為：行政類（通知、制度、會(huì)議紀(jì)要）、人事類（合同、檔案）、財(cái)務(wù)類（報(bào)銷單、發(fā)票）、業(yè)務(wù)類（合同、方案）等。（2）按編號(hào)規(guī)則：部門代碼（如“XZ”代表行政部）+年份+流水號(hào)（如“XZ-2023-001”）。2.流轉(zhuǎn)流程（1）發(fā)起：文件起草人填寫《文件審批流轉(zhuǎn)單》，注明文件標(biāo)題、密級(jí)（普通/秘密/機(jī)密）、主送/抄送部門，提交部門負(fù)責(zé)人初審。（2）審核：根據(jù)文件內(nèi)容，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門會(huì)簽（如財(cái)務(wù)文件需財(cái)務(wù)部*審核），最終報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）分發(fā)與傳閱：審批通過后，行政部加蓋公章，按主送/抄送范圍分發(fā)；涉密文件需登記傳閱人，限時(shí)收回，禁止帶離辦公區(qū)域。3.歸檔管理（1）歸檔范圍：所有具有保存價(jià)值的正式文件（含電子版及紙質(zhì)版），臨時(shí)性、事務(wù)性通知除外。（2）歸檔流程：次年1月前，各部門將上年度文件整理成冊(cè)（標(biāo)注編號(hào)、標(biāo)題、日期、頁碼），移交行政部，行政部統(tǒng)一編號(hào)、上架，錄入電子檔案系統(tǒng)，保存期限按《檔案管理辦法》執(zhí)行（一般文件10年，重要文件永久保存）。（四）訪客接待與禮儀標(biāo)準(zhǔn)1.接待準(zhǔn)備（1）信息確認(rèn)：提前1天與訪客對(duì)接，確認(rèn)來訪時(shí)間、人數(shù)、身份、職務(wù)、來訪目的及陪同人員需求，填寫《訪客接待預(yù)告表》。（2）環(huán)境布置：安排接待室（或會(huì)議室），保證整潔、通風(fēng)，準(zhǔn)備茶水（根據(jù)訪客偏好選擇茶/咖啡/礦泉水）、紙巾、企業(yè)宣傳資料等。2.接待流程（1）迎接：訪客到達(dá)時(shí)，前臺(tái)人員主動(dòng)起身問候（“您好，歡迎來到公司，請(qǐng)問您預(yù)約了哪位？”），確認(rèn)身份后通知陪同人員。（2）引導(dǎo)：引導(dǎo)訪客至接待區(qū)，為其引見陪同人員，介紹雙方身份（“這位是部門負(fù)責(zé)人，這位是貴公司的”）。（3）接待過程中：保持微笑，使用禮貌用語，適時(shí)添水；未經(jīng)允許，不隨意泄露公司信息；若需等待，提供雜志或告知預(yù)計(jì)等待時(shí)間。（4）送客：訪客離開時(shí)，主動(dòng)為其開門，目送其離開電梯/公司大門，重要訪客可送至公司樓下。3.登記與反饋（1）訪客登記：填寫《訪客登記信息表》（含姓名、單位、身份證號(hào)、聯(lián)系方式、來訪事由、進(jìn)出時(shí)間、陪同人），身份證僅用于登記，不得留存或復(fù)印。（2）反饋：接待結(jié)束后，陪同人員向行政部反饋接待情況，重要訪客需提交《訪客接待總結(jié)》。（五）辦公環(huán)境維護(hù)管理1.公共區(qū)域管理（1）每日下班前30分鐘，各部門安排人員清理工位周邊衛(wèi)生（垃圾入篦、文件歸檔），行政部檢查并記錄。（2）會(huì)議室、茶水間、走廊等公共區(qū)域由保潔人員每日2次清潔（上午9:00、下午15:00），保證地面、桌面、設(shè)備無污漬、雜物。2.綠化與安全（1）辦公區(qū)域綠植由行政部統(tǒng)一采購、養(yǎng)護(hù)，每周檢查1次，及時(shí)更換枯萎植物。（2）下班前關(guān)閉所有非必要電源（電腦、打印機(jī)、空調(diào)等），鎖好門窗，行政部值班人員每日21:00進(jìn)行安全巡查。三、常用行政事務(wù)模板清單（一）會(huì)議通知模板公司會(huì)議通知會(huì)議主題：______________________會(huì)議時(shí)間：______年______月______日（星期______）______:______至______:______會(huì)議地點(diǎn)：公司______樓______會(huì)議室參會(huì)人員：______________________（部門/職務(wù)）會(huì)議議程：議題一：______________________（負(fù)責(zé)人：*）議題二：______________________（負(fù)責(zé)人：*）……會(huì)議材料：已發(fā)送至附件/共享文件夾（路徑：______________________），請(qǐng)?zhí)崆安殚?。?lián)系人：行政部，聯(lián)系方式：（內(nèi)部短號(hào)）注意事項(xiàng)：請(qǐng)參會(huì)人員提前10分鐘入場，簽到后按席卡就座；原則上不得請(qǐng)假，特殊情況需提前1天向部門負(fù)責(zé)人及行政部報(bào)備；會(huì)議期間請(qǐng)將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)模式。公司行政部______年______月______日（二）辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門______申領(lǐng)日期______年______月______日序號(hào)物品名稱規(guī)格數(shù)量123備注：1.申領(lǐng)物品需在庫存范圍內(nèi)，超預(yù)算需提前3天提交申請(qǐng)；2.領(lǐng)取后請(qǐng)?jiān)凇掇k公用品臺(tái)賬》簽字確認(rèn)。（三）訪客登記信息表訪客姓名性別□男□女單位名稱身份證號(hào)________________________聯(lián)系電話_________________來訪事由□業(yè)務(wù)洽談□面試□其他：______接待部門______接待人*到訪時(shí)間______:______離開時(shí)間______:______訪客簽字備注：1.本表信息僅用于訪客管理，將嚴(yán)格保密；2.涉密區(qū)域需經(jīng)接待部門負(fù)責(zé)人同意后方可進(jìn)入。（四）文件審批流轉(zhuǎn)單文件標(biāo)題________________________文件編號(hào)XZ-______-______密級(jí)□普通□秘密□機(jī)密主送部門抄送部門起草部門______擬稿日期______年______月______日審核意見：部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______會(huì)簽意見（如需）：業(yè)務(wù)部門簽字：__________日期：______財(cái)務(wù)部門簽字：__________日期：______審批意見：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：__________日期：______總經(jīng)理簽字：__________日期：______分發(fā)記錄：份數(shù)：______部門1：__________部門2：__________存檔：□是□否四、關(guān)鍵操作風(fēng)險(xiǎn)提示與規(guī)范要求會(huì)議組織：會(huì)議通知需明確“無故缺席”處理辦法（如納入部門考核）；重要會(huì)議需全程錄音/錄像，保證記錄準(zhǔn)確性。辦公用品管理：嚴(yán)禁利用職務(wù)之便私用或外借辦公用品，違者按公司制度處罰；采購需至少2家比價(jià)，金額超5000元需簽訂采購合同。文件流轉(zhuǎn)：涉密文件嚴(yán)禁通過QQ等非加密渠道傳