PAGE規(guī)范基礎(chǔ)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強公司基礎(chǔ)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)行為。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保無遺漏。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)清晰可查。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全。5.保密性原則：對涉及公司機密的檔案嚴格保密。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善檔案管理制度。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作。集中管理公司各類重要檔案。2.各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交。明確專人負責(zé)檔案管理工作。二、檔案的分類與編號（一）分類標準1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人基本信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表等。4.業(yè)務(wù)檔案：項目文檔、銷售合同、采購訂單等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)資料、設(shè)計圖紙、工藝文件等。（二）編號規(guī)則1.采用層級編號方式，如“一級分類代碼二級分類代碼流水號”。2.一級分類代碼用大寫字母表示，如行政檔案為“A”，人事檔案為“B”等。3.二級分類代碼根據(jù)具體內(nèi)容進一步細分，用兩位數(shù)字表示。4.流水號按照檔案形成時間順序依次編排，用四位數(shù)字表示。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)保持原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造。3.對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并收集。（二）整理方法1.按照分類標準對收集到的檔案進行分類。2.對每份檔案進行編號，并編制目錄。3.去除檔案中的金屬物，破損檔案應(yīng)進行修復(fù)。4.采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進行裝訂存放。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管期限1.行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等按照國家相關(guān)規(guī)定確定保管期限。2.業(yè)務(wù)檔案和技術(shù)檔案根據(jù)公司實際情況，分為短期、中期和長期保管。（三）定期盤點1.每年定期對檔案進行盤點，核對檔案數(shù)量、編號等信息。2.如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。五、檔案的借閱與利用（一）借閱流程1.填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、期限等。2.經(jīng)所在部門負責(zé)人及檔案管理部門負責(zé)人審批。3.到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。（二）利用規(guī)定1.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改。2.如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。（三）特殊情況處理1.如因工作需要必須借出檔案原件的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議。2.歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對超過保管期限的檔案進行鑒定。2.成立鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及法務(wù)部門人員組成。3.根據(jù)檔案的重要性、歷史價值等因素，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，在指定地點進行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將電子文件收集整理，并按照分類標準進行存儲。2.對電子文件進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。（二）電子檔案的保管與利用1.采用安全可靠的電子檔案管理系統(tǒng)進行保管。2.設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全性和保密性。3.電子檔案的利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的借閱流程。八、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲、檢索和利用。2.加強檔案數(shù)字化工作，將重要紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。3.利用信息技術(shù)手段，對檔案管理流程進行優(yōu)化和監(jiān)控。九、附