PAGE工程資料工作室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強工程資料工作室的管理，確保工程資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高工作室工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工作室實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于工程資料工作室全體工作人員，涵蓋工作室承擔(dān)的各類工程項目資料的管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)工程建設(shè)、檔案管理等方面的法律法規(guī)，確保工程資料管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則工程資料應(yīng)如實反映工程建設(shè)實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得偽造、篡改。3.及時歸檔原則工程資料應(yīng)隨工程進度同步收集、整理、歸檔，確保資料的時效性。4.保密安全原則對涉及工程機密的資料妥善保管，防止資料泄露，確保資料安全。二、崗位職責(zé)（一）工作室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)工作室的日常管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.負(fù)責(zé)與工程項目各參建單位溝通協(xié)調(diào)，確保工程資料的及時收集和有效管理。3.審核工作室各類文件、報告，對重要事項進行決策。4.定期組織工作室人員培訓(xùn)和考核，提高團隊整體業(yè)務(wù)水平。（二）資料員職責(zé)1.負(fù)責(zé)工程項目資料的收集、整理、分類、歸檔工作，確保資料的完整性和規(guī)范性。2.按照工程進度及時更新資料，建立資料臺賬，便于查詢和管理。3.協(xié)助編制工程竣工資料，確保竣工資料符合驗收要求。4.負(fù)責(zé)資料室的日常管理，包括資料的保管、借閱登記等工作。（三）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編目、上架等工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢利用。2.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，做好借閱登記和跟蹤管理。4.參與檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理信息化水平。三、工程資料收集與整理（一）收集范圍1.工程項目前期文件，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.工程勘察、設(shè)計文件，如勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更等。3.工程施工過程中的各類文件，包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單等。5.工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書等。（二）收集要求1.資料員應(yīng)主動與工程項目各參建單位聯(lián)系，及時收集相關(guān)資料。2.資料應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.資料內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理原則1.遵循工程建設(shè)程序和文件形成規(guī)律，保持資料的系統(tǒng)性和連貫性。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，同一類資料應(yīng)集中存放，并建立相應(yīng)的目錄索引。3.資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。（四）整理方法1.按照工程項目階段進行分類，如前期準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工驗收階段等。2.每個階段的資料再按照文件類型進一步細(xì)分，如施工資料可分為施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工物資資料、施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄、施工試驗記錄及檢測報告、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。3.對每份資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號可采用工程名稱縮寫+資料類別代碼+流水號的方式，例如：XX工程SG001，表示XX工程的施工管理資料中的第1份文件。4.編制資料目錄，目錄應(yīng)包含資料編號、資料名稱、日期、頁碼等信息，確保目錄與資料內(nèi)容一一對應(yīng)。四、工程資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程資料應(yīng)在工程竣工后及時歸檔，歸檔資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.歸檔資料應(yīng)編制歸檔清單，清單內(nèi)容包括資料名稱、編號、份數(shù)、歸檔日期等。3.歸檔資料應(yīng)一式多份，分別存放于不同的地點，以確保資料的安全備份。（二）保管期限1.工程資料保管期限應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和工程實際情況確定，一般分為短期、長期和永久三種。2.短期保管期限為15年，適用于工程建設(shè)過程中一般性的文件資料。3.長期保管期限為1020年，適用于對工程質(zhì)量和安全有一定影響的文件資料。4.永久保管期限適用于對工程建設(shè)具有重要歷史價值和法律意義的文件資料，如工程竣工圖、竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書等。（三）保管方式1.資料室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保資料的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。五、工程資料借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱工程資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱目的、借閱時間等信息。2.借閱申請表經(jīng)工作室負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）利用范圍1.工程資料主要供工程項目各參建單位內(nèi)部查閱使用。2.涉及工程質(zhì)量事故調(diào)查、工程審計、工程糾紛處理等特殊情況需要對外提供資料的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、工程資料信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.工作室應(yīng)建立工程資料電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)工程資料的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備資料錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，方便資料的管理和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.資料員應(yīng)及時將整理好的工程資料錄入電子檔案系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)備份等工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）安全管理1.加強電子檔案系統(tǒng)的安全管理工作，設(shè)置用戶權(quán)限，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的資料。2.定期對電子檔案系統(tǒng)進行安全檢查和病毒查殺，防止數(shù)據(jù)泄露和病毒感染。七、工程資料審核與監(jiān)督（一）審核流程1.資料員在完成資料收集、整理工作后，應(yīng)先進行自我審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.審核后的資料提交給工作室負(fù)責(zé)人進行審核，工作室負(fù)責(zé)人應(yīng)對資料的真實性、規(guī)范性進行全面審核，并簽署審核意見。3.對于重要的工程資料，應(yīng)組織相關(guān)人員進行會審，確保資料符合要求。（二）監(jiān)督檢查1.工作室應(yīng)定期對工程資料管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。2.接受工程項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位及相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，對提出的問題應(yīng)認(rèn)真對待，積極整改。八、獎懲制度（一）獎勵1.在工程資料管理工作中表現(xiàn)突出，如資料收集及時、整理規(guī)范、歸檔準(zhǔn)確，為工程順利推進提供有力支持的工作人員，給予表彰和獎勵。2.對工程資料管理工作提出創(chuàng)新性建議或方法，取得顯著成效的，給予相應(yīng)的獎勵。（二）懲