PAGE規(guī)范大宗食材采購制度一、總則（一）目的為加強公司大宗食材采購管理，規(guī)范采購行為，確保食材質(zhì)量安全，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及大宗食材采購的部門和項目。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的大宗食材符合食品安全標準。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.成本效益原則：在保證食材質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、采購計劃與預算（一）采購需求預測各部門應根據(jù)業(yè)務發(fā)展、人員數(shù)量、季節(jié)變化等因素，提前預測大宗食材的采購需求，并填寫《大宗食材采購需求預測表》，提交至采購部門。（二）采購計劃制定采購部門根據(jù)各部門提交的采購需求預測表，結(jié)合庫存情況，制定詳細的《大宗食材采購計劃》，明確采購品種、數(shù)量、規(guī)格、采購時間等內(nèi)容。（三）采購預算編制采購部門應根據(jù)采購計劃，編制《大宗食材采購預算》，報財務部門審核。財務部門應根據(jù)公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行審核，并報公司領導審批。三、供應商管理（一）供應商篩選1.建立供應商信息庫：采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，并建立《供應商信息庫》。2.供應商資質(zhì)審核：采購部門應對供應商的資質(zhì)進行審核，包括營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等，并確保供應商具備良好的信譽和經(jīng)營業(yè)績。3.實地考察：對于新入選的供應商，采購部門應組織相關(guān)人員進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等情況，并填寫《供應商實地考察報告》。（二）供應商評估與選擇1.定期評估：采購部門應定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面，并填寫《供應商評估表》。2.動態(tài)管理：根據(jù)供應商評估結(jié)果，采購部門應對供應商進行動態(tài)管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。3.供應商選擇：在進行大宗食材采購時，采購部門應根據(jù)采購需求和供應商評估結(jié)果，選擇合適的供應商，并簽訂《采購合同》。（三）供應商關(guān)系維護1.溝通協(xié)調(diào)：采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和產(chǎn)品質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.培訓指導：采購部門應定期組織供應商培訓，向供應商傳達公司的采購政策和質(zhì)量要求，指導供應商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務水平。3.合作共贏：采購部門應與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)合作共贏，共同推動公司發(fā)展。四、采購流程（一）采購申請各部門根據(jù)實際需求，填寫《大宗食材采購申請表》，詳細說明采購品種、數(shù)量、規(guī)格、用途等內(nèi)容，并提交至采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，應進行初步審核，審核通過后報相關(guān)領導審批。審批通過后，采購部門方可組織采購活動。（三）采購實施1.詢價比價：采購部門根據(jù)采購需求，向多家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商提供產(chǎn)品報價、質(zhì)量標準、交貨期等信息，并進行比價分析，選擇最優(yōu)供應商。2.合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等內(nèi)容。3.訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，要求供應商按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。（四）驗收與入庫1.到貨通知：供應商發(fā)貨前，應提前通知采購部門到貨時間和預計到貨數(shù)量。采購部門應及時通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。2.驗收標準：采購部門應制定詳細的大宗食材驗收標準，明確驗收內(nèi)容、驗收方法、驗收人員等要求。驗收人員應嚴格按照驗收標準進行驗收，確保所采購的大宗食材符合質(zhì)量要求。3.驗收程序：驗收人員在收到供應商送來的大宗食材后，應首先核對送貨單與采購訂單是否一致，然后按照驗收標準進行驗收。驗收合格后，驗收人員應填寫《大宗食材驗收單》，并簽字確認。對于驗收不合格的大宗食材，驗收人員應及時通知采購部門，并要求供應商進行更換或退貨處理。4.入庫管理：驗收合格的大宗食材應及時辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員應根據(jù)驗收單和采購訂單，對入庫食材進行分類存放，并做好庫存記錄。（五）付款結(jié)算1.付款申請：采購部門應在收到供應商提供的發(fā)票和送貨單后，及時填寫《大宗食材付款申請表》，報財務部門審核。2.付款審批：財務部門應根據(jù)采購合同和驗收單，對付款申請進行審核，并報公司領導審批。審批通過后，財務部門方可辦理付款手續(xù)。3.付款方式：公司應根據(jù)實際情況，選擇合適的付款方式，包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行等。付款時，財務部門應嚴格按照財務制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求進行操作，確保付款安全。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.設立監(jiān)督崗位：公司應設立專門的采購監(jiān)督崗位，負責對采購活動進行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容：采購監(jiān)督人員應重點監(jiān)督采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行等方面。3.監(jiān)督方式：采購監(jiān)督人員可以通過定期檢查采購文件、實地考察供應商、參與采購談判、查閱財務賬目等方式，對采購活動進行監(jiān)督。（二）審計監(jiān)督1.定期審計：公司應定期對采購活動進行審計，審計內(nèi)容包括采購計劃的制定與執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等方面。2.審計方式：審計部門可以通過查閱采購文件、實地考察供應商、訪談相關(guān)人員、分析財務數(shù)據(jù)等方式，對采購活動進行審計。3.審計報告：審計部門應在審計結(jié)束后，及時撰寫審計報告，向公司領導匯報審計結(jié)果，并提出改進建議。六、采購風險管理（一）風險識別采購部門應定期對采購活動進行風險識別，識別可能存在的風險因素，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等方面。（二）風險評估采購部門應根據(jù)風險識別結(jié)果，對風險因素進行評估分析，并確定風險等級。風險等級分為高、中、低三個等級，采購部門應針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。（三）風險應對1.風險規(guī)避：對于高風險因素，采購部門應采取風險規(guī)避措施，如選擇其他供應商、調(diào)整采購計劃、取消采購訂單等。2.風險降低：對于中等風險因素，采購部門應采取風險降低措施，如加強供應商管理、完善采購合同、增加驗收環(huán)節(jié)等。3.風險轉(zhuǎn)移：對于低風