PAGE某局檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)某局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于某局機(jī)關(guān)各部門及下屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：局機(jī)關(guān)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映某局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理某局在工作中形成的各類檔案，保證檔案資料的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為某局各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置某局設(shè)立檔案管理科，作為全局檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案管理工作。檔案管理科配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施某局檔案管理制度規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)檔案資料，確保檔案的安全與完整。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。4.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，為某局各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和服務(wù)，積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料和專題匯編。6.對(duì)下屬各單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高全局檔案管理水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類某局檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等六大類。1.文書檔案：主要包括某局在行政管理、黨務(wù)工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理等方面形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)某局各業(yè)務(wù)部門的工作職能，分為不同的業(yè)務(wù)類別檔案，如行政審批檔案、執(zhí)法監(jiān)管檔案、項(xiàng)目管理檔案等，記錄某局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展情況和過(guò)程。3.科技檔案：涵蓋某局在科研、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面形成的檔案資料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、工程設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備操作規(guī)程等。4.會(huì)計(jì)檔案：包括某局在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等各類會(huì)計(jì)資料。5.聲像檔案：收集某局在重大活動(dòng)、會(huì)議、調(diào)研等工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，直觀反映某局工作動(dòng)態(tài)和歷史風(fēng)貌。6.電子檔案：存儲(chǔ)某局在信息化建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)信息等，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.文書檔案：編號(hào)格式為“[年度]WS[流水號(hào)]”，其中“[年度]”為公元紀(jì)年，如“2023”；“WS”為文書檔案類別代碼；“[流水號(hào)]”為該年度文書檔案的順序號(hào)，從“0001”開始依次編排。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，分別確定編號(hào)格式。例如，行政審批檔案編號(hào)為“[年度]XZSP[流水號(hào)]”，其中“XZSP”為行政審批檔案類別代碼；執(zhí)法監(jiān)管檔案編號(hào)為“[年度]ZFJG[流水號(hào)]”，“ZFJG”為執(zhí)法監(jiān)管檔案類別代碼。其他業(yè)務(wù)檔案編號(hào)類推，流水號(hào)編排規(guī)則同文書檔案。3.科技檔案：編號(hào)格式為“[年度]KJ[流水號(hào)]”，“KJ”為科技檔案類別代碼，流水號(hào)編排規(guī)則同文書檔案。4.會(huì)計(jì)檔案：編號(hào)格式為“[年度]KJ[會(huì)計(jì)檔案類別代碼][流水號(hào)]”，其中“[會(huì)計(jì)檔案類別代碼]”根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的具體類別確定，如“1”表示會(huì)計(jì)憑證，“2”表示會(huì)計(jì)賬簿等，流水號(hào)編排規(guī)則同文書檔案。5.聲像檔案：編號(hào)格式為“[年度]SX[流水號(hào)]”，“SX”為聲像檔案類別代碼，流水號(hào)編排規(guī)則同文書檔案。6.電子檔案：編號(hào)格式為“[年度]DZ[流水號(hào)]”，“DZ”為電子檔案類別代碼，流水號(hào)編排規(guī)則同文書檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)：某局各部門負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理，并定期移交至檔案管理科。檔案形成部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集范圍：各部門應(yīng)收集的檔案資料包括但不限于各類文件、報(bào)表、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、調(diào)研材料、照片、錄音、錄像等與本部門工作相關(guān)的資料。3.收集時(shí)間：文書檔案應(yīng)在次年上半年完成收集整理并移交；業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后及時(shí)收集整理并移交；會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行整理歸檔，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理科；聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)收集整理并移交；電子檔案應(yīng)隨紙質(zhì)檔案同步收集整理，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面、卷脊和備考表；業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等根據(jù)各自的特點(diǎn)和管理要求，采用相應(yīng)的分類方法進(jìn)行整理，如按項(xiàng)目階段、業(yè)務(wù)流程等分類，建立檔案目錄和索引；會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等分別進(jìn)行整理，裝盒保管；聲像檔案按照時(shí)間順序或主題進(jìn)行整理，編寫文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息；電子檔案按照其存儲(chǔ)格式和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理科應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管要求1.檔案存放：按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放。2.檔案保護(hù)：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；對(duì)易霉變、蟲蛀的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如放置防蟲藥、干燥劑等。3.檔案安全：嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范工作，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全。六、檔案利用（一）利用原則某局檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)大局、方便利用、保守秘密的原則，在確保檔案安全的前提下，為某局各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。（二）利用范圍1.內(nèi)部查閱：某局工作人員因工作需要，可查閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料，但需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理科查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.外部查閱：因工作需要，外單位人員查閱某局檔案資料的，需持有單位介紹信，經(jīng)某局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料，并做好查閱登記工作。3.借閱：某局工作人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：檔案利用人員可到檔案管理科檔案庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案資料，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱條件和幫助。2.檔案復(fù)制：根據(jù)利用人員的需求，檔案管理科可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理科印章，注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。3.檔案咨詢：檔案管理科應(yīng)積極為利用人員提供檔案咨詢服務(wù)，解答有關(guān)檔案內(nèi)容、保管情況、利用規(guī)定等方面的問題。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：某局成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)全局檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合某局工作實(shí)際，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案鑒定工作小組應(yīng)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保管期限。3.鑒定程序：檔案鑒定工作小組每年定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。首先，由檔案管理人員對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行初步整理，列出清單；然后，組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限；最后，形成檔案鑒定報(bào)告，經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)某局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案銷毀1.銷毀范圍：經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。2.銷毀程序：檔案銷毀前，檔案管理科應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)某局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理科應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，上報(bào)給某局領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）檔案移交1.移交范圍：某局下屬各單位應(yīng)按照規(guī)定定期向局檔案管理科移交檔案資料，確保全局檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案移交范圍