PAGE業(yè)委會(huì)蓋章制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范業(yè)主委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)委會(huì)”）蓋章行為，保障業(yè)委會(huì)工作的合法性、規(guī)范性和公正性，維護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本小區(qū)業(yè)主委員會(huì)的所有蓋章行為，包括但不限于文件簽署、合同簽訂、證明開具等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則業(yè)委會(huì)蓋章行為必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、地方政府規(guī)章以及本小區(qū)業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則等相關(guān)規(guī)定。2.公正透明原則蓋章決策過程應(yīng)公開、透明，充分征求業(yè)主意見，確保決策符合大多數(shù)業(yè)主的利益。3.謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)原則業(yè)委會(huì)成員應(yīng)認(rèn)真審查蓋章事項(xiàng)的內(nèi)容，對(duì)蓋章行為的后果負(fù)責(zé)，避免因不當(dāng)蓋章給業(yè)主造成損失。二、蓋章事項(xiàng)分類及審批流程（一）一般性文件簽署1.適用范圍涉及業(yè)委會(huì)日常工作安排、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等一般性文件。2.審批流程由業(yè)委會(huì)主任或副主任審核文件內(nèi)容，確認(rèn)無誤后簽字，然后交至業(yè)委會(huì)秘書加蓋業(yè)委會(huì)公章。業(yè)委會(huì)秘書應(yīng)做好蓋章登記，記錄文件名稱、蓋章日期、蓋章人等信息。（二）合同簽訂1.適用范圍包括物業(yè)服務(wù)合同、小區(qū)公共設(shè)施設(shè)備維修合同、保潔綠化服務(wù)合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。2.審批流程（1）合同起草由業(yè)委會(huì)指定專人或委托專業(yè)律師起草合同文本，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、履行期限等關(guān)鍵條款。（2）初步審核合同起草完成后，先由業(yè)委會(huì)財(cái)務(wù)人員審核合同涉及的費(fèi)用條款，確保費(fèi)用合理、支付方式明確；再由業(yè)委會(huì)法律顧問審核合同的合法性、合規(guī)性，對(duì)合同條款提出法律意見。（3）公開征求意見將合同草案在小區(qū)公告欄公示[X]個(gè)工作日，廣泛征求業(yè)主意見。業(yè)主如有異議，應(yīng)在公示期內(nèi)以書面形式反饋至業(yè)委會(huì)。業(yè)委會(huì)對(duì)業(yè)主意見進(jìn)行整理、分析，并根據(jù)情況對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善。（4）最終審批經(jīng)初步審核和公開征求意見后，合同草案提交業(yè)委會(huì)會(huì)議審議。業(yè)委會(huì)成員應(yīng)認(rèn)真討論合同條款，對(duì)合同的必要性、可行性、合法性進(jìn)行充分評(píng)估。會(huì)議表決通過后，由業(yè)委會(huì)主任簽字確認(rèn)，再交至業(yè)委會(huì)秘書加蓋業(yè)委會(huì)公章。蓋章前，業(yè)委會(huì)秘書應(yīng)再次核對(duì)合同內(nèi)容及簽字情況，確保無誤后方可蓋章。同時(shí)，做好合同蓋章登記，記錄合同名稱、簽訂日期、對(duì)方單位、合同金額等詳細(xì)信息。（三）證明開具1.適用范圍用于業(yè)主辦理相關(guān)事務(wù)需要業(yè)委會(huì)出具證明的情況，如業(yè)主身份證明、房屋使用情況證明等。2.審批流程業(yè)主提交證明開具申請(qǐng)，說明開具證明的用途及所需證明內(nèi)容。業(yè)委會(huì)秘書對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請(qǐng)事項(xiàng)是否屬于業(yè)委會(huì)職責(zé)范圍。審核通過后，報(bào)業(yè)委會(huì)主任審批。業(yè)委會(huì)主任批準(zhǔn)后，由業(yè)委會(huì)秘書開具證明，并加蓋業(yè)委會(huì)公章。開具證明時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保證明真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。同時(shí)，做好證明開具登記，記錄申請(qǐng)日期、證明內(nèi)容、領(lǐng)取人等信息。三、蓋章權(quán)限及責(zé)任劃分（一）蓋章權(quán)限業(yè)委會(huì)公章由業(yè)委會(huì)秘書負(fù)責(zé)保管，未經(jīng)業(yè)委會(huì)主任批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用公章。業(yè)委會(huì)主任對(duì)蓋章事項(xiàng)具有最終審批權(quán)，重大事項(xiàng)需經(jīng)業(yè)委會(huì)會(huì)議集體討論決定后方可蓋章。（二）責(zé)任劃分1.業(yè)委會(huì)主任對(duì)蓋章事項(xiàng)的決策負(fù)責(zé)，應(yīng)認(rèn)真審查蓋章內(nèi)容，確保蓋章行為符合法律法規(guī)和業(yè)主利益。若因決策失誤導(dǎo)致不當(dāng)蓋章，給業(yè)主造成損失的，業(yè)委會(huì)主任應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.業(yè)委會(huì)成員參與蓋章事項(xiàng)的審議過程，發(fā)表意見并對(duì)決策結(jié)果負(fù)責(zé)。對(duì)蓋章事項(xiàng)有異議的，應(yīng)在會(huì)議上明確提出，并記錄在案。若因未履行審議職責(zé)或?qū)徸h不當(dāng)導(dǎo)致不當(dāng)蓋章，業(yè)委會(huì)成員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.業(yè)委會(huì)秘書負(fù)責(zé)公章的保管和使用登記，嚴(yán)格按照審批流程蓋章。如因保管不善或未按規(guī)定流程蓋章，導(dǎo)致公章被盜用或蓋章錯(cuò)誤，業(yè)委會(huì)秘書應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、蓋章文件存檔及查閱（一）存檔要求1.業(yè)委會(huì)秘書應(yīng)建立蓋章文件檔案，對(duì)每次蓋章的文件進(jìn)行分類整理、編號(hào)歸檔。檔案內(nèi)容應(yīng)包括文件原件、審批記錄、蓋章登記等相關(guān)資料。2.蓋章文件檔案應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年，以備查閱和審計(jì)。（二）查閱流程1.內(nèi)部查閱業(yè)委會(huì)成員因工作需要查閱蓋章文件檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、文件名稱等信息，經(jīng)業(yè)委會(huì)主任批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。2.外部查閱因司法調(diào)查、行政檢查等特殊原因需要查閱蓋章文件檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式函件，并經(jīng)業(yè)委會(huì)主任批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，查閱過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并要求查閱人員簽字確認(rèn)。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還存檔。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.業(yè)委會(huì)應(yīng)定期對(duì)蓋章制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，檢查蓋章事項(xiàng)是否符合審批流程、蓋章文件是否妥善存檔等。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督小組，由業(yè)委會(huì)成員代表和業(yè)主代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)蓋章行為進(jìn)行不定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組有權(quán)查閱蓋章文件檔案，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并向業(yè)委會(huì)報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.接受業(yè)主監(jiān)督業(yè)主有權(quán)對(duì)業(yè)委會(huì)蓋章行為進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)蓋章事項(xiàng)存在疑問或不合理之處，可向業(yè)委會(huì)提出書面質(zhì)詢。業(yè)委會(huì)應(yīng)在收到質(zhì)詢后[X]個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)，并說明蓋章的依據(jù)和理由。2.接受政府相關(guān)部門監(jiān)督業(yè)委會(huì)應(yīng)積極配合政府房地產(chǎn)管理部門、街道辦事處等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供蓋章文件檔案及相關(guān)資料。對(duì)政府部門提出的整改意見，應(yīng)及時(shí)落實(shí)整改措施，并將整改情況報(bào)告政府部門。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自蓋章；2.超越蓋章權(quán)限蓋章；3.虛假文件蓋章；4.未按規(guī)定流程蓋章；5.其他違反本制度規(guī)范的蓋章行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)的輕微違規(guī)行為，由業(yè)委會(huì)對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正，并在業(yè)委會(huì)內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、暫停職務(wù)直至解除職務(wù)等處理措施。同時(shí)，要求責(zé)任人承擔(dān)因