PAGE代小組檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強代小組檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及代小組工作的部門及人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：代小組檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進行集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映代小組工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，對涉及機密的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善代小組檔案管理制度，并組織實施。2.負責代小組檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案的安全保密情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。（二）代小組負責人職責1.負責組織本小組檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的齊全完整。2.對本小組形成的檔案進行初步審核，保證檔案內(nèi)容的真實準確。3.按照規(guī)定的時間和要求，將本小組檔案移交檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案形成人員職責1.在工作過程中及時形成、收集和整理個人工作中產(chǎn)生的檔案資料，并按照要求進行分類存放。2.確保所形成檔案資料的真實性、完整性和準確性，對不符合要求的檔案及時進行補充和修正。3.積極配合檔案管理部門和代小組負責人做好檔案的移交和管理工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.代小組工作計劃、方案、總結等文件。2.代小組工作會議記錄、紀要。3.代小組與其他部門或外部機構的往來文件、函件、協(xié)議等。4.代小組開展項目的相關資料，包括項目立項文件、調(diào)研資料、設計方案、實施過程記錄、驗收報告等。5.代小組成員的工作成果，如報告、論文、專利等。6.代小組獲得的榮譽證書、獎勵文件等。7.其他與代小組工作相關的有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.檔案形成人員應在工作完成后及時將相關資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案資料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保格式規(guī)范、存儲介質(zhì)可靠，并進行備份保存。（三）收集時間1.代小組工作計劃、方案應在制定完成后一周內(nèi)提交檔案管理部門。2.工作會議記錄、紀要應在會議結束后三天內(nèi)整理完畢并移交。3.項目相關資料應按照項目進度及時收集，在項目結束后一個月內(nèi)完成全部資料的整理和移交。4.其他臨時性文件資料應在產(chǎn)生后兩周內(nèi)移交。四、檔案整理（一）分類標準1.年度分類法：按照檔案形成的年度進行分類，每年一個類別。2.機構分類法：根據(jù)代小組涉及的不同部門或機構進行分類。3.問題分類法：按照代小組工作的不同業(yè)務內(nèi)容進行分類，如項目管理、業(yè)務拓展、內(nèi)部協(xié)調(diào)等。（二）整理步驟1.裝訂：對紙張大小不一、破損或折疊的文件進行修整、裱糊和裝訂，使其整齊美觀。2.編頁號：在每份文件的右上角或右下角編寫頁號，以便統(tǒng)計和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等項目，目錄應打印或手寫清晰，并一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨成冊。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、年度、機構、問題等信息。（三）整理要求1.整理后的檔案應保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用。2.分類應科學合理，便于管理和檢索。3.檔案目錄應準確反映檔案內(nèi)容，便于快速查閱。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.代小組負責人對本小組整理好的檔案進行審核，確認無誤后填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門接收代小組移交的檔案，按照歸檔要求進行再次審核和整理。3.將審核合格的檔案按照規(guī)定的分類方法和編號順序進行排列上架，完成歸檔工作。（二）歸檔時間代小組應在每個季度末將本季度形成的檔案移交檔案管理部門進行歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全完整，符合整理要求。2.檔案移交清單應一式兩份，雙方簽字確認，各執(zhí)一份。3.檔案管理部門應建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的移交時間、內(nèi)容、數(shù)量等信息。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行排列。3.庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應采用直立式存放，避免折疊和擠壓。2.電子檔案應采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并分類存儲在不同的載體上，同時建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。3.對重要的檔案應進行復制備份，異地存放，以防止意外情況發(fā)生。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映代小組主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少一次，全面檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。3.對清查結果應進行記錄，形成檔案清查報告，歸檔保存。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準后查閱、借閱相關檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和時間，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可查閱。2.借閱手續(xù)：內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限和歸還時間，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位借閱檔案，需經(jīng)公司/組織嚴格審批，簽訂保密協(xié)議，并按照規(guī)定的期限歸還。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱、借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱、借閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、代小組負責人及相關業(yè)務專家組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可提出銷毀意見。3.對仍有利用價值但保管期限已滿的檔案，可進行延長保管期限或進行數(shù)字化處理等。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷