PAGE規(guī)范公文報送制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織內(nèi)部公文管理，確保公文報送工作的準(zhǔn)確、及時、規(guī)范，提高工作效率，促進(jìn)信息流通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)之間以及與外部單位進(jìn)行公文往來時的報送工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則公文應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)報送，緊急公文要特事特辦，確保信息及時傳遞，不影響工作開展。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在傳遞過程中的安全性和保密性，防止信息泄露。二、公文種類及格式（一）公文種類1.請示適用于向上級請求指示、批準(zhǔn)。2.報告適用于向上級匯報工作、反映情況、答復(fù)上級詢問。3.通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。4.通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。5.函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。6.紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文附帶說明有關(guān)內(nèi)容的材料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。三、公文報送流程（一）擬稿1.公文由承辦部門或個人負(fù)責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和格式要求，認(rèn)真撰寫，確保表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.擬稿人應(yīng)在公文首頁注明擬稿部門、擬稿人姓名、擬稿日期，并對公文的必要性、可行性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行初步審核。（二）審核1.擬稿完成后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對公文內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性、完整性以及格式的規(guī)范性進(jìn)行全面審核，提出修改意見。2.需要會簽的公文，由擬稿部門負(fù)責(zé)與相關(guān)部門進(jìn)行會簽，會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核并簽署意見。（三）簽發(fā)1.審核通過的公文，按照公司/組織的審批權(quán)限，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.一般公文由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及全局性、重大事項的公文由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）編號登記1.公文簽發(fā)后，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號登記。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編排，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。2.登記內(nèi)容包括公文編號、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、密級、緊急程度等。（五）印制1.辦公室根據(jù)登記后的公文進(jìn)行印制。印制應(yīng)確保公文質(zhì)量，字跡清晰，格式規(guī)范，頁面整潔。2.涉密公文應(yīng)按照保密要求進(jìn)行印制，嚴(yán)格控制印制數(shù)量，確保安全。（六）蓋章1.公文印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)蓋章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確。2.聯(lián)合行文時，應(yīng)按照規(guī)定分別加蓋各發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。（七）分發(fā)1.辦公室根據(jù)公文的主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等，進(jìn)行公文的分發(fā)。分發(fā)應(yīng)準(zhǔn)確、及時，確保公文送達(dá)相關(guān)部門和人員。2.涉密公文應(yīng)通過機(jī)要渠道進(jìn)行傳遞，嚴(yán)格履行簽收、登記等手續(xù)。（八）歸檔1.公文辦理完畢后，由承辦部門或個人負(fù)責(zé)將公文原稿、正文、附件等相關(guān)材料整理齊全，移交辦公室進(jìn)行歸檔。2.辦公室應(yīng)按照檔案管理的要求，對公文進(jìn)行分類、編號、裝訂，妥善保管，便于查閱和利用。四、報送要求（一）內(nèi)容要求1.公文應(yīng)主題明確，一事一文，避免內(nèi)容繁雜、冗長。2.表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范，使用國家通用語言文字，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和語句。3.數(shù)據(jù)、事實應(yīng)真實可靠，引用的法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。（二）格式要求1.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的公文格式進(jìn)行撰寫和排版，確保頁面布局合理、字體字號統(tǒng)一、排版整齊規(guī)范。2.公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文主要內(nèi)容，一般不超過20個字，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。3.主送機(jī)關(guān)應(yīng)頂格書寫，多個主送機(jī)關(guān)之間用頓號或逗號隔開，回行時仍頂格。4.正文應(yīng)段落分明，層次清晰，一般每自然段首行縮進(jìn)2個字符。5.附件應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件順序號和名稱，附件與正文一起裝訂時，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時應(yīng)標(biāo)識序號。（三）報送時限要求1.一般公文應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)報送，緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度，在要求的時間內(nèi)迅速報送。2.對上級機(jī)關(guān)的請示、報告等，應(yīng)按照上級要求的時限及時報送，不得延誤。3.涉及重要事項、緊急情況的公文，應(yīng)特事特辦，隨到隨報，確保信息及時傳遞。（四）報送渠道要求1.內(nèi)部公文應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)進(jìn)行報送，涉及保密事項的公文應(yīng)通過機(jī)要渠道傳遞。2.與外部單位的公文往來，應(yīng)按照雙方約定的方式進(jìn)行報送，一般通過郵政特快專遞（EMS）、掛號信等方式，確保公文安全送達(dá)。五、特殊情況處理（一）緊急公文處理1.遇有緊急情況需要行文時，擬稿人應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報告，部門負(fù)責(zé)人審核后直接提交分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.辦公室接到緊急公文簽發(fā)通知后，應(yīng)優(yōu)先安排印制、蓋章、分發(fā)等工作，確保公文迅速傳遞。（二）涉密公文處理1.涉密公文的擬稿、審核、簽發(fā)、印制、傳遞等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度執(zhí)行。2.涉密公文應(yīng)標(biāo)明密級和保密期限，注明發(fā)放范圍，嚴(yán)格控制知悉人員。3.傳遞涉密公文應(yīng)通過機(jī)要交通、機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉确绞剑瑖?yán)禁通過普通郵政、快遞等渠道傳遞。（三）聯(lián)合行文處理1.聯(lián)合行文時，主辦部門應(yīng)與其他聯(lián)合發(fā)文部門充分溝通協(xié)調(diào)，共同擬稿、審核、簽發(fā)。2.聯(lián)合行文的公文格式應(yīng)統(tǒng)一，發(fā)文字號使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)的順序排列。（四）公文錯漏處理1.發(fā)現(xiàn)已發(fā)出的公文存在錯漏等問題時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。2.對于一般性錯漏，可通過電話、郵件等方式向受文單位說明情況，請求協(xié)助更正；對于重要錯漏，應(yīng)及時補(bǔ)發(fā)正式公文進(jìn)行更正，并收回原公文。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室負(fù)責(zé)對公文報送制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公文擬稿質(zhì)量、審核簽發(fā)程序、格式規(guī)范、報送時限、傳遞渠道等方面。（二）考核評價1.將公文報送工作納入公司/組織的績效考核體系，對各部門和相關(guān)人員的公文報送工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括公文質(zhì)量、報送及時性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎懲。（三）責(zé)任