PAGE醫(yī)院行文規(guī)范制度總則1.目的為確保醫(yī)院各類文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高醫(yī)院行政管理效率，促進(jìn)醫(yī)院各項工作的順利開展，特制定本行文規(guī)范制度。2.適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、各部門以及全體員工在文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、存檔等過程中的行文管理。3.基本原則合法性原則：行文必須符合國家法律法規(guī)以及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，避免歧義。規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的格式、字體、排版等行文規(guī)范要求。時效性原則：行文應(yīng)及時、高效，確保信息傳遞的及時性，滿足工作需要。行文種類1.通知適用于發(fā)布醫(yī)院內(nèi)部工作安排、傳達(dá)上級指示、告知相關(guān)事項等。分為一般性通知和緊急通知。一般性通知應(yīng)提前規(guī)劃，明確通知對象、事項、要求和時間節(jié)點(diǎn)；緊急通知應(yīng)注明緊急程度，確保相關(guān)人員及時知曉并執(zhí)行。2.通報用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況等。通報內(nèi)容應(yīng)客觀真實，對表彰或批評的事實、依據(jù)和結(jié)論要清晰明確，起到激勵或警示作用。3.報告向上級主管部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報醫(yī)院工作進(jìn)展、存在問題及解決方案等情況。報告應(yīng)內(nèi)容詳實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，突出重點(diǎn)，不得夾帶請示事項。4.請示就醫(yī)院工作中遇到的重要問題、重大事項等向上級請求指示或批準(zhǔn)。請示應(yīng)一事一請，理由充分，提出明確的解決方案或建議，不得多頭請示。5.批復(fù)上級對下級請示事項的答復(fù)性文件。批復(fù)應(yīng)針對請示內(nèi)容明確表態(tài)，給予具體的指示或意見，具有權(quán)威性和針對性。6.函用于醫(yī)院與不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題以及請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等。函應(yīng)語言簡潔、禮貌得體，明確函的目的和事項。行文格式1.文件頭醫(yī)院標(biāo)識：使用醫(yī)院統(tǒng)一的標(biāo)志、名稱和簡稱，置于文件首頁上方顯著位置。文號：由發(fā)文部門代字、年份、序號組成，如“醫(yī)政發(fā)〔20XX〕XX號”，年份用全稱，并用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位，不加“第”字。文號位于文件首頁右上角。標(biāo)題：準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，一般用二號宋體字，居中排列。標(biāo)題應(yīng)避免使用標(biāo)點(diǎn)符號，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。主送機(jī)關(guān)：指收受文件的單位或部門，頂格寫在標(biāo)題下一行，左側(cè)空二字，回行頂格。正文：一般用三號仿宋體字，每自然段首行縮進(jìn)2個字符，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XX；2.XX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：醫(yī)院名稱全稱或規(guī)范化簡稱，在正文下空一行右空四字編排。成文日期：署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），右空四字編排。印章：加蓋醫(yī)院公章，端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。2.頁面設(shè)置紙張：一般采用A4紙型。頁邊距：上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。字體和字號：正文一般用三號仿宋體字，標(biāo)題用二號宋體字，一級標(biāo)題用三號黑體字，二級標(biāo)題用三號楷體字加粗，三級標(biāo)題用三號仿宋體字加粗。行距：一般為固定值28磅。行文流程1.起草責(zé)任部門：根據(jù)工作需要，由相關(guān)科室或部門負(fù)責(zé)文件起草工作。起草人員應(yīng)深入了解文件所涉及的工作內(nèi)容，收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。內(nèi)容要求：文件應(yīng)主題明確、條理清晰、層次分明。開頭應(yīng)簡要說明行文目的、依據(jù)或背景；主體部分應(yīng)詳細(xì)闡述主要內(nèi)容，提出具體措施、要求和注意事項等；結(jié)尾應(yīng)明確文件的執(zhí)行要求、生效日期等。涉及多個部門的文件，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，征求意見，確保文件內(nèi)容的一致性和可操作性。格式規(guī)范：起草人員應(yīng)按照本制度規(guī)定的行文格式進(jìn)行文件起草，確保格式規(guī)范、統(tǒng)一。2.審核初審：文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、是否準(zhǔn)確表達(dá)意圖、格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，在文件首頁右上角加蓋“初審?fù)ㄟ^”章，并注明初審日期和初審人姓名。復(fù)審：初審?fù)ㄟ^的文件，提交醫(yī)院辦公室進(jìn)行復(fù)審。辦公室應(yīng)從文件的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性以及與醫(yī)院整體工作的協(xié)調(diào)性等方面進(jìn)行全面審核。復(fù)審過程中，可根據(jù)需要征求相關(guān)部門或?qū)＜业囊庖?。?fù)審?fù)ㄟ^后，在文件首頁右上角加蓋“復(fù)審?fù)ㄟ^”章，并注明復(fù)審日期和復(fù)審人姓名。終審：復(fù)審?fù)ㄟ^的文件，報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)審核文件的重要性、必要性以及對醫(yī)院工作的影響等。終審?fù)ㄟ^后，在文件首頁右上角加蓋“終審?fù)ㄟ^”章，并注明終審日期和終審人姓名。3.簽發(fā)一般文件：經(jīng)終審?fù)ㄟ^的一般性文件，由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。重要文件：涉及醫(yī)院重大決策、重要事項等的文件，由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.印發(fā)編號登記：文件簽發(fā)后，由醫(yī)院辦公室進(jìn)行編號登記，建立文件發(fā)放臺賬，記錄文件名稱、文號、印發(fā)日期、發(fā)放范圍等信息。排版印刷：按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行排版印刷。印刷過程中應(yīng)嚴(yán)格校對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。分發(fā)存檔：文件印刷完成后，根據(jù)發(fā)放范圍及時進(jìn)行分發(fā)。同時，將文件原件及電子文檔進(jìn)行存檔，以便查閱和管理。行文管理1.文件編號醫(yī)院文件編號應(yīng)遵循唯一性原則，一個文件對應(yīng)一個文號，不得重復(fù)編號。編號應(yīng)按照發(fā)文部門和年份順序進(jìn)行編排，便于文件的識別和管理。2.文件存檔紙質(zhì)存檔：醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)對各類文件進(jìn)行紙質(zhì)存檔。存檔文件應(yīng)分類整理，按照年度、類別、文號順序裝訂成冊，并建立相應(yīng)的檔案目錄，便于查找和借閱。電子存檔：同時建立電子文檔存檔系統(tǒng)，將文件原件掃描或轉(zhuǎn)換為電子格式進(jìn)行存儲。電子文檔應(yīng)按照紙質(zhì)文檔的分類方式進(jìn)行命名和存儲，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.文件借閱借閱申請：因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交醫(yī)院辦公室。審批登記：醫(yī)院辦公室對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、文號、借閱日期、歸還日期等信息，并發(fā)放文件。歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向醫(yī)院辦公室申請。歸還文件時，醫(yī)院辦公室應(yīng)認(rèn)真檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.文件保密保密范圍：涉及醫(yī)院機(jī)密信息、患者隱私、科研成果等文件應(yīng)嚴(yán)格保密。保密文件應(yīng)明確標(biāo)注“機(jī)密”“秘密”等字樣，并注明保密期限。保密措施：醫(yī)院員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露保密文件內(nèi)容。對保密文件的起草、審核、簽發(fā)