PAGE函證業(yè)務(wù)規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司函證業(yè)務(wù)操作，確保函證信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，防范函證過程中的風(fēng)險，保障公司財務(wù)報表及相關(guān)信息的可靠性，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在財務(wù)審計、稅務(wù)申報、業(yè)務(wù)往來等各類涉及函證業(yè)務(wù)的活動。（三）相關(guān)定義1.函證：是指公司直接從外部獨(dú)立第三方獲取書面答復(fù)以作為審計證據(jù)的過程，書面答復(fù)可以采用紙質(zhì)、電子或其他介質(zhì)等形式。2.函證對象：包括但不限于客戶、供應(yīng)商、金融機(jī)構(gòu)、債務(wù)人、債權(quán)人等與公司存在經(jīng)濟(jì)往來或其他業(yè)務(wù)關(guān)系的單位或個人。3.函證內(nèi)容：根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求確定，通常包括往來款項(xiàng)余額、交易明細(xì)、賬戶信息、擔(dān)保情況等與公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果相關(guān)的事項(xiàng)。二、函證業(yè)務(wù)流程（一）函證計劃制定1.在開展函證業(yè)務(wù)前，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和審計目標(biāo)，制定函證計劃。函證計劃應(yīng)明確函證的范圍、對象、內(nèi)容、時間安排、人員分工等事項(xiàng)。2.函證計劃應(yīng)充分考慮被函證對象的特點(diǎn)、函證的重要性和風(fēng)險程度等因素，合理確定函證的方式、數(shù)量和樣本選取方法。（二）函證的發(fā)出1.函證應(yīng)由專人負(fù)責(zé)發(fā)出，確保函證的準(zhǔn)確性和完整性。函證發(fā)出前，應(yīng)對函證內(nèi)容進(jìn)行審核，確保函證信息與公司記錄一致。2.函證應(yīng)采用公司統(tǒng)一格式的函證模板，并加蓋公司公章。函證模板應(yīng)包含必要的信息，如公司名稱、被函證對象名稱、函證內(nèi)容、回函地址、聯(lián)系方式等。3.函證發(fā)出方式應(yīng)根據(jù)被函證對象的實(shí)際情況選擇，可采用郵寄、專人送達(dá)、電子函證等方式。采用郵寄方式時，應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并要求快遞公司提供回執(zhí)；采用專人送達(dá)方式時，應(yīng)確保送達(dá)人員的獨(dú)立性和可靠性；采用電子函證方式時，應(yīng)確保電子函證系統(tǒng)的安全性和可靠性，并對電子函證的發(fā)送和接收過程進(jìn)行記錄。（三）函證的跟進(jìn)與催收1.函證發(fā)出后，應(yīng)及時跟進(jìn)函證的回收情況。對于逾期未回函的，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)拇呤沾胧?，如電話催收、再次發(fā)函等。2.在催收過程中，應(yīng)注意保持與被函證對象的溝通，了解函證未回函的原因，并及時解決可能存在的問題。3.對于多次催收仍未回函的，應(yīng)評估函證的替代程序，如檢查相關(guān)交易憑證、合同協(xié)議、對賬單等，以獲取充分、適當(dāng)?shù)膶徲嬜C據(jù)。（四）函證的回收與處理1.收到回函后，應(yīng)對回函的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括回函的格式是否符合要求、回函的印章是否清晰、回函的內(nèi)容是否與函證內(nèi)容一致等。2.對于回函存在差異的，應(yīng)及時與被函證對象溝通，了解差異原因，并進(jìn)行進(jìn)一步的核實(shí)和調(diào)查。如差異對公司財務(wù)報表或相關(guān)業(yè)務(wù)產(chǎn)生重大影響的，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行調(diào)整和披露。3.函證回收后，應(yīng)及時整理和歸檔，作為審計工作底稿或其他相關(guān)業(yè)務(wù)資料的重要組成部分。歸檔資料應(yīng)包括函證原件、回函復(fù)印件、催收記錄、差異處理記錄等。三、函證業(yè)務(wù)人員職責(zé)（一）函證業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定函證業(yè)務(wù)計劃，審核函證內(nèi)容和函證方式，確保函證業(yè)務(wù)的順利開展。2.協(xié)調(diào)函證業(yè)務(wù)過程中的各方關(guān)系，并對函證業(yè)務(wù)的進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。3.對函證業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的重大問題進(jìn)行決策和處理，確保函證業(yè)務(wù)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。（二）函證發(fā)出人員職責(zé)1.根據(jù)函證業(yè)務(wù)計劃，準(zhǔn)確填寫函證內(nèi)容，并確保函證信息與公司記錄一致。2.按照規(guī)定的方式和程序發(fā)出函證，確保函證的及時、準(zhǔn)確送達(dá)。3.負(fù)責(zé)函證發(fā)出后的跟進(jìn)與催收工作，及時記錄函證回收情況和催收過程。（三）函證回收人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收回函，并對回函的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。2.對回函存在差異的，及時與函證發(fā)出人員和被函證對象溝通，了解差異原因，并協(xié)助進(jìn)行進(jìn)一步的核實(shí)和調(diào)查。3.將回收的函證及時整理和歸檔，確保函證資料的妥善保管。四）函證業(yè)務(wù)質(zhì)量控制（一）內(nèi)部審核1.函證業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)由函證業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或其他具有專業(yè)勝任能力的人員對函證業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審核。審核內(nèi)容包括函證計劃的執(zhí)行情況、函證過程的合規(guī)性、函證結(jié)果的準(zhǔn)確性等。2.內(nèi)部審核應(yīng)形成審核記錄，并對審核中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，督促相關(guān)人員及時整改。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)定期接受外部審計機(jī)構(gòu)或監(jiān)管部門的審計和檢查，確保函證業(yè)務(wù)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.對于外部審計機(jī)構(gòu)或監(jiān)管部門提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，并及時進(jìn)行整改和完善。五、函證業(yè)務(wù)風(fēng)險防范（一）函證舞弊風(fēng)險防范1.加強(qiáng)對函證業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和教育，提高其風(fēng)險意識和職業(yè)道德水平，防范函證舞弊行為的發(fā)生。2.在函證過程中，應(yīng)保持高度的職業(yè)謹(jǐn)慎，對函證的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格審核，關(guān)注函證過程中的異常情況，如回函時間異常、回函內(nèi)容與公司記錄差異過大等。3.對于發(fā)現(xiàn)的函證舞弊跡象，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和核實(shí)，并采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行處理，如調(diào)整財務(wù)報表、追究相關(guān)人員責(zé)任等。（二）函證替代程序風(fēng)險防范1.在評估函證替代程序時，應(yīng)充分考慮替代程序的可行性和有效性，確保能夠獲取充分、適當(dāng)?shù)膶徲嬜C據(jù)。2.對于函證替代程序獲取的審計證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其真實(shí)性、完整性和相關(guān)性。3.在執(zhí)行函證替代程序過程中，應(yīng)注意保持職業(yè)謹(jǐn)慎，避免因替代程序執(zhí)行不到位而導(dǎo)致審計風(fēng)險。（三）函證信息安全風(fēng)險防范1.加強(qiáng)對函證信息的安全管理，確保函證信息在傳遞、存儲和使用過程中的安全性和保密性。2.采用安全可靠的函證方式和技術(shù)手段，如加密傳輸、電子簽名等，防止函證信息被泄露、篡改或丟失。3.對函證業(yè)務(wù)人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高其信息安全意識和操作技能，規(guī)范函證信息的使用和管理。六、函證業(yè)務(wù)檔案管理（一）檔案內(nèi)容函證業(yè)務(wù)檔案應(yīng)包括函證計劃、函證樣本清單、函證發(fā)出記錄、回函記錄、催收記錄、差異處理記錄、函證原件、回函復(fù)印件等相關(guān)資料。（二）檔案整理函證業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照時間順序和業(yè)務(wù)類別進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（三）檔案保管函證業(yè)務(wù)檔案應(yīng)妥善保管，保管期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。檔案保管地點(diǎn)應(yīng)安全可靠，防止檔案資料的損壞、丟失或泄露。