PAGEA4憑證制度及規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在建立一套科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)腁4憑證管理體系，確保公司/組織各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中A4憑證的妥善使用、保管和流轉(zhuǎn)，保障公司/組織財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)正常的經(jīng)濟(jì)秩序和業(yè)務(wù)流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及A4憑證使用的所有部門、崗位及人員，包括但不限于財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、行政部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保A4憑證的使用和管理符合法律要求。2.真實(shí)性原則：憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，不得虛假記載或隱瞞重要信息。3.完整性原則：憑證的各項(xiàng)要素必須填寫完整，包括日期、憑證編號(hào)、摘要、金額、附件等，確保憑證能夠全面反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全貌。4.及時(shí)性原則：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)填制憑證，保證憑證記錄與業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的一致性，不得拖延或積壓。5.規(guī)范性原則：憑證的格式、填寫方法、簽章要求等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，便于識(shí)別、審核和存檔。二、A4憑證的種類及定義（一）原始憑證1.外來(lái)原始憑證：指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、銀行回單等。2.自制原始憑證：由本公司/組織內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如入庫(kù)單、出庫(kù)單、工資表、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。（二）記賬憑證記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證或原始憑證匯總表填制，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。它是登記賬簿的直接依據(jù)，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。三、A4憑證的填制要求（一）原始憑證填制要求1.內(nèi)容要求憑證名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，如“增值稅專用發(fā)票”“差旅費(fèi)報(bào)銷單”等。填制日期應(yīng)填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際日期，確保時(shí)間的準(zhǔn)確性。憑證編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，以便于查找和核對(duì)。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，清晰地說(shuō)明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、發(fā)生原因和相關(guān)事項(xiàng)。涉及的金額應(yīng)填寫準(zhǔn)確，大小寫一致，不得涂改、挖補(bǔ)。附件張數(shù)應(yīng)如實(shí)填寫，確保憑證與所附原始憑證的一致性。2.簽章要求外來(lái)原始憑證必須加蓋填制單位的公章或財(cái)務(wù)專用章，并由經(jīng)辦人員簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員的簽名或蓋章，涉及款項(xiàng)收付的還應(yīng)有出納人員的簽名或蓋章。（二）記賬憑證填制要求1.內(nèi)容要求記賬憑證的日期應(yīng)填寫編制憑證的日期。憑證編號(hào)應(yīng)按照規(guī)定的方法連續(xù)編號(hào)，不得重號(hào)、漏號(hào)。摘要應(yīng)準(zhǔn)確概括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，便于登記賬簿和日后查閱。會(huì)計(jì)科目應(yīng)填寫全稱，不得簡(jiǎn)化，借貸方科目應(yīng)填寫正確，金額應(yīng)與原始憑證一致。記賬憑證應(yīng)附有原始憑證，并注明所附原始憑證的張數(shù)。原始憑證較多時(shí)，可單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。2.簽章要求記賬憑證必須由填制人員、審核人員、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。收付款憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。四、A4憑證的審核（一）審核流程1.初審：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在填制憑證后，首先進(jìn)行自我審核，檢查憑證內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽章是否齊全。2.部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門經(jīng)辦的憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性和合法性，確保業(yè)務(wù)符合公司/組織的規(guī)定和流程。3.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門的審核人員對(duì)憑證進(jìn)行全面審核，包括憑證的格式、內(nèi)容、金額計(jì)算、會(huì)計(jì)科目運(yùn)用、簽章等方面，確保憑證符合財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求。（二）審核要點(diǎn)1.真實(shí)性審核：審核憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，是否有相關(guān)的證明材料或文件支持，防止虛假業(yè)務(wù)和舞弊行為。2.合法性審核：檢查憑證是否符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)章制度的要求，是否存在違規(guī)操作或違法事項(xiàng)。3.完整性審核：確認(rèn)憑證的各項(xiàng)要素是否填寫完整，附件是否齊全，如有遺漏應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。4.準(zhǔn)確性審核：核對(duì)憑證中的金額計(jì)算是否正確，會(huì)計(jì)科目運(yùn)用是否恰當(dāng)，摘要是否準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。5.及時(shí)性審核：審查憑證的填制時(shí)間是否及時(shí)，是否符合業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序，避免憑證積壓或滯后。（三）審核結(jié)果處理1.審核通過(guò)：經(jīng)審核無(wú)誤的憑證，審核人員應(yīng)簽署審核意見，并加蓋審核專用章，進(jìn)入后續(xù)的記賬、裝訂、存檔等流程。2.審核不通過(guò)：對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審核人員應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員溝通，要求其進(jìn)行更正或補(bǔ)充相關(guān)資料。如問(wèn)題較為嚴(yán)重，應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出處理建議。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)按照審核意見進(jìn)行整改，整改完成后重新提交審核，直至審核通過(guò)。五、A4憑證的傳遞與保管（一）憑證傳遞1.傳遞原則：憑證傳遞應(yīng)遵循準(zhǔn)確、及時(shí)、安全的原則，確保憑證在各部門和人員之間有序流轉(zhuǎn)，不延誤、不丟失。2.傳遞流程原始憑證由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得或填制后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞至財(cái)務(wù)部門。傳遞過(guò)程中應(yīng)注意妥善保管，防止丟失或損壞。財(cái)務(wù)部門收到原始憑證后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后編制記賬憑證，并將記賬憑證及原始憑證傳遞至相關(guān)崗位進(jìn)行記賬、裝訂等后續(xù)處理。在憑證傳遞過(guò)程中，各環(huán)節(jié)應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確交接雙方的責(zé)任，確保憑證傳遞的準(zhǔn)確性和完整性。（二）憑證保管1.保管要求憑證應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理、裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂后的憑證應(yīng)加蓋封面，注明憑證名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼等內(nèi)容，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員在封面上簽名或蓋章。憑證應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，并配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施，防止憑證損壞或丟失。電子憑證應(yīng)定期進(jìn)行備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.保管期限原始憑證和記賬憑證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)保管30年。保管期滿后，如需銷毀憑證，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和可追溯性。六、A4憑證的使用規(guī)范（一）發(fā)票使用規(guī)范1.發(fā)票開具公司/組織應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)如實(shí)開具發(fā)票，不得虛開發(fā)票或開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)使用稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保發(fā)票信息的準(zhǔn)確性和完整性。開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)加蓋公司/組織的發(fā)票專用章，不得加蓋其他印章或財(cái)務(wù)專用章以外的印章。2.發(fā)票取得業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在取得發(fā)票時(shí)，應(yīng)仔細(xì)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性，確保發(fā)票內(nèi)容與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，發(fā)票開具方具備合法經(jīng)營(yíng)資格。取得的發(fā)票應(yīng)及時(shí)傳遞至財(cái)務(wù)部門，不得擅自留存或拖延。對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒收，并要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員重新取得合規(guī)發(fā)票。（二）收據(jù)使用規(guī)范1.收據(jù)開具公司/組織內(nèi)部使用的收據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填制，注明收款日期、收款事由、金額、交款人等信息。收據(jù)開具應(yīng)加蓋公司/組織的財(cái)務(wù)專用章或相關(guān)部門印章，并由收款人簽名或蓋章。收據(jù)應(yīng)連續(xù)編號(hào)，使用完畢后應(yīng)妥善保管存根聯(lián)，以備查驗(yàn)。2.收據(jù)取得業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在收取款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)向交款人開具收據(jù)，并確保收據(jù)內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。取得的收據(jù)應(yīng)及時(shí)傳遞至財(cái)務(wù)部門，作為收款的原始憑證。（三）其他憑證使用規(guī)范1.入庫(kù)單、出庫(kù)單：入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商等信息，由倉(cāng)庫(kù)保管人員和驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。出庫(kù)單應(yīng)記錄貨物的發(fā)出情況，包括發(fā)出日期、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息，由倉(cāng)庫(kù)保管人員和領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。2.工資表：工資表應(yīng)按照公司/組織的工資核算制度編制，包括員工姓名、工資項(xiàng)目、金額、代扣代繳款項(xiàng)等內(nèi)容，經(jīng)審核無(wú)誤后由制表人員、審核人員、發(fā)放人員簽字確認(rèn)。3.差旅費(fèi)報(bào)銷單：差旅費(fèi)報(bào)銷單應(yīng)詳細(xì)記錄出差人員的姓名、出差日期、出差地點(diǎn)、出差事由、費(fèi)用明細(xì)等信息，經(jīng)出差人員簽字、部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核后報(bào)銷。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司/組織的A4憑證管理情況進(jìn)行檢查，包括憑證的填制、審核、傳遞、保管等環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。2.審計(jì)部門監(jiān)督：審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)A4憑證進(jìn)行審計(jì)，檢查憑證的真實(shí)性、合法性、完整性和合規(guī)性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問(wèn)題提出審計(jì)意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)督：公司/組織應(yīng)接受稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)發(fā)票等憑證的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料，配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的工作。2.其他監(jiān)管部門監(jiān)督：根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和監(jiān)管要求，公司/組織可能還會(huì)