辦公室行政管理流程手冊一、手冊目的與適用范圍（一）目的為規(guī)范辦公室行政管理工作，明確事務操作邏輯，提升協作效率、保障辦公秩序與資源合理利用，特制定本流程手冊。手冊涵蓋辦公用品管理、會議組織、文件流轉、考勤休假、后勤安全等核心行政事務，為行政人員及全體員工提供清晰操作指引。（二）適用范圍本手冊適用于公司各部門及全體員工。行政部門作為流程執(zhí)行的核心牽頭方，需統(tǒng)籌協調各環(huán)節(jié)落地；各部門需配合執(zhí)行相關流程，確保行政工作有序推進。二、辦公用品管理流程1.需求提報各部門需在每月末（遇節(jié)假日可提前），由指定人員匯總次月辦公用品需求，填寫《辦公用品需求表》（需明確物品名稱、規(guī)格、數量及預計使用時間），經部門負責人審核后提交行政部。特殊需求（如專業(yè)設備、定制物料）需附簡要說明。2.采購審批行政部匯總需求后，結合庫存擬定《辦公用品采購計劃》。采購金額在小額范圍內的，由行政部主管審批；超出范圍的，報分管領導審批。審批通過后，優(yōu)先從合作供應商名錄選取，新增供應商需經資質審核。3.發(fā)放登記辦公用品到貨后，行政部核對數量、規(guī)格與質量，確認無誤后通知各部門領用。領用人員需在《辦公用品領用登記表》簽字，登記表由行政部留存?zhèn)浒?。常用耗材（如打印紙、筆具）設人均領用限額，超限額需部門負責人說明理由。4.庫存管理行政部建立辦公用品庫存臺賬，實時更新入庫、領用、損耗數據。每月末盤點庫存，形成《庫存盤點報告》。若某類物品庫存低于“安全線”（剩余量僅夠1周使用），觸發(fā)補貨機制，重啟需求提報與采購流程。5.報廢處置損壞或過期的辦公用品需報廢時，使用部門填寫《辦公用品報廢單》（說明報廢原因、物品信息），經部門負責人審核后提交行政部。行政部確認合理性后，報分管領導審批（大額資產報廢需提交總經理辦公會審議）。審批通過后，按公司資產處置規(guī)定處理，同步更新臺賬。三、會議管理流程1.會前準備議題收集：會議發(fā)起人提前2個工作日收集參會人員議題需求，整理成《會議議題清單》（明確背景、討論方向及所需資料）。通知發(fā)布：行政部擬定《會議通知》（含時間、地點、參會人、議題、資料要求），通過郵件、OA系統(tǒng)或企業(yè)微信發(fā)布，重要會議需電話確認通知送達。資料準備：參會人員提前準備議題資料，行政部負責打印、裝訂并擺放至會場；如需使用設備（投影、視頻等），提前調試確保正常運行。會場布置：根據會議類型（決策會、培訓會等）布置會場，擺放桌簽、調整座椅間距，確保環(huán)境整潔、光線適宜。2.會中組織簽到管理：行政部在會場入口設置簽到表或電子簽到設備，遲到/請假人員需向主持人說明情況，行政部記錄考勤。會議主持：主持人把控節(jié)奏，引導議題討論，遇爭議性問題可暫時擱置，避免會議超時。會議記錄：記錄人員準確記錄決議、行動項（含責任人、完成時間）及待跟進問題，形成《會議記錄草稿》，會后1小時內提交主持人審核。3.會后跟進紀要分發(fā)：審核通過的《會議紀要》需在會后24小時內，由行政部通過指定渠道（郵件、OA系統(tǒng)）分發(fā)至參會人員及協作部門，明確行動項跟蹤要求。任務督辦：行政部建立《會議任務跟蹤表》，定期（每周）跟進任務進度，逾期未完成的提醒并上報主持人。資料歸檔：行政部將會議通知、議題清單、記錄、簽到表等資料整理歸檔，保存期限按公司檔案制度執(zhí)行。四、文件管理流程（一）收文管理1.簽收登記：行政部收到外部/內部文件后，在《收文登記表》記錄標題、發(fā)文人、時間、文號等，確?？勺匪?。2.初審擬辦：行政部初審文件類型（行政類、業(yè)務類等），擬定初步辦理意見（如“轉財務部辦理”），提交部門負責人審核。3.領導批辦：部門負責人審核后，按文件重要性報分管領導或總經理批辦，明確辦理部門、責任人及完成時限。4.承辦反饋：文件轉至承辦部門后，責任人按要求執(zhí)行，需協調其他部門的通過行政部發(fā)起溝通。辦理完成后，向行政部反饋結果，更新《收文登記表》狀態(tài)。5.歸檔留存：文件辦理完畢后，行政部將原件（或掃描件）與辦理記錄整理歸檔，按年度、類別存放至檔案柜或電子系統(tǒng)。（二）發(fā)文管理1.擬稿審核：發(fā)文部門起草文件（參照《公文寫作規(guī)范》），經部門負責人審核后，提交行政部復核（文號、格式、合規(guī)性等）。2.簽發(fā)編號：行政部復核通過后，按發(fā)文規(guī)則生成文號，報分管領導或總經理簽發(fā)（簽署意見：同意/修改/駁回）。駁回文件退回擬稿部門修改。3.排版印制：行政部按簽發(fā)意見排版文件，如需紙質版聯系文印室印制；電子版轉換為PDF格式，確保不可編輯。4.分發(fā)歸檔：行政部按發(fā)文范圍（內部/外部）分發(fā)文件，留存一份原件（或電子檔）歸檔，更新《發(fā)文登記表》。五、考勤與休假管理流程1.考勤管理打卡要求：全體員工工作日上下班需通過考勤系統(tǒng)/打卡機打卡。公務外出無法打卡的，提前在系統(tǒng)提交《外出申請》，經部門負責人審批。異常處理：忘打卡、遲到、早退等異常情況，需24小時內提交《考勤異常說明》，經部門負責人審核后，由行政部錄入系統(tǒng)。月度異常次數超規(guī)定次數的，按考勤制度處理（如扣減績效分）。2.休假申請流程發(fā)起：員工提前填寫《休假申請表》（說明類型、起止時間、工作交接安排）。年假按公司制度申請，病假附醫(yī)院診斷證明，婚假、產假等附相關證件復印件。審批權限：休假天數在規(guī)定天數內的，由部門負責人審批；超出的報分管領導審批（產假、長期病假需報總經理審批）。審批通過后，申請表交行政部備案。工作交接：休假前完成工作交接，填寫《工作交接清單》，確保休假期間工作正常推進。3.考勤統(tǒng)計統(tǒng)計周期：行政部每月1-3日統(tǒng)計上月考勤數據（打卡記錄、請假天數、異常情況等），形成《月度考勤報表》。公示反饋：考勤報表在公司渠道公示3天，員工有異議的，公示期內向行政部提交《考勤異議申請》，2個工作日內復核反饋。結果應用：考勤數據作為績效考核、薪資核算依據，最終報表提交人力資源部。六、后勤與安全管理流程1.辦公環(huán)境維護清潔管理：行政部通過招標/比價選定清潔外包服務商，簽訂合同明確范圍（辦公區(qū)、會議室等）、頻次（每日/每周清潔）及質量標準。每周抽查、每月考核服務商。設備維護：辦公設備（電腦、打印機等）故障時，使用人填寫《設備報修單》提交行政部。行政部聯系售后/合作商維修，驗收后更新《設備維護臺賬》。綠植管理：行政部根據辦公區(qū)面積、采光布置綠植，委托專業(yè)機構養(yǎng)護。每月檢查生長情況，及時更換枯萎植物。2.安全管理門禁管理：外來人員需在前臺登記（姓名、單位、事由），領取臨時訪客證，由員工陪同進入；離職員工交還門禁卡，行政部同步注銷權限。消防管理：行政部每月檢查消防設施（滅火器、煙感等），確保設備完好、通道暢通。每年組織1次消防演練，培訓員工掌握滅火器使用、疏散流程。應急處理：發(fā)生火災、漏水、停電等突發(fā)事件時，行政部第一時間啟動應急預案（撥打應急電話、組織疏散、聯系維修），同步向分管領導匯報進展與結果。七、流程優(yōu)化與反饋機制1.反饋渠道員工可通過以下方式反饋流程問題/建議：發(fā)送郵件至行政部指定郵箱；填寫《行政流程意見表》，投放至前臺意見箱；參與行政部季度座談會，現場提建議。2.定期評審行政部每季度組織