2026年機(jī)器人集成公司核心集成設(shè)備與運(yùn)維物料采購管理制度第一章總則第一條為規(guī)范XX機(jī)器人集成公司（以下簡稱“公司”）核心集成設(shè)備與運(yùn)維物料的采購管理工作，建立科學(xué)高效、風(fēng)險(xiǎn)可控的采購體系，保障核心集成設(shè)備的技術(shù)先進(jìn)性、質(zhì)量可靠性及運(yùn)維物料的及時(shí)供應(yīng)，控制采購成本，提升采購效率，支撐公司機(jī)器人集成項(xiàng)目實(shí)施與運(yùn)維服務(wù)的順利開展，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司《采購管理總則》《財(cái)務(wù)管理制度》《質(zhì)量管控辦法》等規(guī)定，結(jié)合核心集成設(shè)備（如機(jī)器人本體、核心控制系統(tǒng)、精密傳動(dòng)部件等）與運(yùn)維物料（如易損配件、潤滑油料、檢測耗材等）的采購特性，制定本制度。第二條本制度適用于公司核心集成設(shè)備與運(yùn)維物料的采購計(jì)劃制定、采購方式選擇、供應(yīng)商篩選、合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗(yàn)收入庫、付款結(jié)算、采購檔案管理等全流程工作；涉及公司采購部、技術(shù)部、質(zhì)量部、工程部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門及所有參與采購管理的人員；不適用于公司非核心設(shè)備及非運(yùn)維類物料的采購管理。第三條核心集成設(shè)備與運(yùn)維物料采購管理遵循以下基本原則：（一）戰(zhàn)略優(yōu)先原則。核心集成設(shè)備采購需貼合公司技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)先選擇具備核心技術(shù)優(yōu)勢、可提供長期技術(shù)支持的供應(yīng)商；運(yùn)維物料采購需保障運(yùn)維服務(wù)連續(xù)性，平衡供應(yīng)穩(wěn)定性與成本合理性；（二）質(zhì)量第一原則。嚴(yán)格把控采購物資質(zhì)量，核心集成設(shè)備需符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與項(xiàng)目需求，運(yùn)維物料需滿足運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量要求，杜絕不合格物資流入使用環(huán)節(jié)；（三）成本可控原則。通過優(yōu)化采購流程、集中采購、長期合作等方式降低采購成本，核心集成設(shè)備需進(jìn)行全生命周期成本評(píng)估，運(yùn)維物料需建立合理庫存管控機(jī)制，避免積壓浪費(fèi)；（四）合規(guī)高效原則。采購流程嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及公司規(guī)定，規(guī)范采購行為，同時(shí)優(yōu)化審批流程，提升采購效率，保障物資及時(shí)供應(yīng)；（五）風(fēng)險(xiǎn)防控原則。建立全流程風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與管控機(jī)制，重點(diǎn)防范核心集成設(shè)備的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、交付風(fēng)險(xiǎn)，運(yùn)維物料的供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)、庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)；（六）權(quán)責(zé)明晰原則。明確各部門及人員在采購管理中的職責(zé)，確保采購各環(huán)節(jié)責(zé)任落實(shí)到人，流程可追溯。第四條各相關(guān)部門主要職責(zé)：（一）采購部：作為采購管理牽頭部門，負(fù)責(zé)編制采購計(jì)劃、篩選供應(yīng)商、組織采購實(shí)施、簽訂采購合同、跟蹤訂單履約、協(xié)調(diào)驗(yàn)收結(jié)算、管理采購檔案；牽頭開展采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管控；（二）技術(shù)部：負(fù)責(zé)核心集成設(shè)備的技術(shù)參數(shù)制定、技術(shù)可行性審核、供應(yīng)商技術(shù)能力評(píng)估、采購過程技術(shù)支持及技術(shù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定；參與核心集成設(shè)備供應(yīng)商篩選與合同技術(shù)條款審核；（三）質(zhì)量部：負(fù)責(zé)制定核心集成設(shè)備與運(yùn)維物料的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，開展來料檢驗(yàn)、過程質(zhì)量監(jiān)督；參與供應(yīng)商質(zhì)量體系審核與評(píng)估；處理采購質(zhì)量問題；（四）工程部/運(yùn)維部：負(fù)責(zé)提出運(yùn)維物料需求計(jì)劃，反饋運(yùn)維物料使用情況與質(zhì)量問題；參與運(yùn)維物料采購驗(yàn)收；提供核心集成設(shè)備的項(xiàng)目適配需求；（五）生產(chǎn)部/項(xiàng)目組：負(fù)責(zé)提出核心集成設(shè)備采購需求，參與核心集成設(shè)備驗(yàn)收與安裝調(diào)試；反饋設(shè)備使用過程中的性能與質(zhì)量問題；（六）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)采購預(yù)算審核、付款審批、財(cái)務(wù)核算與資金管控；參與采購成本評(píng)估與供應(yīng)商信用審核；（七）法務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購合同的合法性、合規(guī)性；提供法律支持，協(xié)助處理采購合同糾紛與供應(yīng)商違約問題；（八）公司管理層：負(fù)責(zé)審批核心采購計(jì)劃、重大采購合同、關(guān)鍵供應(yīng)商選擇、大額付款等重大事項(xiàng)。第二章采購計(jì)劃管理第五條采購計(jì)劃編制需基于公司經(jīng)營目標(biāo)、項(xiàng)目需求及運(yùn)維服務(wù)規(guī)劃，實(shí)行“年度規(guī)劃+季度調(diào)整+月度執(zhí)行”的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制：（一）核心集成設(shè)備采購計(jì)劃。由生產(chǎn)部/項(xiàng)目組根據(jù)年度項(xiàng)目計(jì)劃提出需求，技術(shù)部審核技術(shù)參數(shù)與可行性，采購部匯總需求并結(jié)合市場供應(yīng)情況、成本預(yù)算編制年度采購計(jì)劃；季度末根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度調(diào)整計(jì)劃，月度生成具體執(zhí)行計(jì)劃；年度及季度采購計(jì)劃需報(bào)公司管理層審批；（二）運(yùn)維物料采購計(jì)劃。由工程部/運(yùn)維部根據(jù)年度運(yùn)維服務(wù)計(jì)劃、歷史消耗數(shù)據(jù)、庫存水平提出需求，采購部匯總需求并結(jié)合供應(yīng)周期、成本預(yù)算編制年度采購計(jì)劃；每月根據(jù)實(shí)際消耗與庫存情況調(diào)整生成月度執(zhí)行計(jì)劃；年度計(jì)劃報(bào)公司管理層審批，月度計(jì)劃報(bào)采購部負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部審批。第六條采購計(jì)劃內(nèi)容需明確：物資名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、預(yù)算金額、資金來源、需求部門等核心信息；核心集成設(shè)備采購計(jì)劃還需注明項(xiàng)目適配要求、技術(shù)支持需求等；運(yùn)維物料采購計(jì)劃需注明安全庫存水平、補(bǔ)貨周期等。第七條采購計(jì)劃審核流程：（一）需求部門提交采購需求表，注明需求依據(jù)與緊急程度；（二）技術(shù)部（核心集成設(shè)備）、質(zhì)量部審核技術(shù)與質(zhì)量要求；（三）財(cái)務(wù)部審核預(yù)算合理性與資金保障能力；（四）采購部匯總審核意見，編制采購計(jì)劃，按權(quán)限報(bào)審批；（五）審批通過的采購計(jì)劃作為采購實(shí)施的依據(jù)，未經(jīng)審批不得擅自調(diào)整；確需調(diào)整的，按原審批流程辦理。第三章采購實(shí)施管理第八條供應(yīng)商篩選與管理。核心集成設(shè)備與運(yùn)維物料供應(yīng)商實(shí)行分類管理，建立合格供應(yīng)商名錄，動(dòng)態(tài)更新優(yōu)化：（一）核心集成設(shè)備供應(yīng)商篩選。需滿足以下條件：具備獨(dú)立法人資格與相關(guān)資質(zhì)，核心技術(shù)符合公司需求，具備完善的質(zhì)量體系與技術(shù)服務(wù)能力，近3年無重大質(zhì)量事故與違約記錄，財(cái)務(wù)狀況良好；篩選流程包括：供應(yīng)商自薦或采購部尋訪、提交資質(zhì)與技術(shù)資料、技術(shù)部與質(zhì)量部審核、實(shí)地考察、樣品測試（如需）、綜合評(píng)估、納入合格供應(yīng)商名錄；核心供應(yīng)商需簽訂長期戰(zhàn)略合作協(xié)議；（二）運(yùn)維物料供應(yīng)商篩選。需滿足以下條件：具備獨(dú)立法人資格與相關(guān)資質(zhì)，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，供應(yīng)能力可靠，價(jià)格合理，售后服務(wù)及時(shí)；篩選流程包括：供應(yīng)商信息收集、資質(zhì)審核、樣品檢驗(yàn)、小批量試用、綜合評(píng)估、納入合格供應(yīng)商名錄；可選擇多家供應(yīng)商形成競爭與備份機(jī)制；（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理。采購部每年度牽頭組織對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括質(zhì)量、價(jià)格、交付、服務(wù)、技術(shù)支持等；根據(jù)評(píng)估結(jié)果優(yōu)化供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商；建立供應(yīng)商信用檔案，記錄合作過程中的履約情況與問題。第九條采購方式選擇。根據(jù)采購物資特性、金額大小、市場供應(yīng)情況選擇合適的采購方式，確保采購合規(guī)高效：（一）核心集成設(shè)備采購。單項(xiàng)采購金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜的，采用招標(biāo)采購或競爭性談判方式；長期合作的核心供應(yīng)商，可采用框架協(xié)議采購；緊急需求且符合單一來源采購條件的，經(jīng)公司管理層審批后采用單一來源采購；（二）運(yùn)維物料采購。批量較大、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的，采用集中采購或框架協(xié)議采購；金額較小、種類零散的，采用詢價(jià)采購；緊急運(yùn)維需求的，可采用緊急采購流程，但需事后補(bǔ)全審批手續(xù)。第十條采購談判與合同簽訂。所有采購行為均需簽訂正式采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)：（一）采購談判。核心集成設(shè)備采購需組織技術(shù)部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門參與談判，重點(diǎn)明確技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、技術(shù)支持、售后服務(wù)、價(jià)格與付款方式、違約責(zé)任等；運(yùn)維物料采購談判重點(diǎn)明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交付周期、供應(yīng)保障、違約責(zé)任等；（二）合同起草。采購部根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，核心集成設(shè)備合同需附技術(shù)協(xié)議；合同條款需合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、內(nèi)容完整；（三）合同審核。合同需經(jīng)法務(wù)部審核合法性，技術(shù)部（核心集成設(shè)備）審核技術(shù)條款，質(zhì)量部審核質(zhì)量條款，財(cái)務(wù)部審核價(jià)格與付款條款；各部門提出審核意見，采購部修改完善；（四）合同簽訂。審核通過的合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂；核心集成設(shè)備采購合同及大額運(yùn)維物料采購合同需報(bào)公司管理層審批后簽訂；合同簽訂后，采購部將合同副本分送相關(guān)部門備案，原件歸檔管理。第十一條訂單執(zhí)行與跟蹤。采購部負(fù)責(zé)全程跟蹤訂單履約情況，確保物資按時(shí)按質(zhì)交付：（一）核心集成設(shè)備訂單跟蹤。定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)進(jìn)度，必要時(shí)組織技術(shù)部、生產(chǎn)部開展現(xiàn)場巡查；掌握設(shè)備生產(chǎn)、檢測、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)進(jìn)度；提前協(xié)調(diào)接收與驗(yàn)收準(zhǔn)備工作；（二）運(yùn)維物料訂單跟蹤。跟蹤供應(yīng)商備貨與發(fā)貨進(jìn)度，確保按計(jì)劃交付；對(duì)常用運(yùn)維物料，建立庫存預(yù)警機(jī)制，及時(shí)觸發(fā)補(bǔ)貨訂單；（三）異常處理。發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在交付延誤、質(zhì)量隱患等問題時(shí)，及時(shí)發(fā)出催告通知，要求其說明情況并采取補(bǔ)救措施；重大異常情況需上報(bào)公司管理層，協(xié)調(diào)相關(guān)部門制定應(yīng)對(duì)方案。第四章驗(yàn)收與入庫管理第十二條驗(yàn)收管理。建立分級(jí)分類驗(yàn)收機(jī)制，確保采購物資符合要求：（一）核心集成設(shè)備驗(yàn)收。實(shí)行“到貨檢驗(yàn)+安裝調(diào)試驗(yàn)收+試運(yùn)行驗(yàn)收”的三級(jí)驗(yàn)收模式：到貨檢驗(yàn)。設(shè)備到貨后，采購部組織質(zhì)量部、技術(shù)部、生產(chǎn)部/項(xiàng)目組核對(duì)設(shè)備數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀狀況、技術(shù)文件（說明書、合格證、檢測報(bào)告等）完整性、配件齊全性；簽署到貨檢驗(yàn)記錄；安裝調(diào)試驗(yàn)收。技術(shù)部牽頭組織安裝調(diào)試，質(zhì)量部、生產(chǎn)部/項(xiàng)目組參與；驗(yàn)證設(shè)備技術(shù)參數(shù)是否符合要求，安裝調(diào)試是否正常；形成安裝調(diào)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；試運(yùn)行驗(yàn)收。設(shè)備安裝調(diào)試完成后，進(jìn)行規(guī)定期限的試運(yùn)行；跟蹤設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定性、性能指標(biāo)達(dá)標(biāo)情況；試運(yùn)行結(jié)束后，由技術(shù)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部/項(xiàng)目組共同簽署試運(yùn)行驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收合格的，方可正式投入使用；（二）運(yùn)維物料驗(yàn)收。實(shí)行“到貨檢驗(yàn)”模式：采購部組織質(zhì)量部、工程部/運(yùn)維部核對(duì)物料數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀狀況、合格證明等；質(zhì)量部按抽樣檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)開展質(zhì)量檢驗(yàn)；驗(yàn)收合格的，簽署驗(yàn)收合格記錄；（三）不合格處理。驗(yàn)收不合格的，采購部立即通知供應(yīng)商，明確不合格事項(xiàng)；核心集成設(shè)備不合格的，要求供應(yīng)商限期整改、更換或退貨；運(yùn)維物料不合格的，按合同約定退換貨或銷毀；質(zhì)量部記錄不合格情況，納入供應(yīng)商評(píng)估依據(jù)。第十三條入庫管理。驗(yàn)收合格的物資需及時(shí)辦理入庫手續(xù)：（一）倉儲(chǔ)部門核對(duì)驗(yàn)收合格記錄，確認(rèn)物資信息無誤后，辦理入庫登記，建立庫存臺(tái)賬，明確存放位置；（二）核心集成設(shè)備入庫后，需單獨(dú)標(biāo)識(shí)管理，妥善保管技術(shù)文件；運(yùn)維物料按種類、規(guī)格分類存放，設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)，遵循“先進(jìn)先出”原則；（三）倉儲(chǔ)部門定期開展庫存盤點(diǎn)，核對(duì)庫存數(shù)量與臺(tái)賬一致性；發(fā)現(xiàn)短缺、損壞等情況，及時(shí)上報(bào)采購部與財(cái)務(wù)部處理。第五章付款與結(jié)算管理第十四條付款管理。嚴(yán)格按照合同約定與審批流程辦理付款，保障資金安全：（一）付款條件。核心集成設(shè)備付款通常分為預(yù)付款、進(jìn)度款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金；預(yù)付款支付需提供合同、預(yù)付款申請(qǐng)、發(fā)票等資料；進(jìn)度款支付需提供進(jìn)度證明、發(fā)票等資料；驗(yàn)收款支付需提供驗(yàn)收合格報(bào)告、發(fā)票等資料；質(zhì)保金在質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題后支付；（二）運(yùn)維物料付款。通常采用貨到驗(yàn)收合格后付款或月結(jié)方式；付款需提供驗(yàn)收合格記錄、發(fā)票等資料；（三）付款流程。供應(yīng)商提交付款申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，采購部審核履約情況與資料完整性，財(cái)務(wù)部審核發(fā)票真實(shí)性與合規(guī)性，按權(quán)限報(bào)審批；審批通過后，財(cái)務(wù)部安排付款；（四）質(zhì)保金管理。采購部建立質(zhì)保金臺(tái)賬，跟蹤質(zhì)保期情況；質(zhì)保期滿后，確認(rèn)無質(zhì)量問題的，通知財(cái)務(wù)部辦理質(zhì)保金支付；存在質(zhì)量問題的，扣除相應(yīng)質(zhì)保金用于維修或賠償，不足部分向供應(yīng)商追償。第十五條結(jié)算管理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購結(jié)算核算，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：（一）按合同約定與實(shí)際履約情況進(jìn)行結(jié)算，核對(duì)采購數(shù)量、價(jià)格、費(fèi)用等信息；（二）及時(shí)處理采購過程中的扣款、索賠等事項(xiàng)，納入結(jié)算核算；（三）采購部配合財(cái)務(wù)部提供結(jié)算所需的合同、驗(yàn)收記錄、付款憑證等資料。第六章采購檔案與風(fēng)險(xiǎn)管控第十六條采購檔案管理。采購部負(fù)責(zé)建立健全采購檔案管理制度，確保檔案完整、可追溯：（一）檔案歸檔范圍。包括采購計(jì)劃、需求表、供應(yīng)商資質(zhì)資料、評(píng)估報(bào)告、采購合同及技術(shù)協(xié)議、訂單、驗(yàn)收記錄、付款憑證、發(fā)票、供應(yīng)商信用檔案、采購異常處理記錄等；（二）檔案管理規(guī)范。采用紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制管理；紙質(zhì)檔案分類歸檔，存入專用庫房，具備防火、防潮、防盜等防護(hù)措施；電子檔案存儲(chǔ)至公司指定電子檔案系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限，定期備份；檔案保管期限為采購?fù)瓿珊?年，核心集成設(shè)備采購檔案保管期限延長至設(shè)備報(bào)廢后3年；（三）檔案查閱。內(nèi)部人員查閱需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審批，外部單位查閱需經(jīng)公司管理層審批并簽訂保密協(xié)議；嚴(yán)禁泄露檔案中的商業(yè)秘密與敏感信息。第十七條風(fēng)險(xiǎn)管控。建立全流程采購風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制：（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。定期識(shí)別采購各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)，核心集成設(shè)備重點(diǎn)識(shí)別技術(shù)落后、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付延誤、供應(yīng)商倒閉等風(fēng)險(xiǎn)；運(yùn)維物料重點(diǎn)識(shí)別供應(yīng)中斷、庫存積壓、質(zhì)量不穩(wěn)定等風(fēng)險(xiǎn)；（二）風(fēng)險(xiǎn)防范。核心集成設(shè)備采購前進(jìn)行充分技術(shù)論證與供應(yīng)商盡職調(diào)查，簽訂完善的合同條款；運(yùn)維物料建立多供應(yīng)商備份機(jī)制，合理設(shè)定安全庫存；加強(qiáng)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)估，及時(shí)淘汰高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商；（三）風(fēng)險(xiǎn)處置。發(fā)生采購風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，采購部牽頭組織相關(guān)部門制定處置方案；技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)由技術(shù)部提供解決方案，交付風(fēng)險(xiǎn)督促供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施，質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)按不合格處理流程執(zhí)行，資金風(fēng)險(xiǎn)由財(cái)務(wù)部管控；重大風(fēng)險(xiǎn)需上報(bào)公司管理層決策。第七章監(jiān)督管理與責(zé)任追究第十八條監(jiān)督管理。公司管理層、審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)采購管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查：（一）定期檢查。每季度對(duì)采購計(jì)劃執(zhí)行情況、采購流程規(guī)范性、合同履約情況、驗(yàn)收結(jié)算情況、檔案管理情況等進(jìn)行檢查；（二）專項(xiàng)檢查。針對(duì)核心集成設(shè)備采購、大額采購、采購異常情況等開展專項(xiàng)檢查；（三）問題整改。對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，下達(dá)整改通知，明確整改責(zé)任與期限；跟蹤整改進(jìn)度，確保整改到位；將檢查結(jié)果納入相關(guān)部門與人員的績效考核。第十九條責(zé)任追究。對(duì)違反本制度規(guī)定的相關(guān)人員，視情節(jié)輕重追究責(zé)任：（一）輕微責(zé)任。未按要求編制采購計(jì)劃、歸檔采購檔案，未及時(shí)跟蹤訂單進(jìn)度但未造成不良影響的，給予口頭警告，責(zé)令限期整改；（二