PAGE行文制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的行文行為，確保各類文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等工作有序進(jìn)行，提高工作效率，保證文件質(zhì)量，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各層級(jí)之間的文件往來，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等各類公文。（三）基本原則1.合法性原則：行文必須符合國家法律法規(guī)、政策方針以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得與相關(guān)規(guī)定相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循公文格式、語言風(fēng)格、行文規(guī)則等方面的規(guī)范要求，確保文件的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。4.時(shí)效性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)行文，確保信息傳遞的及時(shí)性，避免延誤工作。5.精簡性原則：行文應(yīng)簡潔明了，避免冗長繁瑣，突出重點(diǎn)，提高文件的實(shí)用性和可操作性。二、行文格式（一）頁面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為3.17厘米。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司/組織名稱，頁腳可設(shè)置頁碼等信息，具體格式根據(jù)實(shí)際情況確定。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體字，可根據(jù)文件級(jí)別適當(dāng)調(diào)整字號(hào)大小。2.正文：一般用三號(hào)仿宋體字。3.一級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)黑體字，序號(hào)為“一、”。4.二級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)楷體字，序號(hào)為“（一）”。5.三級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)仿宋體字加粗，序號(hào)為“1.”。6.四級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)仿宋體字，序號(hào)為“（1）”。（三）段落格式1.行距：一般為固定值28磅。2.縮進(jìn)：首行縮進(jìn)2個(gè)字符。（四）公文編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：根據(jù)文件類別、年份、順序號(hào)等進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、連續(xù)，便于查找和管理。例如，“[公司簡稱][年份][文件類別][順序號(hào)]”，如“XX公司2023年通知第01號(hào)”。2.編號(hào)位置：一般位于文件首頁的左上角，與版心的距離根據(jù)實(shí)際排版情況確定。（五）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)1.標(biāo)識(shí)內(nèi)容：一般為公司/組織全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字，如“XX公司文件”。2.標(biāo)識(shí)位置：位于文件首頁的上方居中位置。（六）發(fā)文字號(hào)1.字號(hào)構(gòu)成：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成，如“XX發(fā)〔2023〕1號(hào)”。2.字號(hào)位置：位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空二行，居中排布。（七）標(biāo)題1.標(biāo)題內(nèi)容：應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，如“XX公司關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的通知”。2.標(biāo)題排版：一般分一行或多行居中排布，回行時(shí)要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（八）主送機(jī)關(guān)1.機(jī)關(guān)名稱：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。2.位置：位于標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格書寫，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。（九）正文1.內(nèi)容要求：應(yīng)條理清晰，層次分明，準(zhǔn)確表達(dá)發(fā)文意圖，符合邏輯和語法規(guī)范。2.排版要求：一般每自然段首行縮進(jìn)2個(gè)字符，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。（十）附件1.附件標(biāo)識(shí)：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。2.附件排版：附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件與正文一起裝訂時(shí)，附件頁碼應(yīng)連續(xù)編排。（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名1.署名位置：單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。2.署名規(guī)范：發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。（十二）成文日期1.日期格式：一般用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），如“2023年10月10日”。2.日期位置：位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，右空四字編排。（十三）印章1.印章要求：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。2.印章位置：印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（十四）附注1.附注內(nèi)容：公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。2.附注示例：如“（聯(lián)系人：XXX；聯(lián)系電話：XXXX）”。（十五）主題詞1.主題詞選?。簯?yīng)根據(jù)文件內(nèi)容準(zhǔn)確選取反映文件主題的關(guān)鍵詞，一般不超過5個(gè)。2.主題詞位置：位于附注下一行，居左頂格標(biāo)識(shí)“主題詞：”，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目之間空一格。（十六）抄送機(jī)關(guān)1.抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下一行，左空一字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送：”，后標(biāo)全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。2.抄送機(jī)關(guān)范圍：一般為與文件內(nèi)容相關(guān)的其他部門或單位。（十七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期1.印發(fā)機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占一行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。2.印發(fā)日期格式：印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。三、行文種類（一）通知1.適用范圍：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.分類及要求發(fā)布性通知：用于發(fā)布規(guī)范性文件、下達(dá)計(jì)劃和印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等。標(biāo)題一般用“發(fā)布”或“印發(fā)”字樣，正文應(yīng)寫明發(fā)布對(duì)象及執(zhí)行要求。指示性通知：用于上級(jí)機(jī)關(guān)指示下級(jí)機(jī)關(guān)如何開展工作。正文應(yīng)明確指示事項(xiàng)、工作要求和執(zhí)行方法等。知照性通知：用于告知事項(xiàng)、傳遞信息。正文應(yīng)簡潔明了地說明通知事項(xiàng)。轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。正文應(yīng)寫明轉(zhuǎn)發(fā)公文的名稱、目的和執(zhí)行要求等。會(huì)議通知：用于通知召開會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)。正文應(yīng)寫明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容和要求等。（二）報(bào)告1.適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。2.分類及要求工作報(bào)告：用于向上級(jí)匯報(bào)本部門、本單位的工作進(jìn)展、成績、經(jīng)驗(yàn)、問題及下一步工作計(jì)劃等。正文應(yīng)條理清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出工作情況。情況報(bào)告：用于向上級(jí)反映重大事件、突發(fā)事件、新情況、新問題等。正文應(yīng)詳細(xì)說明事件或情況的經(jīng)過、原因、影響及處理措施等。答復(fù)報(bào)告：用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。正文應(yīng)針對(duì)詢問內(nèi)容逐一進(jìn)行答復(fù)，觀點(diǎn)明確，依據(jù)充分。（三）請(qǐng)示1.適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。2.要求一事一請(qǐng)：一份請(qǐng)示只能請(qǐng)求解決一個(gè)問題，避免一文多事。理由充分：正文應(yīng)詳細(xì)闡述請(qǐng)示事項(xiàng)的必要性、緊迫性和可行性，提供充分的依據(jù)和理由。不得抄送下級(jí)：請(qǐng)示不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)，以免造成工作混亂。（四）批復(fù)1.適用范圍：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。2.要求針對(duì)性強(qiáng)：應(yīng)針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)進(jìn)行明確答復(fù)，不得答非所問。態(tài)度明確：同意或不同意的意見應(yīng)清晰表明，不得含糊不清。內(nèi)容具體：批復(fù)內(nèi)容應(yīng)具體詳細(xì)，便于下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行。（五）函1.適用范圍：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。2.分類及要求商洽函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系事項(xiàng)。正文應(yīng)寫明商洽事項(xiàng)的背景、目的、具體內(nèi)容和要求等。詢問函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間詢問問題、了解情況。正文應(yīng)明確詢問的問題和希望得到的答復(fù)。答復(fù)函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間答復(fù)對(duì)方詢問。正文應(yīng)針對(duì)詢問內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確答復(fù)。請(qǐng)批函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)。正文應(yīng)寫明請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)、理由和依據(jù)等。四、行文流程（一）起草1.職責(zé)分工：由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)文件的起草工作，起草人應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)，了解文件意圖，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.起草要求內(nèi)容準(zhǔn)確：深入調(diào)查研究，掌握真實(shí)情況，確保文件內(nèi)容符合實(shí)際，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。格式規(guī)范：嚴(yán)格按照公文格式要求進(jìn)行起草，排版整齊，標(biāo)點(diǎn)正確。語言精煉：文字表述簡潔明了，避免冗長、繁瑣的表述，突出重點(diǎn)。（二）審核1.審核部門：文件起草完成后，應(yīng)提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后送公司/組織的綜合管理部門或相關(guān)審核部門進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容合法性審核：審核文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策方針以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。準(zhǔn)確性審核：檢查文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)是否可靠。規(guī)范性審核：對(duì)文件格式、語言風(fēng)格、行文規(guī)則等方面進(jìn)行審核，確保符合規(guī)范要求。完整性審核：審核文件內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)涉及的事項(xiàng)。（三）簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：根據(jù)文件的重要程度和涉及范圍，確定相應(yīng)的簽發(fā)人。一般文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重要文件由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)要求：簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、合法性等進(jìn)行全面把關(guān)，簽署明確的意見和姓名、日期。（四）印發(fā)1.印發(fā)部門：文件經(jīng)簽發(fā)后，由綜合管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)部門按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。2.印發(fā)要求排版印刷：嚴(yán)格按照公文格式要求進(jìn)行排版印刷，確保文件質(zhì)量。分發(fā)登記：對(duì)印發(fā)的文件進(jìn)行編號(hào)、登記，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)，做好分發(fā)記錄。（五）歸檔1.歸檔部門：文件印發(fā)后，由綜合管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)將文件進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和參考。2.歸檔要求分類整理：按照文件類別、年份、編號(hào)等進(jìn)行分類整理，建立完善的檔案管理體系。規(guī)范存儲(chǔ)：采用合適的存儲(chǔ)方式，確保文件的安全和完整，便于查找和利用。五、行文管理（一）文件登記1.登記內(nèi)容：對(duì)所有行文進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)等信息。2.登記方式：可采用紙質(zhì)登記或電子登記系統(tǒng)進(jìn)行登記，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（二）文件傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，確保相關(guān)人員及時(shí)了解文件精神。2.傳閱要求：傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或延誤傳閱時(shí)間。傳閱過程中應(yīng)做好記錄，注明傳閱人姓名、時(shí)間等信息。（三）文件保密1.保密制度：建立健全文件保密制度，明確文件的密級(jí)劃分、保密措施和責(zé)任追究等內(nèi)容。2.保密措施：對(duì)涉及國家機(jī)密