PAGE京東規(guī)范證件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)京東證件管理，規(guī)范證件的申請(qǐng)、使用、保管、變更及注銷等流程，確保公司運(yùn)營的合法性、規(guī)范性和安全性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京東全體員工、合作伙伴以及與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類證件管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保證件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，避免多頭管理和混亂。3.安全保密原則：保障證件信息安全，防止證件丟失、被盜用或泄露。4.高效實(shí)用原則：優(yōu)化證件管理流程，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要。二、證件分類及定義（一）營業(yè)執(zhí)照公司依法登記注冊(cè)，取得合法經(jīng)營資格的憑證，載明公司的名稱、住所、經(jīng)營范圍、注冊(cè)資本等事項(xiàng)。（二）稅務(wù)登記證公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理稅務(wù)登記時(shí)領(lǐng)取的證件，用于納稅申報(bào)、繳納稅款等稅務(wù)相關(guān)事宜。（三）組織機(jī)構(gòu)代碼證標(biāo)識(shí)公司組織機(jī)構(gòu)代碼的證書，是公司在全國范圍內(nèi)唯一的、始終不變的法定標(biāo)識(shí)。（四）法定代表人身份證明證明公司法定代表人身份的文件，如身份證等。（五）行業(yè)經(jīng)營許可證根據(jù)公司所從事行業(yè)的特殊要求，由相關(guān)政府部門頒發(fā)的許可經(jīng)營的證件，如互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)營許可證、食品經(jīng)營許可證等。（六）員工工作證件證明員工身份及在公司工作資格的證件，包括但不限于工牌、門禁卡等。（七）合作伙伴授權(quán)證件合作伙伴授予京東開展特定業(yè)務(wù)或使用其相關(guān)資源的授權(quán)文件，如授權(quán)委托書等。三、證件申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.需求部門或個(gè)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《證件申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)證件的類型、用途、有效期等信息。2.將《證件申請(qǐng)表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門（如法務(wù)部、行政部等）進(jìn)行進(jìn)一步審核。職能部門根據(jù)法律法規(guī)及公司規(guī)定，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查。4.職能部門審核通過后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)情況，做出最終審批決定。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.申請(qǐng)事項(xiàng)必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，不得申請(qǐng)違法違規(guī)或超出公司經(jīng)營范圍的證件。2.申請(qǐng)理由應(yīng)充分合理，與公司業(yè)務(wù)發(fā)展緊密相關(guān)，確有必要獲取相應(yīng)證件。3.提供的申請(qǐng)材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，能夠支持申請(qǐng)事項(xiàng)的合法性和合規(guī)性。（三）特殊情況處理對(duì)于緊急業(yè)務(wù)需求，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可簡化申請(qǐng)流程，但仍需確保申請(qǐng)材料齊全、真實(shí)有效，并在事后及時(shí)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。四、證件使用與管理（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)妥善保管本人工作證件，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人證件。工作證件僅限本人在公司內(nèi)部使用，用于證明身份、出入辦公區(qū)域、使用公司資源等。2.涉及對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)需要出示公司相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自使用公司證件進(jìn)行與業(yè)務(wù)無關(guān)的活動(dòng)。3.合作伙伴授權(quán)證件的使用應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和期限執(zhí)行，不得超出授權(quán)界限使用。（二）保管責(zé)任1.各類證件應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，建立證件保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證件名稱及編號(hào)、領(lǐng)取時(shí)間、保管人等信息。2.保管人員應(yīng)確保證件存放安全，防止證件丟失、被盜、損壞或受潮等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)證件存在損壞或丟失跡象，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)于重要證件（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營許可證等），應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專柜存放等安全措施，確保證件信息安全。（三）定期盤點(diǎn)1.公司應(yīng)定期對(duì)證件進(jìn)行盤點(diǎn)，原則上每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括證件數(shù)量、狀態(tài)、使用情況等。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析總結(jié)，并提出改進(jìn)措施。如發(fā)現(xiàn)證件丟失或異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、證件變更與注銷（一）變更情形1.公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊(cè)資本等工商登記事項(xiàng)發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)證件的變更手續(xù)。2.員工個(gè)人信息發(fā)生變更（如姓名、部門、崗位等），涉及工作證件信息變動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)變更工作證件。3.合作伙伴授權(quán)證件的授權(quán)范圍、期限等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理變更手續(xù)。（二）變更流程1.根據(jù)變更事項(xiàng)的性質(zhì)和要求，填寫相應(yīng)的《證件變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更內(nèi)容及原因，并附上相關(guān)證明材料。2.將《證件變更申請(qǐng)表》提交至原證件申請(qǐng)審批流程中的相關(guān)部門和人員進(jìn)行審核、審批。審核審批流程與證件申請(qǐng)流程一致，確保變更事項(xiàng)符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。3.經(jīng)審核審批通過后，按照相關(guān)部門的要求辦理具體的變更手續(xù)，如到工商行政管理部門辦理營業(yè)執(zhí)照變更登記、到稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理稅務(wù)登記變更等。（三）注銷情形1.公司注銷、停業(yè)或終止相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)注銷各類相關(guān)證件。2.員工離職或退休時(shí)，應(yīng)收回其工作證件并辦理注銷手續(xù)。3.合作伙伴授權(quán)到期或合作關(guān)系終止時(shí)，應(yīng)及時(shí)注銷合作伙伴授權(quán)證件。（四）注銷流程1.需求部門或個(gè)人填寫《證件注銷申請(qǐng)表》，說明注銷原因及相關(guān)證件信息。2.將《證件注銷申請(qǐng)表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人核實(shí)情況后簽署審核意見。3.申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門進(jìn)行審核，確保注銷事項(xiàng)符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。4.職能部門審核通過后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序辦理證件注銷手續(xù)，如到相關(guān)政府部門辦理注銷登記、銷毀相關(guān)證件等。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)證件管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查證件申請(qǐng)、審批、使用、保管、變更及注銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。2.行政部門負(fù)責(zé)日常的證件管理監(jiān)督工作，對(duì)各部門證件使用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)行為給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)