PAGE核查提醒制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理，確保各項(xiàng)工作的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和高效性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正潛在問題，特制定本核查提醒制度規(guī)范要求。本制度旨在建立一套科學(xué)、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮瞬闄C(jī)制，通過提前預(yù)警和及時(shí)提醒，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，防范各類風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位及其工作人員在履行工作職責(zé)過程中涉及的各類業(yè)務(wù)、流程、數(shù)據(jù)、文件等相關(guān)事項(xiàng)的核查與提醒。包括但不限于財(cái)務(wù)核算、合同管理、項(xiàng)目執(zhí)行、人力資源管理、行政管理等各個(gè)領(lǐng)域。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保核查提醒工作在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.全面性原則涵蓋公司業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)和層面，對(duì)所有可能存在問題的領(lǐng)域和事項(xiàng)進(jìn)行全面核查，不留死角。3.及時(shí)性原則及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并發(fā)出提醒，確保問題得到及時(shí)處理，避免延誤導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大或影響公司正常運(yùn)營(yíng)。4.準(zhǔn)確性原則核查信息準(zhǔn)確無誤，提醒內(nèi)容清晰明確，避免因信息錯(cuò)誤或模糊導(dǎo)致誤解或處理不當(dāng)。5.責(zé)任明確原則明確核查與提醒工作的責(zé)任主體，確保每項(xiàng)工作都有專人負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、核查主體與職責(zé)（一）核查主體1.內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、內(nèi)部控制等進(jìn)行定期和不定期的專項(xiàng)核查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.各業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作流程，對(duì)本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題，并配合其他部門的核查工作。3.風(fēng)險(xiǎn)管理部門對(duì)公司面臨的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和監(jiān)測(cè)，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議，并對(duì)涉及風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行核查提醒。4.合規(guī)管理部門審查公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合規(guī)性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)發(fā)出提醒并督促整改，確保公司運(yùn)營(yíng)符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。（二）職責(zé)分工1.內(nèi)部審計(jì)部門職責(zé)制定年度核查計(jì)劃，明確核查范圍、內(nèi)容、方式和時(shí)間安排。組織實(shí)施各類核查工作，收集、分析相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，撰寫核查報(bào)告。對(duì)核查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入調(diào)查，提出整改意見和建議，并跟蹤整改效果。定期向公司管理層匯報(bào)核查工作情況，為公司決策提供依據(jù)。2.各業(yè)務(wù)部門職責(zé)建立健全本部門的自查自糾機(jī)制，定期對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行內(nèi)部核查。配合其他部門的核查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)核查發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。根據(jù)核查提醒要求，及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)操作流程和工作方法，防范類似問題再次發(fā)生。3.風(fēng)險(xiǎn)管理部門職責(zé)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估體系，定期對(duì)公司面臨的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行全面評(píng)估。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，明確風(fēng)險(xiǎn)防控措施和責(zé)任人。對(duì)涉及風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和核查提醒，確保風(fēng)險(xiǎn)處于可控狀態(tài)。開展風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力。4.合規(guī)管理部門職責(zé)制定和完善公司合規(guī)管理制度和流程，確保公司運(yùn)營(yíng)符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。對(duì)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行合規(guī)審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。開展合規(guī)培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的合規(guī)意識(shí)和法律素養(yǎng)。對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理，提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、核查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）財(cái)務(wù)核查1.財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)憑證的編制是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，記賬科目是否正確，憑證附件是否齊全。財(cái)務(wù)報(bào)表的編制是否符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和相關(guān)制度要求，數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確、一致，勾稽關(guān)系是否正確。財(cái)務(wù)收支的合規(guī)性，是否存在截留、挪用、坐支等違規(guī)行為，費(fèi)用報(bào)銷是否符合公司規(guī)定的審批流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.資金管理現(xiàn)金管理是否規(guī)范，庫存現(xiàn)金是否賬實(shí)相符，現(xiàn)金收付是否符合規(guī)定程序。銀行賬戶管理是否合規(guī)，是否存在未經(jīng)授權(quán)開設(shè)賬戶、出租出借賬戶等情況。資金結(jié)算是否及時(shí)、準(zhǔn)確，資金使用是否合理、有效，是否存在資金閑置或浪費(fèi)現(xiàn)象。3.資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)的購置、驗(yàn)收、入賬、折舊、處置等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序，賬實(shí)是否相符。無形資產(chǎn)的核算是否準(zhǔn)確，是否按照規(guī)定進(jìn)行攤銷。存貨的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)出、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)是否規(guī)范，賬實(shí)是否一致，是否存在積壓、變質(zhì)等情況。（二）合同管理核查1.合同簽訂合同主體是否合法有效，是否具備相應(yīng)的民事行為能力和資質(zhì)。合同條款是否完整、明確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否符合法律法規(guī)和公司利益。合同簽訂流程是否合規(guī)，是否經(jīng)過必要的審批環(huán)節(jié)，合同文本是否加蓋公司公章或合同專用章。2.合同履行合同雙方是否按照合同約定履行各自的義務(wù)，是否存在違約行為。合同執(zhí)行過程中的變更、解除等事項(xiàng)是否按照規(guī)定程序辦理，相關(guān)手續(xù)是否齊全。合同款項(xiàng)的收付是否及時(shí)、準(zhǔn)確，是否符合合同約定和公司財(cái)務(wù)管理制度。3.合同檔案管理合同檔案是否完整，包括合同文本、審批文件、往來信函、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)資料是否齊全。合同檔案的保管是否安全、規(guī)范，是否按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，便于查閱和追溯。（三）項(xiàng)目執(zhí)行核查1.項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)是否經(jīng)過充分論證，項(xiàng)目目標(biāo)是否明確、合理，是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。項(xiàng)目計(jì)劃是否詳細(xì)、可行，是否明確了項(xiàng)目進(jìn)度安排、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、資源配置等關(guān)鍵要素。項(xiàng)目計(jì)劃的變更是否經(jīng)過嚴(yán)格審批，是否對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)度和目標(biāo)產(chǎn)生影響。2.項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目是否按照計(jì)劃有序推進(jìn)，各項(xiàng)工作是否按時(shí)完成，是否達(dá)到預(yù)期質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目實(shí)施過程中的資源調(diào)配是否合理，是否存在資源閑置或浪費(fèi)現(xiàn)象。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的協(xié)作是否順暢，溝通是否及時(shí)有效，是否存在內(nèi)部矛盾或沖突影響項(xiàng)目進(jìn)展。3.項(xiàng)目驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否明確、合理，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否真實(shí)、準(zhǔn)確。項(xiàng)目驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題是否及時(shí)整改，整改情況是否符合要求，是否通過驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收資料是否完整、歸檔，是否便于后續(xù)查閱和審計(jì)。（四）人力資源管理核查1.人員招聘招聘流程是否規(guī)范，是否按照規(guī)定進(jìn)行招聘需求申報(bào)、招聘信息發(fā)布、簡(jiǎn)歷篩選、面試、錄用等環(huán)節(jié)。招聘渠道是否合理、有效，是否能夠滿足公司人才需求，招聘成本是否控制在合理范圍內(nèi)。錄用人員的資格審查是否嚴(yán)格，是否存在虛假學(xué)歷、工作經(jīng)歷等欺詐行為。2.員工培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃是否符合員工崗位需求和公司發(fā)展戰(zhàn)略，培訓(xùn)內(nèi)容是否實(shí)用、有效。培訓(xùn)實(shí)施是否到位，培訓(xùn)師資是否具備相應(yīng)資質(zhì)和能力，培訓(xùn)效果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃是否明確，是否為員工提供了晉升渠道和發(fā)展機(jī)會(huì)，員工滿意度是否較高。3.績(jī)效考核績(jī)效考核制度是否完善，考核指標(biāo)是否科學(xué)、合理，是否能夠客觀、公正地評(píng)價(jià)員工工作業(yè)績(jī)?？?jī)效考核過程是否公開、透明，考核結(jié)果是否及時(shí)反饋給員工，員工對(duì)考核結(jié)果是否認(rèn)可?？?jī)效考核結(jié)果與薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤是否緊密，是否起到激勵(lì)員工的作用。（五）行政管理核查1.文件管理文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序，文件格式是否規(guī)范統(tǒng)一。文件的編號(hào)、登記、歸檔是否準(zhǔn)確、完整，是否便于查閱和檢索。文件的保密管理是否到位，是否存在文件泄露等安全隱患。2.印章管理印章的刻制、啟用、保管、使用、廢止等環(huán)節(jié)是否嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理，是否有專人負(fù)責(zé)。印章使用審批手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)使用印章的情況。印章保管設(shè)施是否安全可靠，是否定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.會(huì)議管理會(huì)議計(jì)劃是否合理，會(huì)議議題是否明確、重要，是否能夠解決實(shí)際問題。會(huì)議組織是否有序，會(huì)議通知是否及時(shí)、準(zhǔn)確，參會(huì)人員是否按時(shí)到位。會(huì)議記錄是否完整、準(zhǔn)確，會(huì)議決議是否及時(shí)傳達(dá)和落實(shí)，跟蹤反饋是否到位。四、核查方式與頻率（一）核查方式1.定期核查內(nèi)部審計(jì)部門每年制定年度核查計(jì)劃，對(duì)公司重點(diǎn)業(yè)務(wù)和關(guān)鍵領(lǐng)域進(jìn)行定期全面核查。各業(yè)務(wù)部門每月或每季度對(duì)本部門業(yè)務(wù)進(jìn)行自查自糾，形成自查報(bào)告并提交給上級(jí)主管部門。2.不定期核查根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況、監(jiān)管要求或其他特殊情況，隨時(shí)開展專項(xiàng)核查或突擊檢查。針對(duì)舉報(bào)、投訴或其他線索反映的問題，及時(shí)進(jìn)行核查核實(shí)。3.日常監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)管理部門、合規(guī)管理部門等職能部門通過日常工作中的數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、業(yè)務(wù)檢查、合規(guī)審查等方式，對(duì)公司業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問題并發(fā)出提醒。各部門之間通過相互協(xié)作、信息共享等方式，對(duì)涉及跨部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行交叉監(jiān)督，確保工作銜接順暢、合規(guī)運(yùn)行。（二）核查頻率1.財(cái)務(wù)核查內(nèi)部審計(jì)部門每年至少對(duì)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行一次全面審計(jì)核查。財(cái)務(wù)部門每月對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)部核對(duì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的問題。2.合同管理核查合同管理部門每半年對(duì)合同簽訂、履行和檔案管理情況進(jìn)行一次全面檢查。對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，在合同執(zhí)行過程中進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤核查。3.項(xiàng)目執(zhí)行核查項(xiàng)目管理部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本等進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)和問題梳理。項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)組織項(xiàng)目驗(yàn)收核查，并在驗(yàn)收通過后對(duì)項(xiàng)目整體情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估。4.人力資源管理核查人力資源部門每年對(duì)人員招聘、培訓(xùn)與發(fā)展、績(jī)效考核等工作進(jìn)行一次全面評(píng)估和核查。根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)特定崗位或關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)核查，確保人力資源管理工作的有效性和合規(guī)性。5.行政管理核查行政管理部門每季度對(duì)文件管理、印章管理、會(huì)議管理等工作進(jìn)行一次自查自糾。針對(duì)行政管理中的重要事項(xiàng)或出現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)核查和整改。五、核查流程與報(bào)告（一）核查流程1.準(zhǔn)備階段根據(jù)核查任務(wù)，組建核查小組，明確小組成員的職責(zé)分工。收集與核查事項(xiàng)相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、公司制度、業(yè)務(wù)資料等，制定核查方案和工作底稿。向被核查部門或單位發(fā)出核查通知，告知核查目的、范圍、時(shí)間安排和要求等事項(xiàng)。2.實(shí)施階段核查小組通過查閱資料、實(shí)地查看、問卷調(diào)查、訪談等方式，對(duì)核查事項(xiàng)進(jìn)行全面深入的調(diào)查核實(shí)。收集、整理核查過程中獲取的證據(jù)和資料，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并與被核查部門或單位相關(guān)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)。3.分析階段對(duì)核查收集到的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，判斷問題的性質(zhì)、嚴(yán)重程度和影響范圍。針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，分析其產(chǎn)生的原因，提出初步的整改建議和措施。4.報(bào)告階段核查小組撰寫核查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括核查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、整改建議等。核查報(bào)告經(jīng)核查小組組長(zhǎng)審核后，提交給內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)審批意見，對(duì)核查報(bào)告進(jìn)行修改完善，最終形成正式的核查報(bào)告。（二）核查報(bào)告1.報(bào)告內(nèi)容引言：簡(jiǎn)要介紹核查的背景、目的、范圍和依據(jù)。核查情況：詳細(xì)描述核查的過程、方法和主要發(fā)現(xiàn)，包括發(fā)現(xiàn)的問題、涉及的部門或人員、具體事項(xiàng)等。問題分析：對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，闡述問題產(chǎn)生的原因、可能帶來的影響以及與相關(guān)法律法規(guī)、公司制度的不符之處。整改建議：針對(duì)問題分析結(jié)果，提出具體、可行的整改建議和措施，明確整改責(zé)任人和整改期限。結(jié)論：對(duì)核查工作進(jìn)行總結(jié)，明確核查結(jié)果和總體評(píng)價(jià)。2.報(bào)告格式核查報(bào)告應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括標(biāo)題、編號(hào)、主送單位、正文、附件、落款等部分。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確反映核查的主要內(nèi)容；編號(hào)應(yīng)按照公司內(nèi)部文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制；主送單位為接受核查報(bào)告的部門或領(lǐng)導(dǎo)；正文應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)；附件應(yīng)包括相關(guān)證據(jù)材料、數(shù)據(jù)圖表等；落款應(yīng)注明核查部門名稱和報(bào)告日期。六、提醒機(jī)制與處理（一）提醒方式1.口頭提醒對(duì)于發(fā)現(xiàn)的一般性問題或輕微違規(guī)行為，核查人員可以當(dāng)場(chǎng)向相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行口頭提醒，要求其立即糾正或注意防范類似問題再次發(fā)生。2.書面提醒對(duì)于較為重要或涉及多個(gè)部門、多個(gè)環(huán)節(jié)的問題，核查人員應(yīng)及時(shí)發(fā)出書面提醒函，詳細(xì)說明問題情況、整改要求和期限等，并抄送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。書面提醒函應(yīng)編號(hào)存檔，以便跟蹤管理。3.會(huì)議提醒針對(duì)普遍性問題或需要引起全體員工關(guān)注的事項(xiàng)，通過召開專門會(huì)議進(jìn)行提醒和強(qiáng)調(diào)，傳達(dá)核查發(fā)現(xiàn)的問題及整改要求，提高員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。（二）提醒處理1.責(zé)任人回復(fù)收到提醒后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)提醒內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真分析，制定整改計(jì)劃，并以書面形式回復(fù)核查部門，說明問題原因、整改措施、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。2.整改跟蹤核查部門對(duì)責(zé)任人的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期了解整改工作進(jìn)展，及時(shí)協(xié)調(diào)解決整改過程中遇到的問題。對(duì)于整改不力或未能按時(shí)完成整改任務(wù)的責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅批評(píng)，并督促其加快整改進(jìn)度。3.結(jié)果反饋整改完成后，責(zé)任人應(yīng)向核查部門提交整改報(bào)告，詳細(xì)說明整改情況和整改效果。核查部門對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收評(píng)估，如整改達(dá)到要求，予以確認(rèn)；如仍存在問題，應(yīng)要求責(zé)任人繼續(xù)整改，直至達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)為止。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部建立健全監(jiān)督體系，各部門之間相互監(jiān)督、相互制約。內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)核查提醒制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.外部監(jiān)督積極接受監(jiān)管部門、股東、客戶等外部相關(guān)方的監(jiān)督，及時(shí)了解外部意見和建議，對(duì)核查提醒制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化。3.舉報(bào)機(jī)制設(shè)立舉報(bào)郵箱、舉報(bào)電話等舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和問題進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)受理、調(diào)查核實(shí)，對(duì)經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并嚴(yán)格保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益。（二）考核制度1.考核對(duì)象將核查提醒制度的執(zhí)行情況納入各部門和員工的績(jī)效考核體系，考核對(duì)象包括各部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)崗位工作人員。2.考核指標(biāo)核查工作完成情況：包括核查計(jì)劃完成率、核查問題發(fā)現(xiàn)數(shù)量、核查報(bào)告質(zhì)量等。提醒處理效果：包括提醒發(fā)出及時(shí)率、整改完成率、問