PAGE公司會議管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確會議組織、召開、記錄、跟進(jìn)等各環(huán)節(jié)的要求，使會議能夠有效地傳達(dá)信息、協(xié)調(diào)工作、解決問題，推動公司各項工作順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專項工作會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)圍繞明確的主題展開，注重實際效果，避免形式主義，確保會議能夠解決實際問題，達(dá)成工作目標(biāo)。2.精簡節(jié)約原則：合理控制會議規(guī)模、時間和頻率，減少不必要的會議，提高會議效率，降低會議成本。3.充分準(zhǔn)備原則：會前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，明確會議目的、議程、參會人員等，確保會議有序進(jìn)行。4.嚴(yán)肅紀(jì)律原則：參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時出席會議，認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得隨意遲到、早退、缺席或中途退場。二、會議分類及組織（一）公司例會1.召開周期：每周[X]召開一次，如遇節(jié)假日或特殊情況，可適當(dāng)調(diào)整。2.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。3.會議內(nèi)容：各部門匯報上周工作進(jìn)展、存在問題及下周工作計劃。公司領(lǐng)導(dǎo)通報公司整體工作情況、重要決策及工作要求。協(xié)調(diào)解決各部門工作中存在的問題，部署本周重點工作任務(wù)。4.組織部門：由公司行政部負(fù)責(zé)組織，提前[X]天發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議程等。（二）部門會議1.召開周期：由各部門根據(jù)工作需要自行安排，原則上每周不少于[X]次。2.參會人員：部門全體成員。3.會議內(nèi)容：傳達(dá)公司例會精神及相關(guān)工作要求。總結(jié)部門上周工作完成情況，分析存在的問題，制定本周工作計劃。討論部門內(nèi)部工作安排、人員分工及協(xié)作事項。對部門成員進(jìn)行工作指導(dǎo)、培訓(xùn)及溝通交流。4.組織部門：由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織，提前[X]天確定會議時間、地點及議程，并報行政部備案。（三）專項工作會議1.召開周期：根據(jù)專項工作進(jìn)展情況適時召開，由專項工作負(fù)責(zé)人提出申請。2.參會人員：與專項工作相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人、工作人員及其他相關(guān)人員。3.會議內(nèi)容：匯報專項工作進(jìn)展情況，分析存在的問題及原因。討論專項工作的下一步工作計劃、措施及目標(biāo)。協(xié)調(diào)解決專項工作中涉及的跨部門問題，明確各部門職責(zé)分工。對專項工作進(jìn)行階段性總結(jié)和評估，提出改進(jìn)意見和建議。4.組織部門：由專項工作負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織，提前[X]天向行政部提交會議申請，經(jīng)批準(zhǔn)后發(fā)布會議通知。（四）臨時會議1.召開原因：因工作需要臨時召開的會議，如突發(fā)事件處理、緊急工作部署、重要事項溝通等。2.參會人員：根據(jù)會議主題和工作需要確定參會人員。3.會議內(nèi)容：針對臨時發(fā)生的問題或事項進(jìn)行討論、決策和部署。4.組織部門：由相關(guān)部門或人員提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部或相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織會議，及時通知參會人員。三、會議準(zhǔn)備（一）會議申請1.會議發(fā)起部門或個人應(yīng)提前填寫《會議申請表》，詳細(xì)說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容。2.《會議申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重大事項或跨部門的會議，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定。（二）會議通知1.行政部或會議組織部門應(yīng)根據(jù)審批后的《會議申請表》，及時發(fā)布會議通知。會議通知應(yīng)明確會議的各項信息，確保參會人員能夠提前做好準(zhǔn)備。2.會議通知可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、短信等方式發(fā)送給參會人員。對于重要會議，應(yīng)提前電話確認(rèn)參會人員是否收到通知，并提醒其按時參加會議。（三）會議資料準(zhǔn)備1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，如匯報材料、文件、數(shù)據(jù)報表、PPT等。2.會議資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，能夠支持會議討論和決策。資料準(zhǔn)備完成后，應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，以便其提前熟悉會議內(nèi)容。（四）會場布置1.根據(jù)會議規(guī)模和要求，合理安排會場座位布局，確保參會人員能夠舒適就座。2.準(zhǔn)備好會議所需的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、白板、筆、紙等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.在會場明顯位置擺放會議標(biāo)識、議程安排、參會人員名單等，營造良好的會議氛圍。四、會議召開（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)在會議開始前[X]分鐘到達(dá)會場，在會議簽到表上簽到。2.會議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，統(tǒng)計參會人員出勤情況，并及時向會議主持人報告。（二）會議主持1.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和內(nèi)容，明確會議目的和重點。2.會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議背景、目的、議程安排及參會人員，宣布會議開始。3.在會議過程中，主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞主題進(jìn)行討論，確保會議有序進(jìn)行。對于偏離主題或出現(xiàn)爭議的情況，主持人應(yīng)及時進(jìn)行引導(dǎo)和協(xié)調(diào)。4.會議結(jié)束時，主持人應(yīng)總結(jié)會議內(nèi)容，明確會議決議和下一步工作要求，并宣布會議結(jié)束。（三）會議發(fā)言1.參會人員應(yīng)按照會議議程和主持人的安排，有序發(fā)言。發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關(guān)的表述。2.在發(fā)言過程中，應(yīng)尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地提出自己的觀點和建議。3.對于重要問題或決策事項，參會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，進(jìn)行深入討論和分析，確保決策的科學(xué)性和合理性。（四）會議記錄1.會議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論情況、決議事項等。2.會議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。記錄人員應(yīng)在會議過程中及時記錄，避免遺漏重要信息。3.會議記錄完成后，應(yīng)及時整理和審核，確保記錄內(nèi)容符合會議實際情況。審核通過后的會議記錄應(yīng)妥善保存，作為公司重要的檔案資料。（五）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議時間，按時出席會議。如有特殊情況不能按時參加會議，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排其他人員代為參會。2.會議期間，參會人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會議室內(nèi)接聽電話、玩手機(jī)或從事與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得隨意交頭接耳、打瞌睡或中途退場。如有緊急事項需要處理，應(yīng)向會議主持人請假后，方可離開會場。4.會議組織部門應(yīng)加強(qiáng)會議紀(jì)律的監(jiān)督檢查，對違反會議紀(jì)律的人員進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。五、會議決議及跟進(jìn)（一）會議決議1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時整理會議決議，明確決議事項、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間等內(nèi)容。2.會議決議應(yīng)以書面形式發(fā)布，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核后，通過郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送給相關(guān)部門和人員。（二）決議跟進(jìn)1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議決議要求，認(rèn)真組織實施，確保決議事項按時完成。2.行政部或會議組織部門應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握工作進(jìn)展情況。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.對于未能按時完成會議決議的部門和責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行原因分析，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行督促和整改。如因不可抗力等特殊原因?qū)е聼o法按時完成的，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)說明情況，并提出解決方案。（三）會議總結(jié)1.會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，對會議進(jìn)行總結(jié)分析，評估會議效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。2.會議總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、目的、議程安排、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項、執(zhí)行情況、存在問題及改進(jìn)建議等方面。3.會議總結(jié)報告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核后，作為公司會議管理的重要參考資料，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報。六、會議費用管理（一）費用預(yù)算1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模、時間、地點、參會人員等情況，編制會議費用預(yù)算。會議費用預(yù)算應(yīng)包括場地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、交通、資料印刷等各項費用。2.會議費用預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的會議費用預(yù)算作為會議費用控制的依據(jù)。（二）費用報銷1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行報銷。2.報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等相關(guān)證明材料，并確保憑證真實、合法、有效。3.會議費用報銷應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的預(yù)算進(jìn)行控制，不得超預(yù)算報銷。對于超出預(yù)算的費用，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)申請追加預(yù)算，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報銷。（三）費用審計