PAGE規(guī)范供應商采購工作制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司供應商采購工作流程，確保采購活動合法合規(guī)、公正透明、高效有序，保障公司利益，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，促進公司與供應商的良好合作關(guān)系，實現(xiàn)公司可持續(xù)發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及供應商采購的部門、人員以及相關(guān)采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，在采購過程中遵循公平公正的程序，不得偏袒任何一方，保障市場競爭的公平性。誠實守信原則：公司與供應商應誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，確保采購合同的順利履行。效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本、交貨期等因素，追求采購效益的最大化。二、供應商管理1.供應商準入供應商篩選標準具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照，具備獨立承擔民事責任的能力。具有良好的商業(yè)信譽，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄，在行業(yè)內(nèi)口碑良好。具備與采購項目相適應的生產(chǎn)、供應能力，能夠保證產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期。具有完善的質(zhì)量管理體系，能夠提供有效的質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾。具備合理的價格水平，在同等條件下具有成本優(yōu)勢。供應商申請流程供應商向公司采購部門提交《供應商準入申請表》，詳細填寫公司基本信息、經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、質(zhì)量保證措施、價格政策等內(nèi)容，并附上相關(guān)證照復印件。采購部門對供應商提交的申請資料進行初審，初審合格后組織相關(guān)部門對供應商進行實地考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等方面。實地考察結(jié)束后，采購部門根據(jù)考察結(jié)果撰寫考察報告，提交公司采購管理委員會進行評審。采購管理委員會由采購部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，對供應商的綜合情況進行評估，決定是否批準其準入。經(jīng)采購管理委員會批準準入的供應商，由采購部門與其簽訂《供應商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立合作關(guān)系。2.供應商評估與考核評估周期定期對供應商進行評估與考核，原則上每年進行一次全面評估，每季度進行一次定期考核。評估內(nèi)容質(zhì)量評估：根據(jù)采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量標準，對供應商提供的產(chǎn)品或服務(wù)進行檢驗、測試，評估其質(zhì)量穩(wěn)定性和可靠性。交貨期評估：統(tǒng)計供應商的交貨準時率，評估其是否能夠按照合同約定的時間交付貨物或提供服務(wù)。價格評估：對比市場價格水平，評估供應商的價格合理性和競爭力。售后服務(wù)評估：調(diào)查供應商的售后服務(wù)響應速度、解決問題的能力以及客戶滿意度等方面。合作態(tài)度評估：考察供應商在合作過程中的配合度、溝通效率、誠信履約等情況?？己酥笜嗽O(shè)定根據(jù)評估內(nèi)容，設(shè)定具體的考核指標，如產(chǎn)品合格率、交貨準時率、價格偏差率、售后服務(wù)投訴率、合作滿意度等，并明確各項指標的權(quán)重。評估與考核流程采購部門負責收集供應商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，包括質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、價格清單、售后服務(wù)反饋等。質(zhì)量部門、技術(shù)部門、物流部門等相關(guān)部門根據(jù)各自職責，對供應商的相關(guān)情況進行評價，并提供相應的評估意見。采購部門匯總各部門的評估意見，按照設(shè)定的考核指標進行計算和分析，得出供應商的評估與考核結(jié)果。將評估與考核結(jié)果反饋給供應商，并與供應商進行溝通，對于存在的問題提出改進要求和建議。根據(jù)評估與考核結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商采取警告、暫停合作、淘汰等措施。3.供應商動態(tài)管理供應商信息更新定期收集供應商的信息變更情況，如公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式、生產(chǎn)地址、質(zhì)量體系認證等，要求供應商及時提交相關(guān)變更資料，采購部門負責更新供應商檔案信息。供應商淘汰與更換在評估與考核過程中，對于連續(xù)多次考核不合格、出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題、交貨期嚴重延誤、違反合作協(xié)議等情況的供應商，采購部門應及時提出淘汰建議，經(jīng)公司采購管理委員會批準后，終止合作關(guān)系，并在公司內(nèi)部發(fā)布通知，告知相關(guān)部門停止與該供應商的業(yè)務(wù)往來。同時，根據(jù)采購需求和供應商評估情況，及時尋找新的合格供應商進行更換，確保采購工作的順利進行。三、采購流程1.采購需求提出需求部門職責各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實際工作情況，及時提出采購需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期要求、預算金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)技術(shù)文件或說明資料。需求審核采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、合規(guī)性等方面。對于不符合要求的采購申請，采購部門應及時與需求部門溝通，要求其進行修改或補充完善。需求匯總與分析采購部門定期對各部門提交的采購需求進行匯總，分析采購需求的特點和趨勢，結(jié)合公司庫存情況、采購計劃等因素，制定采購計劃草案。2.采購計劃制定采購計劃內(nèi)容采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式、預算金額、預計交貨期、供應商選擇范圍等內(nèi)容，并根據(jù)采購需求的緊急程度進行分類排序。采購計劃審批采購計劃草案提交公司采購管理委員會進行審批。采購管理委員會根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)預算、市場情況等因素，對采購計劃進行綜合評審，確保采購計劃符合公司整體利益和發(fā)展需求。經(jīng)審批通過的采購計劃作為采購工作的指導文件，采購部門嚴格按照計劃組織實施采購活動。3.采購方式選擇公開招標適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的采購項目。采購部門按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。通過開標、評標、定標等程序，選擇最優(yōu)供應商簽訂采購合同。邀請招標對于具有一定技術(shù)專業(yè)性、供應商數(shù)量有限或采購項目具有保密性等特點的采購項目，采購部門可以向若干家具備相應資格和能力的供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參與投標。邀請招標的程序與公開招標類似，但參與投標的供應商數(shù)量相對較少。競爭性談判當采購項目具有時間緊急、技術(shù)復雜、規(guī)格和要求難以明確等特點時，采購部門可以與不少于三家的供應商進行談判，通過談判確定供應商及其報價，選擇最符合要求的供應商簽訂采購合同。單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門應按照規(guī)定程序進行審批，并與供應商協(xié)商確定采購價格和相關(guān)條款。詢價采購適用于采購金額較小、規(guī)格型號簡單、市場貨源充足的采購項目。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況選擇價格合理、信譽良好的供應商簽訂采購合同。4.采購實施采購文件編制根據(jù)采購方式和采購項目的特點，采購部門編制相應的采購文件，如招標文件、談判文件、詢價通知書等。采購文件應明確采購項目的各項要求、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準、報價要求等內(nèi)容，確保采購文件的準確性和完整性。供應商選擇與邀請按照采購計劃和采購方式，采購部門在合格供應商范圍內(nèi)選擇合適的供應商進行邀請。對于公開招標和邀請招標項目，采購部門通過發(fā)布公告或邀請書的方式，邀請潛在供應商參與投標；對于競爭性談判、單一來源采購和詢價采購項目，采購部門直接向選定的供應商發(fā)出相關(guān)文件和通知。投標文件或報價文件接收與評審采購部門接收供應商提交的投標文件或報價文件，并進行初步審查，檢查文件的完整性、符合性等。對于符合要求的文件，組織相關(guān)部門和人員按照評審標準進行評審，確定中標候選人或成交供應商。合同簽訂采購部門根據(jù)評審結(jié)果，與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，采購部門應將合同文本提交公司法律部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。5.采購合同執(zhí)行與監(jiān)控合同執(zhí)行采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行義務(wù)。同時，采購部門應將合同執(zhí)行情況及時反饋給需求部門，滿足公司業(yè)務(wù)需求。交貨驗收采購產(chǎn)品或服務(wù)到貨前，采購部門應通知需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。到貨后，由質(zhì)量部門按照合同約定的質(zhì)量標準進行檢驗，需求部門等相關(guān)人員根據(jù)實際需求進行數(shù)量、規(guī)格型號等方面的驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》，辦理入庫或使用手續(xù)。對于驗收不合格的產(chǎn)品或服務(wù)，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，要求其采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至達到合同要求。付款管理采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，審核供應商提交的付款申請資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。審核通過后，提交公司財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和合同約定進行付款，嚴格控制付款進度和金額，保障公司資金安全。合同變更與終止在采購合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力、市場變化、雙方協(xié)商一致等原因需要變更合同條款的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議，并按照規(guī)定程序進行審批。如因一方嚴重違約或其他原因需要終止合同的，采購部門應按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，及時通知對方，并辦理終止合同手續(xù)，追究違約方的責任。四、采購風險管理1.風險識別與評估市場風險：關(guān)注市場價格波動、原材料供應短缺、市場競爭加劇等因素對采購成本和供應穩(wěn)定性的影響。質(zhì)量風險：供應商提供的產(chǎn)品或服務(wù)不符合質(zhì)量要求，可能導致公司生產(chǎn)經(jīng)營受到影響，增加成本和損失。交貨期風險：供應商未能按時交貨，可能影響公司生產(chǎn)計劃和業(yè)務(wù)運營，導致客戶投訴和損失。信用風險：供應商存在商業(yè)欺詐、拖欠貨款、破產(chǎn)等情況，可能給公司帶來經(jīng)濟損失。法律風險：采購活動不符合法律法規(guī)要求，可能導致公司面臨法律訴訟和處罰。采購部門定期組織相關(guān)人員對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，通過與多家供應商談判、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低價格波動風險。加強與供應商的戰(zhàn)略合作，建立穩(wěn)定的供應渠道，共同應對原材料供應短缺等問題。關(guān)注市場競爭態(tài)勢，不斷優(yōu)化采購策略，提高公司在采購市場的競爭力。質(zhì)量風險應對加強對供應商的質(zhì)量管理，在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加大質(zhì)量檢驗力度，確保采購產(chǎn)品或服務(wù)符合質(zhì)量要求。定期對供應商進行質(zhì)量培訓和指導，幫助其提高質(zhì)量管理水平。建立質(zhì)量追溯機制，對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的產(chǎn)品或服務(wù)，及時追溯原因，采取相應的措施進行處理。交貨期風險應對在采購合同中明確交貨期條款，并約定違約責任，督促供應商按時履行交貨義務(wù)。加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解生產(chǎn)進度和交貨情況，對于可能出現(xiàn)的交貨期延誤問題，提前采取應對措施，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供應商等。信用風險應對對供應商進行信用評估，建立供應商信用檔案，選擇信用良好的供應商進行合作。在采購合同中約定付款方式和信用期限，加強對供應商付款情況的跟蹤和管理，對于出現(xiàn)信用問題的供應商，及時采取措施，如暫停付款、減少訂單量等。法律風險應對加強采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由公司法律部門對合同文本進行審核，防范法律風險。關(guān)注法律法規(guī)變化，及時調(diào)整采購工作流程和制度，確保公司采購活動始終符合法律法規(guī)要求。五、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督采購部門自查采購部門定期對自身采購工作進行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購文件的編制與管理、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等方面是否符合制度要求，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。公司內(nèi)部審計公司審計部門定期對采購工作進行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面，重點關(guān)注采購流程的執(zhí)行情況、采購成本控制、供應商管理、合同管理等內(nèi)容。審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。其他部門監(jiān)督公司其他部門有權(quán)對采購工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為或不合理現(xiàn)象，