PAGE規(guī)范檔案數(shù)字化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案數(shù)字化管理，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：檔案數(shù)字化管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案信息的合法使用和安全保密。2.真實(shí)性原則：數(shù)字化檔案應(yīng)忠實(shí)于原始檔案內(nèi)容，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面、系統(tǒng)地對(duì)公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保檔案信息的完整無(wú)缺。4.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，保障數(shù)字化檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止信息泄露、丟失和損壞。5.可利用性原則：通過(guò)數(shù)字化手段，提高檔案信息的檢索、利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案數(shù)字化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案數(shù)字化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展檔案數(shù)字化項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、驗(yàn)收等工作。3.對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保數(shù)字化工作質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，建立健全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。5.組織開展數(shù)字化檔案的利用工作，為公司各部門提供檔案信息服務(wù)。（二）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。2.協(xié)助檔案管理部門制定數(shù)字化技術(shù)方案，參與數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施和驗(yàn)收。3.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)進(jìn)行技術(shù)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理技術(shù)問題。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.配合檔案管理部門做好本部門檔案的數(shù)字化工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照規(guī)定使用數(shù)字化檔案，不得擅自復(fù)制、傳播和泄露檔案信息。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，并進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和利用。3.整理后的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（二）數(shù)字化前處理1.對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行去污、修復(fù)、裝訂等預(yù)處理，確保檔案的整潔、平整和完好。2.拆除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止在掃描過(guò)程中損壞設(shè)備和影響圖像質(zhì)量。3.對(duì)破損嚴(yán)重或字跡褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行必要的修復(fù)和技術(shù)處理，以保證數(shù)字化后的檔案信息清晰可讀。（三）數(shù)字化掃描1.根據(jù)檔案的類型、數(shù)量和保存狀況，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式。2.掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理要求，一般不低于200dpi，對(duì)于重要檔案可適當(dāng)提高分辨率。3.掃描過(guò)程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，避免出現(xiàn)漏掃、模糊、偏斜等問題。4.對(duì)掃描圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于識(shí)別和管理。（四）圖像處理1.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像的質(zhì)量。2.調(diào)整圖像的亮度、對(duì)比度、色彩平衡等參數(shù)，使圖像更加清晰、美觀。3.對(duì)圖像中的文字進(jìn)行識(shí)別和校對(duì)，確保文字信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（五）數(shù)據(jù)掛接與存儲(chǔ)1.將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。2.按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)位置，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到存儲(chǔ)設(shè)備中。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（六）數(shù)字化成果驗(yàn)收1.檔案數(shù)字化項(xiàng)目完成后，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)字化檔案的完整性、準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等方面。3.驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)驗(yàn)收情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司檔案數(shù)字化管理需求，建設(shè)功能完善、操作便捷的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的全過(guò)程信息化。3.系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)和安全防護(hù)措施，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（二）系統(tǒng)使用與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范，正確使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案信息錄入、查詢、借閱等操作。2.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和安全漏洞，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.建立系統(tǒng)使用日志，記錄用戶操作情況和系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案數(shù)字化管理工作的連續(xù)性。五、檔案數(shù)字化安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。2.制定檔案數(shù)字化工作安全操作規(guī)程，規(guī)范工作人員的操作行為。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和防范能力。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全技術(shù)手段，保障數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全。2.對(duì)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理安全防護(hù)，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止設(shè)備被盜、被毀。3.對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行加密處理，確保在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。（三）人員安全管理1.對(duì)檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.限制工作人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的操作權(quán)限。3.加強(qiáng)對(duì)工作人員的日常管理，監(jiān)督其遵守安全制度和操作規(guī)程，防止因人員失誤導(dǎo)致安全事故。（四）安全監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)字化安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。2.建立安全檢查記錄檔案，對(duì)檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，作為安全管理工作考核的依據(jù)。3.對(duì)違反安全制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案數(shù)字化利用管理（一）利用原則1.遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格按照檔案利用規(guī)定提供檔案信息服務(wù)。2.確保檔案信息的安全，防止在利用過(guò)程中出現(xiàn)信息泄露、丟失等問題。3.提高檔案利用效率，滿足公司各部門對(duì)檔案信息的需求。（二）利用方式1.提供數(shù)字化檔案在線查詢服務(wù)，用戶可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查詢所需檔案信息。2.根據(jù)用戶需求，提供檔案數(shù)字化副本的下載、打印等服務(wù)。3.開展檔案借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案按時(shí)歸還。（三）利用審批1.建立檔案數(shù)字化利用審批制度，明確審批流程和審批權(quán)限。2.用戶申請(qǐng)利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息。3.檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)審批權(quán)限報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用記錄與統(tǒng)計(jì)1.對(duì)檔案數(shù)字化利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容等信息。2.定期對(duì)檔案數(shù)字化利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。七、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.依據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，制定檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確掃描分辨率、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等方面的具體要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有可操作性和可衡量性，便于在數(shù)字化工作中進(jìn)行質(zhì)量控制。（二）質(zhì)量檢查與驗(yàn)收1.在檔案數(shù)字化過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)數(shù)字化工作質(zhì)量進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.數(shù)字化項(xiàng)目完成后，按照質(zhì)量