PAGE公文歸檔相關(guān)制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司公文歸檔管理，確保公文的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、整理、保管和利用公司的公文檔案，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)確保公文材料的形成、辦理過程完整，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮公文的利用需求，科學(xué)分類、編號、編目，提高檢索效率，方便公司內(nèi)部人員查閱和使用。二、公文歸檔范圍（一）上級機(jī)關(guān)文件1.上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、規(guī)定、通知等文件。2.上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本公司工作時(shí)的重要講話、指示等材料。（二）本公司文件1.公司制發(fā)的各種正式文件，包括公司章程、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、簡報(bào)等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上的講話、報(bào)告、指示等材料。3.公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。（三）平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)文件1.平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的函件、通知、通報(bào)等文件。2.公司與平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間的往來公文。（四）會議文件1.公司召開的各種會議的通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件。2.公司參加上級機(jī)關(guān)或其他單位召開的會議帶回的文件材料。（五）人事文件1.公司員工的招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、調(diào)動(dòng)、離職等人事管理文件。2.員工的工資、福利、保險(xiǎn)等方面的文件材料。（六）財(cái)務(wù)文件1.公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。2.公司的財(cái)務(wù)管理制度、會計(jì)憑證、賬簿等文件材料。（七）業(yè)務(wù)文件1.公司各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如市場調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目策劃書、技術(shù)方案、業(yè)務(wù)合同等。2.公司的產(chǎn)品資料、宣傳資料、客戶資料等文件材料。（八）其他文件1.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等文件材料。2.公司的大事記、年鑒等文件材料。三、公文歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保提交歸檔的文件材料齊全，內(nèi)容完整，簽署手續(xù)完備。對于重要文件的定稿、修改稿、附件等應(yīng)一并歸檔。（二）文件格式規(guī)范1.紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙張，字跡清晰，書寫工整，簽字蓋章齊全。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，確保文件內(nèi)容可長期保存和讀取。電子文件應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于識別和查找。（三）文件簽署規(guī)范文件應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行簽署，簽署人應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限和資格。簽署應(yīng)明確簽署日期、簽署人姓名等信息。（四）文件分類準(zhǔn)確各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)，對文件材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，確保文件歸檔的系統(tǒng)性和科學(xué)性。四、公文歸檔流程（一）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理部門。（二）文件整理1.檔案管理部門收到文件后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的附件、重復(fù)的文件等。2.對文件進(jìn)行編號、編目，編制文件目錄清單，注明文件的標(biāo)題、文號、日期、來源、保管期限等信息。（三）文件裝訂1.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。（四）文件裝盒1.將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)按照順序排列，存放在檔案架上。（五）電子文件歸檔1.電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。2.電子文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。五、公文保管期限（一）永久保管1.公司章程、規(guī)章制度、重要會議紀(jì)要等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的文件。2.公司的重大決策、重要合同協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書等文件。3.公司獲得的重要榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀等文件。（二）定期保管1.保管期限為30年的文件公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。公司的一般性會議紀(jì)要、簡報(bào)等文件。公司的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等文件。2.保管期限為10年的文件公司的一般性業(yè)務(wù)文件，如市場調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目策劃書等。公司的短期合同協(xié)議、往來函件等文件。公司的一般性通知、通報(bào)等文件。（三）保管期限的確定和調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、重要程度等因素，確定文件的保管期限。2.對于保管期限已滿的文件，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，檔案管理部門應(yīng)適時(shí)對文件的保管期限進(jìn)行調(diào)整。六、公文查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱公文檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要文件或涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司公文檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案管理部門。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、抽換等。3.查閱人員如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立公文查閱利用登記制度，對查閱利用的時(shí)間、人員、文件名稱、查閱內(nèi)容等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。七、公文銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限已滿且無保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、多余、無效的文件。3.涉及公司機(jī)密且已失去保密價(jià)值的文件。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對擬銷毀的文件進(jìn)行清理和鑒定，編制銷毀清單。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀文件時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。（三）監(jiān)銷制度1.對于重要文件的銷毀，應(yīng)實(shí)行監(jiān)銷制度，由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督