PAGE釘釘使用制度及使用規(guī)范一、總則1.目的為規(guī)范公司/組織內(nèi)部釘釘?shù)氖褂?，提高工作效率，確保信息安全與溝通順暢，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工。3.基本原則合法合規(guī)原則：釘釘?shù)氖褂帽仨毞蠂曳煞ㄒ?guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。高效工作原則：以提升工作效率、促進(jìn)業(yè)務(wù)開展為出發(fā)點(diǎn)，合理利用釘釘各項(xiàng)功能。信息安全原則：保護(hù)公司/組織及員工的信息安全，防止信息泄露、濫用等情況發(fā)生。二、賬號(hào)管理1.賬號(hào)申請與開通新員工入職時(shí)，由人力資源部門統(tǒng)一提交釘釘賬號(hào)開通申請，填寫員工基本信息，確保賬號(hào)信息準(zhǔn)確無誤。申請信息經(jīng)審核通過后，由系統(tǒng)管理員為新員工開通釘釘賬號(hào)，并告知初始密碼。員工應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)，修改初始密碼，確保賬號(hào)安全。2.賬號(hào)使用規(guī)范員工應(yīng)妥善保管個(gè)人釘釘賬號(hào)及密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。若發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常，如被盜用、無法登錄等情況，應(yīng)立即聯(lián)系系統(tǒng)管理員進(jìn)行處理，并及時(shí)修改密碼。3.賬號(hào)注銷員工離職或因其他原因不再需要使用釘釘賬號(hào)時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門。人力資源部門核實(shí)后，通知系統(tǒng)管理員進(jìn)行賬號(hào)注銷操作。賬號(hào)注銷前，員工應(yīng)確保已完成所有工作交接，且不存在未處理的重要事項(xiàng)或信息。三、功能使用規(guī)范1.即時(shí)通訊使用即時(shí)通訊功能時(shí)，應(yīng)保持禮貌、專業(yè)，語言簡潔明了，避免使用粗俗、攻擊性或不當(dāng)言辭。重要工作事項(xiàng)溝通建議采用正式的聊天記錄形式，并及時(shí)進(jìn)行截圖保存，以備后續(xù)查閱。嚴(yán)禁在工作時(shí)間內(nèi)使用即時(shí)通訊功能進(jìn)行與工作無關(guān)的閑聊，如私人生活話題、娛樂八卦等。2.工作群組加入工作群組應(yīng)遵循群組的主題和目的，不得隨意加入與工作無關(guān)的群組。在工作群組中發(fā)言應(yīng)圍繞工作內(nèi)容，積極參與討論，提供有價(jià)值的意見和建議。不得發(fā)布與工作無關(guān)的廣告、鏈接、圖片或視頻等信息。群成員應(yīng)尊重他人意見，不得在群組中進(jìn)行爭吵、詆毀或惡意攻擊等行為。對于群組中的重要信息，應(yīng)及時(shí)閱讀并給予回應(yīng)。工作群組的管理員應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)群組秩序，及時(shí)清理無關(guān)信息，確保群組交流的高效性和嚴(yán)肅性。3.審批流程發(fā)起審批流程前，應(yīng)仔細(xì)閱讀審批流程說明及相關(guān)要求，確保填寫的信息準(zhǔn)確、完整。審批流程中的各項(xiàng)字段應(yīng)如實(shí)填寫，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或故意遺漏重要信息。審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批工作，不得拖延。如對審批內(nèi)容有疑問或異議，應(yīng)及時(shí)與申請人溝通核實(shí)。對于已完成審批的流程，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注審批結(jié)果，并按照結(jié)果執(zhí)行相應(yīng)操作。4.日程管理員工應(yīng)及時(shí)更新個(gè)人日程安排，包括會(huì)議、任務(wù)、出差等信息，確保與團(tuán)隊(duì)成員的日程信息保持一致。創(chuàng)建日程時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫日程主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，以便其他人員能夠準(zhǔn)確了解日程內(nèi)容。對于重要日程，應(yīng)設(shè)置提醒功能，避免因疏忽而錯(cuò)過。同時(shí)，應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，確保按時(shí)參加日程活動(dòng)。5.文件共享文件共享應(yīng)遵循公司/組織的文件管理規(guī)定，確保文件的分類清晰、命名規(guī)范。共享文件時(shí)，應(yīng)選擇合適的共享范圍，避免文件被不必要的人員訪問。對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制共享權(quán)限。上傳至釘釘?shù)奈募?yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，不得上傳非法、違規(guī)或虛假文件。同時(shí)，應(yīng)定期清理過期或不再使用的文件，釋放存儲(chǔ)空間。四、信息安全管理1.數(shù)據(jù)保護(hù)員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的信息安全政策，保護(hù)公司/組織及客戶的數(shù)據(jù)安全。不得私自復(fù)制、傳播、泄露公司機(jī)密信息。在使用釘釘傳輸文件或信息時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的加密傳輸，避免數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。定期備份重要的工作數(shù)據(jù)，防止因系統(tǒng)故障、意外刪除等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.賬號(hào)安全防護(hù)除使用強(qiáng)密碼外，建議定期更換密碼，以提高賬號(hào)的安全性。密碼應(yīng)包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度不少于一定位數(shù)。避免在公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄釘釘賬號(hào)，如必須使用，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，如使用VPN等加密工具。注意防范網(wǎng)絡(luò)詐騙，不輕易點(diǎn)擊來自陌生來源的鏈接或下載不明文件，以免導(dǎo)致賬號(hào)被盜或信息泄露。3.信息保密協(xié)議員工在使用釘釘過程中涉及到的公司/組織機(jī)密信息，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的信息保密協(xié)議進(jìn)行管理。未經(jīng)授權(quán)，不得將公司機(jī)密信息通過釘釘或其他方式透露給外部人員。如因工作需要必須共享機(jī)密信息，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。五、溝通協(xié)作規(guī)范1.跨部門溝通跨部門溝通時(shí)，應(yīng)明確溝通目的和需求，提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料和信息，確保溝通的高效性。尊重其他部門的工作流程和職責(zé)，積極尋求協(xié)作解決方案，避免因本位主義影響工作進(jìn)展。對于跨部門合作的項(xiàng)目或任務(wù)，應(yīng)建立有效的溝通機(jī)制，定期召開會(huì)議或進(jìn)行進(jìn)度匯報(bào)，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.與上級溝通與上級溝通工作時(shí)，應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展、成果及遇到的問題。匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)條理清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，以便上級能夠全面了解工作情況。認(rèn)真聽取上級的意見和建議，對于上級安排的工作任務(wù)，應(yīng)明確工作要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如有疑問應(yīng)及時(shí)與上級溝通確認(rèn)。尊重上級的決策和指示，不得擅自更改或抵觸上級的工作安排。如對上級決策有不同意見，應(yīng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)以恰當(dāng)?shù)姆绞教岢?，供上級參考?.與下級溝通關(guān)注下級員工的工作情況，定期與下級進(jìn)行溝通交流，了解他們在工作中遇到的困難和需求，并給予及時(shí)的指導(dǎo)和支持。向下級傳達(dá)工作任務(wù)時(shí)，應(yīng)確保任務(wù)明確、要求清晰，同時(shí)給予必要的資源和權(quán)限支持。鼓勵(lì)下級員工積極提出意見和建議，營造良好的溝通氛圍。公正、客觀地評價(jià)下級員工的工作表現(xiàn)，及時(shí)給予表揚(yáng)和鼓勵(lì)，對于存在的問題應(yīng)及時(shí)指出并幫助其改進(jìn)。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司/組織設(shè)立專門的釘釘使用監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對員工釘釘?shù)氖褂们闆r進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組通過查看聊天記錄、審批流程、文件共享等方式，檢查員工是否遵守本制度及相關(guān)規(guī)定。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)記錄，并通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。2.考核辦法將釘釘?shù)氖褂们闆r納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括賬號(hào)管理、功能使用規(guī)范、信息安全管理、溝通協(xié)作等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如績效加分、榮譽(yù)證書等；對違反制度的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰，如績效扣分、警告、通報(bào)批評等。連續(xù)多次違反釘釘使用制度且拒不整改的員工，公司/組織將視情節(jié)嚴(yán)重程度給予進(jìn)一步的紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同。七、培訓(xùn)與支持1.培訓(xùn)計(jì)劃人力資源部門應(yīng)定期組織釘釘使用培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括釘釘各項(xiàng)功能的操作方法、使用技巧、信息安全知識(shí)等。根據(jù)員工的崗位需求和實(shí)際情況，制定個(gè)性化的培訓(xùn)方案，確保員工能夠熟練掌握與工作相關(guān)的釘釘功能。培訓(xùn)方式可采用線上視頻教程、線下集中培訓(xùn)、一對一輔導(dǎo)等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。2.技術(shù)支持設(shè)立專門的釘釘技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)解答員工在使用過程中遇到的技術(shù)問題。員工可通過釘釘客服、內(nèi)部技術(shù)支持熱線等方式尋求幫助。技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)及時(shí)響應(yīng)員工的問題反饋，對于常見問題應(yīng)整理成知