PAGE印章分級保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)所使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。（三）基本原則1.分級管理原則：根據(jù)印章的重要性和使用頻率，實(shí)行分級保管制度，明確各級保管責(zé)任。2.依法依規(guī)原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)使用。3.審批監(jiān)督原則：印章使用前必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，同時加強(qiáng)對印章使用過程的監(jiān)督檢查。4.安全保密原則：確保印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用或遺失，對涉及公司機(jī)密的印章使用要嚴(yán)格保密。二、印章分級及保管職責(zé)（一）印章分級1.一級印章：公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章。此類印章具有較高的法律效力和重要性，涉及公司重大決策、合同簽訂、資金收付等關(guān)鍵業(yè)務(wù)。2.二級印章：各部門章，如人力資源部章、行政部章、財務(wù)部章等。主要用于部門內(nèi)部的文件往來、業(yè)務(wù)辦理等。3.三級印章：業(yè)務(wù)專用章，如銷售專用章（用于銷售合同、訂單等）、采購專用章（用于采購合同等）、項目專用章（用于特定項目文件）等。根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際需求設(shè)置，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署。（二）保管職責(zé)1.一級印章保管職責(zé)公司公章由總經(jīng)理辦公室指定專人保管，保管人員必須具備高度的責(zé)任心和保密意識。合同專用章由合同管理部門指定專人保管，保管人員應(yīng)熟悉合同業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格按照合同審批制度進(jìn)行用印。財務(wù)專用章由財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人員必須嚴(yán)格遵守財務(wù)管理制度，確保印章使用與財務(wù)流程相符。法定代表人章由總經(jīng)理辦公室或法定代表人指定專人保管，保管人員需按照法定代表人的授權(quán)進(jìn)行用印操作。2.二級印章保管職責(zé)各部門章由部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人員負(fù)責(zé)本部門印章的日常使用和保管，確保印章使用僅限于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，并做好使用記錄。3.三級印章保管職責(zé)業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)審批程序進(jìn)行用印，確保印章使用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。三、印章使用審批流程（一）一級印章使用審批流程1.用印申請：使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：申請表提交至相關(guān)審核部門，如涉及合同用印，由合同管理部門審核合同條款；涉及財務(wù)事項，由財務(wù)部審核資金流向等。審核部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.審批：根據(jù)公司授權(quán)，由相應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批。一般事項由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批。4.用?。簩徟ㄟ^后，保管人員對照申請表及相關(guān)文件進(jìn)行用印，并在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印時間、用印事項、文件名稱及編號、用印份數(shù)、審批人簽字等信息。（二）二級印章使用審批流程1.用印申請：使用人填寫《印章使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況進(jìn)行審批，審批通過后即可用印。保管人員做好使用記錄。（三）三級印章使用審批流程1.用印申請：使用人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明業(yè)務(wù)事項及用印文件情況，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字。2.審批：根據(jù)業(yè)務(wù)審批權(quán)限，由業(yè)務(wù)部門內(nèi)部相關(guān)人員或上級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，保管人員進(jìn)行用印并記錄。四、印章保管要求（一）存放環(huán)境1.一級印章應(yīng)存放在專門的保險柜中，保險柜應(yīng)放置在安全、保密的房間內(nèi)，房間應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能。2.二級印章和三級印章應(yīng)存放在有鎖的文件柜或抽屜中，文件柜或抽屜應(yīng)放置在相對安全的辦公區(qū)域。（二）保管人員要求1.印章保管人員必須是公司正式員工，品行端正，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，具備良好保密意識。2.保管人員應(yīng)定期參加公司組織的印章管理培訓(xùn)及相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，熟悉印章管理規(guī)定和使用流程。3.保管人員不得擅自將印章交予他人代管，如因特殊原因需要臨時交接，必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人同意，并做好交接記錄。（三）日常檢查1.保管人員應(yīng)每日對所保管的印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損，存放位置安全。2.定期對印章進(jìn)行全面檢查，包括印章的外觀、使用磨損情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。（四）印章遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)印章遺失，保管人員應(yīng)立即報告部門負(fù)責(zé)人，并在公司內(nèi)部發(fā)布遺失聲明。2.同時，及時向公安機(jī)關(guān)報案，并采取措施防止因印章遺失可能造成的風(fēng)險，如通知相關(guān)業(yè)務(wù)合作伙伴、銀行等。3.根據(jù)公司規(guī)定，對遺失印章的保管人員進(jìn)行相應(yīng)處罰，并重新刻制印章。五、印章使用規(guī)范（一）用印范圍1.公司各類文件、報告、報表、合同、協(xié)議、函件等正式文件，必須加蓋相應(yīng)印章方可生效。2.涉及公司對外投資、融資、擔(dān)保、重大資產(chǎn)處置等重大事項的文件，必須加蓋公司公章或相關(guān)專用章。3.員工個人因工作需要開具的證明、介紹信等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可加蓋相應(yīng)部門章。（二）用印方式1.原則上應(yīng)使用紅色印泥蓋印，確保印章清晰、端正、完整。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要先加蓋印章的，必須在蓋章后立即填寫相關(guān)內(nèi)容，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。（三）用印份數(shù)嚴(yán)格按照用印申請中的份數(shù)進(jìn)行用印，不得擅自增減用印份數(shù)。如因特殊原因需要增加用印份數(shù)，必須重新提交用印申請并經(jīng)審批。（四）用印位置印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的蓋章位置，確保印章與文件內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。如文件沒有明確規(guī)定蓋章位置，應(yīng)加蓋在文件落款處或其他適當(dāng)位置。六、印章停用與銷毀（一）印章停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布印章停用通知。2.停用印章應(yīng)及時收回，交回保管部門妥善保管。（二）印章銷毀1.對于已停用的印章，由保管部門填寫《印章銷毀申請表》詳細(xì)說明印章停用原因、銷毀方式等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)方式，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、參與人員等，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.銷毀后的印章應(yīng)妥善保存銷毀記錄，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對印章管理情況進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)檢查印章保管、使用審批流程的執(zhí)行情況、用印記錄的完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督檢查1.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門印章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保印章使用符合規(guī)定，保管人員履行職責(zé)。2.總經(jīng)理辦公室定期對公司印章管理情況進(jìn)行全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行通報，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章分級保管制度規(guī)范的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因印章管理不善導(dǎo)致公司遭