2026年機器人集成公司郵箱使用管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司郵箱使用行為，保障公司信息安全，維護公司合法權益，提高工作效率，根據(jù)國家相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、實習人員及其他在公司工作的人員。第三條基本原則公司郵箱使用遵循"安全第一、規(guī)范使用、保密為先、責任到人"的原則，確保公司信息資產(chǎn)安全。第四條管理職責公司信息技術部門負責郵箱系統(tǒng)的建設、維護和管理工作，人力資源部門負責郵箱賬號的申請審批流程管理，各部門負責人負責本部門員工郵箱使用的監(jiān)督管理。第二章郵箱賬號管理第五條賬號申請新員工入職后，由所在部門負責人提出申請，填寫《郵箱賬號開通申請表》，經(jīng)人力資源部門審核后，由信息技術部門統(tǒng)一開通郵箱賬號。第六條賬號命名規(guī)則公司郵箱賬號采用統(tǒng)一命名規(guī)則，格式為：姓名拼音全拼@公司域名。對于姓名拼音相同的員工，在姓名拼音后添加部門縮寫或數(shù)字序號進行區(qū)分。第七條密碼管理郵箱密碼設置應符合以下要求：（一）密碼長度不少于10位，包含大小寫字母、數(shù)字和特殊字符；（二）不得使用與個人信息相關的簡單密碼，如生日、電話號碼、姓名拼音等；（三）密碼每90天必須更換一次，且更換的密碼與前三次使用的密碼不得重復；（四）員工應妥善保管郵箱密碼，不得告知他人，包括同事、親友等；（五）如發(fā)現(xiàn)密碼泄露或賬號異常，應立即通知信息技術部門并更換密碼。第八條賬號變更與注銷員工崗位調動時，應及時申請變更郵箱權限；員工離職時，人力資源部門應在離職手續(xù)辦理完畢后立即通知信息技術部門注銷其郵箱賬號，并對郵箱內的重要郵件進行備份或移交。第三章郵箱使用規(guī)范第九條使用范圍公司郵箱僅限用于工作相關事務，包括但不限于：（一）公司內部溝通協(xié)作；（二）與客戶、供應商等外部合作伙伴的業(yè)務往來；（三）接收和發(fā)送工作相關的文件資料；（四）其他與工作相關的合法活動。第十條禁止行為嚴禁使用公司郵箱從事以下活動：（一）發(fā)送與工作無關的郵件，包括但不限于私人聊天、廣告宣傳、垃圾郵件等；（二）傳播違法違規(guī)信息，包括但不限于色情、暴力、恐怖、賭博、詐騙等內容；（三）泄露公司商業(yè)秘密、技術機密、客戶信息等敏感信息；（四）發(fā)送惡意軟件、病毒或其他可能損害公司信息系統(tǒng)的內容；（五）冒用他人名義發(fā)送郵件；（六）其他違反法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的行為。第十一條郵件內容規(guī)范發(fā)送郵件時應遵守以下規(guī)范：（一）郵件主題應簡明扼要，準確反映郵件內容；（二）郵件正文應語言文明、表達清晰、邏輯嚴謹；（三）重要郵件應進行備份，并保留相關發(fā)送記錄；（四）發(fā)送包含敏感信息的郵件時，應使用公司指定的加密方式；（五）不得在郵件中使用不文明語言或攻擊性言論。第十二條附件管理發(fā)送郵件附件時應注意以下事項：（一）附件應與郵件內容相關，不得發(fā)送與工作無關的文件；（二）重要文件應進行加密處理，并通過安全渠道告知收件人密碼；（三）附件大小應控制在系統(tǒng)規(guī)定范圍內，超大文件應使用公司指定的文件傳輸方式；（四）發(fā)送前應檢查附件是否完整，避免遺漏或錯誤。第四章信息安全與保密第十三條保密責任員工應嚴格遵守公司保密制度，對通過郵箱接觸到的公司機密信息、客戶信息、技術資料等負有保密義務，不得向任何未經(jīng)授權的第三方泄露。第十四條敏感信息處理涉及以下敏感信息的郵件，應采取相應的保密措施：（一）公司核心技術資料、研發(fā)成果、專利信息；（二）客戶商業(yè)信息、技術需求、合作細節(jié)；（三）公司財務數(shù)據(jù)、人事信息、戰(zhàn)略規(guī)劃；（四）其他經(jīng)公司認定的敏感信息。處理上述信息時，應使用公司加密郵件系統(tǒng)，并在郵件中標注保密級別。第十五條外部郵件處理接收外部郵件時，應注意以下事項：（一）謹慎對待陌生郵件，尤其是包含附件或鏈接的郵件；（二）不要隨意點擊可疑鏈接或下載不明附件；（三）發(fā)現(xiàn)可疑郵件應立即報告信息技術部門；（四）對外發(fā)送郵件前，應確認收件人地址的準確性，避免誤發(fā)。第十六條設備安全使用郵箱時應注意設備安全：（一）不得在公共設備或非公司設備上登錄公司郵箱；（二）使用完畢后應及時退出郵箱登錄；（三）定期檢查設備安全，確保沒有惡意軟件或病毒；（四）移動設備丟失或被盜時，應立即通知信息技術部門凍結郵箱賬號。第五章監(jiān)督管理第十七條監(jiān)控機制公司信息技術部門有權對郵箱使用情況進行必要的監(jiān)控，包括但不限于郵件內容、發(fā)送接收記錄、登錄日志等，以保障公司信息安全。第十八條定期檢查信息技術部門應定期對郵箱系統(tǒng)進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。各部門負責人應定期對本部門員工郵箱使用情況進行檢查和指導。第十九條安全培訓公司應定期組織郵箱安全使用培訓，提高員工的安全意識和操作技能。新員工入職時必須接受郵箱安全使用培訓。第二十條應急處理發(fā)生郵箱安全事件時，應立即采取以下措施：（一）立即報告信息技術部門和直接上級；（二）保存相關證據(jù)，包括郵件內容、發(fā)送接收記錄等；（三）配合公司進行調查和處理；（四）采取必要措施防止事件擴大。第六章違規(guī)處理第二十一條違規(guī)認定違反本制度規(guī)定的行為，由信息技術部門和人力資源部門共同認定。員工對認定結果有異議的，可以向公司申訴委員會提出申訴。第二十二條處理措施根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，公司將采取以下處理措施：（一）輕微違規(guī)：給予口頭警告或書面警告，要求限期整改；（二）一般違規(guī)：給予通報批評，扣發(fā)績效獎金，暫停郵箱使用權限1-7天；（三）嚴重違規(guī)：給予記過處分，降職或調崗，暫停郵箱使用權限1-3個月；（四）特別嚴重違規(guī)：解除勞動合同，追究經(jīng)濟賠償責任，涉嫌違法的移交司法機關處理。第二十三條責任追究因違規(guī)使用郵箱給公司造成經(jīng)濟損失的，員工應承擔相應的賠償責任。部門負責人對本部門員工郵箱使用管理不善的，應承擔相應的領導責任。第二十四條獎勵機制對嚴格遵守本制度，在郵箱安全使用方面表現(xiàn)突出的員工，公司將給予表彰和獎勵。及時發(fā)現(xiàn)并報告安全隱患的員工，將