PAGE行政復(fù)議檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政復(fù)議檔案室的管理，確保行政復(fù)議檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在行政復(fù)議工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度規(guī)范適用于本單位行政復(fù)議檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則行政復(fù)議檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自截留、分散或銷毀檔案。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映行政復(fù)議工作的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋行政復(fù)議案件從受理到結(jié)案的各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善行政復(fù)議檔案室的各項(xiàng)管理制度。2.負(fù)責(zé)行政復(fù)議檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)行政復(fù)議案件文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案室的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的利用和鑒定等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、上架、借閱登記等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.積極開(kāi)展檔案信息化工作，提高檔案管理的信息化水平。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政復(fù)議案件受理階段的文件材料，包括申請(qǐng)書(shū)、受理通知書(shū)、答復(fù)通知書(shū)等。2.行政復(fù)議案件審理階段的文件材料，包括被申請(qǐng)人的答復(fù)書(shū)、證據(jù)材料、聽(tīng)證筆錄、調(diào)查筆錄等。3.行政復(fù)議案件決定階段的文件材料，包括行政復(fù)議決定書(shū)、送達(dá)回證等。4.與行政復(fù)議案件有關(guān)的其他文件材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)的批示、內(nèi)部討論記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)行政復(fù)議案件文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于正在辦理的行政復(fù)議案件，文件材料應(yīng)隨案件辦理進(jìn)程及時(shí)收集。2.行政復(fù)議案件結(jié)案后，承辦部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的檔案移交檔案室。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按行政復(fù)議案件的年份進(jìn)行分類，如[具體年份]。2.在年份分類下，再按案件類型進(jìn)行細(xì)分，如行政處罰復(fù)議案件、行政許可復(fù)議案件等。3.每個(gè)案件單獨(dú)組成一卷，卷內(nèi)文件材料按照文件形成的先后順序排列。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+案件類型代碼+流水號(hào)”的形式，如“2023CFXZ001”，其中“2023”表示年份，“CFXZ”表示行政處罰復(fù)議案件類型代碼，“001”表示流水號(hào)。2.案件類型代碼由檔案室統(tǒng)一制定和管理，確保編號(hào)的唯一性和規(guī)范性。（四）裝訂要求1.卷內(nèi)文件材料應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.裝訂線外應(yīng)保持整齊，不得壓字、壓圖。（五）編目1.編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。2.編寫(xiě)備考表，注明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。3.制作檔案封面，封面應(yīng)包括全宗名稱、年度、保管期限、檔案號(hào)、案卷題名等內(nèi)容。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案存放1.按照檔案編號(hào)順序排列檔案，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，以便于后續(xù)的鑒定和銷毀工作。（四）檔案保管期限1.行政復(fù)議檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的行政復(fù)議決定書(shū)等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般的行政復(fù)議案件檔案。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，如一些臨時(shí)性的文件材料。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全防范措施。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的應(yīng)辦理登記手續(xù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。六、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱行政復(fù)議檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱行政復(fù)議檔案。3.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱行政復(fù)議檔案，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以查閱。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。4.查閱人不得擅自涂改、抽取或銷毀檔案內(nèi)容，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)行政復(fù)議檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)及方法1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.采用直接鑒定法逐件逐頁(yè)地對(duì)檔案進(jìn)行審查，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)本單位負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。八、檔案銷毀（一）銷毀方式1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)