PAGE臺賬會議記錄規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織的規(guī)范化管理，確保臺賬會議記錄的準確性、完整性和可追溯性，提高工作效率，促進信息溝通與協(xié)作，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及臺賬會議記錄的部門和人員。（三）基本原則1.真實準確原則：臺賬會議記錄應如實反映會議內(nèi)容，確保信息真實可靠，不得虛報、瞞報或篡改。2.完整全面原則：記錄應涵蓋會議的各個方面，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決議事項等，確保無重要信息遺漏。3.及時高效原則：會議結束后應及時進行記錄，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整理和歸檔，以便及時傳達會議精神和落實決議事項。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：記錄格式、用語等應保持規(guī)范統(tǒng)一，便于查閱和管理。二、臺賬會議記錄的內(nèi)容要求（一）會議基本信息1.會議主題：明確會議討論的核心內(nèi)容，應簡潔明了，能夠準確概括會議主旨。2.會議時間：記錄具體的年、月、日、時、分，精確到會議開始和結束時間。3.會議地點：詳細記錄會議召開的具體地點，包括樓層、房間號等。4.參會人員：列出所有參會人員的姓名、部門及職務，如有缺席人員應注明原因。（二）會議議程按照會議實際進行的順序，依次記錄各項議程的標題和簡要內(nèi)容，明確議程的推進情況。（三）討論內(nèi)容1.發(fā)言記錄：詳細記錄每位發(fā)言人的姓名、發(fā)言內(nèi)容要點。對于重要觀點、關鍵數(shù)據(jù)、決策依據(jù)等應逐字記錄，確保準確無誤。2.討論過程：記錄討論中的不同觀點、分歧意見以及如何進行協(xié)調(diào)和溝通的過程，展現(xiàn)會議的動態(tài)性。3.相關案例及數(shù)據(jù)：如有引用相關案例或數(shù)據(jù)來支持討論觀點，應準確記錄案例的背景、經(jīng)過和結果，以及數(shù)據(jù)的來源、具體數(shù)值等。（四）決議事項1.明確決議內(nèi)容：清晰記錄會議達成的各項決議，包括工作任務、責任分工、時間節(jié)點、質量標準等具體要求。2.決議責任人：確定每項決議的負責執(zhí)行人員，確保責任落實到人。3.決議跟蹤機制：建立決議跟蹤的方式和頻率，明確由誰負責跟蹤決議的執(zhí)行情況，以及如何向上匯報進展。（五）其他事項1.重要建議和意見：記錄會議中提出的對公司/組織發(fā)展、工作改進等有價值的建議和意見，包括提出人及具體內(nèi)容。2.臨時動議：記錄會議過程中臨時提出的議題及討論結果。3.下一步行動計劃：除決議事項外，如有其他需要后續(xù)跟進的行動計劃，應詳細記錄其內(nèi)容、負責人和時間安排。三、臺賬會議記錄的格式規(guī)范（一）頁面設置1.紙張大?。航y(tǒng)一采用A4紙。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均設置為2.5厘米。（二）字體字號1.標題：一般采用二號黑體字，居中顯示，簡潔概括會議主題。2.正文：采用四號宋體字，行間距設置為固定值22磅，保證文檔的清晰易讀。（三）段落格式1.首行縮進：正文段落首行縮進2個字符。2.對齊方式：標題居中對齊，正文兩端對齊。（四）編號與層次1.編號：對于會議記錄的不同部分，如會議基本信息、議程、討論內(nèi)容等，可以采用不同的編號方式進行區(qū)分，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，層次分明，便于查閱。2.層次分明：按照重要程度和邏輯關系，合理劃分內(nèi)容層次，使記錄結構清晰，易于理解。例如，對于決議事項，可以按照重要性或執(zhí)行先后順序進行排列，并分別編號。（五）表格與圖表1.表格：如會議中涉及到數(shù)據(jù)統(tǒng)計、任務分配等需要使用表格展示的內(nèi)容，應制作規(guī)范的表格，表格標題應簡潔明了，表格內(nèi)文字應清晰準確，確保數(shù)據(jù)的一致性和可讀性。2.圖表：對于有助于說明會議討論內(nèi)容的圖表，如流程圖、柱狀圖、餅圖等，應在記錄中適當位置插入，并配以簡潔的文字說明，解釋圖表的含義和與會議內(nèi)容的關聯(lián)。圖表應保證清晰、準確，能夠直觀地反映相關信息。四、臺賬會議記錄的撰寫與審核（一）撰寫要求1.客觀記錄：記錄人員應秉持客觀公正的態(tài)度，如實記錄會議內(nèi)容，不得加入個人主觀意見或評論。2.語言簡潔：使用簡潔明了的語言表達會議信息，避免冗長、復雜的句子和表述，確保記錄內(nèi)容易于理解。3.字跡清晰：手寫記錄時應字跡工整、清晰，易于辨認；電子記錄時應保證格式規(guī)范、排版整齊。（二）審核流程1.自我審核：記錄人員完成記錄初稿后，應首先進行自我審核，檢查記錄內(nèi)容是否完整、準確，格式是否符合規(guī)范要求，語言表達是否清晰流暢。2.交叉審核：對于重要會議的記錄，可安排其他相關人員進行交叉審核。審核人員應從不同角度對記錄進行審查，重點關注記錄的準確性、完整性以及對決議事項的理解是否清晰。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與記錄人員溝通并進行修改。3.最終審核：記錄經(jīng)自我審核和交叉審核無誤后，提交給會議主持人或相關負責人進行最終審核。會議主持人或負責人應對記錄的整體質量進行把關，確保記錄能夠準確反映會議精神和決議事項，審核通過后在記錄上簽字確認。五、臺賬會議記錄的存儲與管理（一）存儲方式1.紙質存儲：對于手寫的會議記錄，應及時整理并裝訂成冊，按照年份和會議類型進行分類存放，存放在專門的文件柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風，便于查閱。2.電子存儲：電子記錄應使用統(tǒng)一的文件命名規(guī)則，按照年份、月份、會議主題等信息進行命名，便于快速查找。存儲在公司/組織指定的電子文檔管理系統(tǒng)中，設置相應的權限，確保只有授權人員能夠訪問和查看。同時，應定期對電子記錄進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲期限根據(jù)公司/組織的實際情況和相關法律法規(guī)要求，確定臺賬會議記錄的存儲期限。一般重要會議記錄應至少保存[X]年，涉及重要業(yè)務決策、合同協(xié)議等相關會議記錄應長期保存。（三）檢索與查閱1.檢索方式：建立完善的檢索機制，無論是紙質記錄還是電子記錄，都應便于快速檢索。對于紙質記錄，可建立索引目錄，標注會議主題、時間、頁碼等關鍵信息；對于電子記錄，利用文檔管理系統(tǒng)的搜索功能，通過關鍵詞搜索等方式快速定位所需記錄。2.查閱權限：明確不同人員對臺賬會議記錄的查閱權限。一般情況下，參會人員可在工作需要時查閱與其參與會議相關的記錄；涉及特定業(yè)務或項目的人員，經(jīng)授權可查閱相關會議記錄；對于公司/組織管理層及特定部門，可根據(jù)工作需要查閱一定范圍內(nèi)的會議記錄。查閱記錄時應進行登記，注明查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（四）借閱與歸還1.借閱流程：如因工作需要借閱臺賬會議記錄，借閱人應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱記錄名稱、預計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應在借閱申請表上記錄借閱相關信息，并提供記錄的復印件或電子副本（根據(jù)實際情況確定）。2.歸還要求：借閱人應在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將記錄歸還檔案管理部門。歸還時，檔案管理部門應對記錄進行檢查，確保記錄完好無損，如有損壞或遺失，借閱人應承擔相應責任。六、臺賬會議記錄的保密規(guī)定（一）保密范圍臺賬會議記錄中涉及的公司/組織機密信息、商業(yè)秘密、敏感信息等均屬于保密范圍。具體包括但不限于未公開的業(yè)務數(shù)據(jù)、市場策略、技術方案、客戶信息、內(nèi)部管理決策等內(nèi)容。（二）保密措施1.人員管理：對參與臺賬會議記錄工作的人員進行保密培訓，明確保密責任和義務，簽訂保密協(xié)議，確保其具備保密意識和能力。2.存儲保密：紙質記錄應存放在安全保密的文件柜中，限制無關人員接觸；電子記錄應設置嚴格的訪問權限，采用加密存儲等技術手段，防止信息泄露。3.查閱限制：嚴格按照查閱權限控制對臺賬會議記錄的查閱，對涉及保密內(nèi)容的記錄，應在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員不違規(guī)復制、傳播或泄露信息。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)有違反臺賬會議記錄保密規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等