PAGE生產(chǎn)開發(fā)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)開發(fā)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)開發(fā)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)開發(fā)活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于項目立項文件、技術(shù)資料、實驗數(shù)據(jù)、生產(chǎn)記錄、設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理部門負責對生產(chǎn)開發(fā)檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映生產(chǎn)開發(fā)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于生產(chǎn)開發(fā)人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司生產(chǎn)開發(fā)檔案管理的各項規(guī)章制度。3.負責公司生產(chǎn)開發(fā)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.對公司各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。5.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。（二）各部門職責1.負責本部門生產(chǎn)開發(fā)檔案的收集、整理和移交工作。2.配合檔案管理部門做好檔案的歸檔、保管和利用工作。3.對本部門形成的檔案進行分類、編號和裝訂，確保檔案的規(guī)范整齊。4.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等。3.對檔案進行分類、編號和編目，建立檔案檢索工具，方便查閱利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。5.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目立項階段：項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)、項目預(yù)算等。2.技術(shù)研發(fā)階段：技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、專利申請文件等。3.生產(chǎn)階段：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備運行記錄等。4.產(chǎn)品銷售階段：銷售合同、客戶反饋意見、市場調(diào)研報告等。5.其他與生產(chǎn)開發(fā)相關(guān)的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在生產(chǎn)開發(fā)活動結(jié)束后及時將相關(guān)檔案收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，確保檔案的質(zhì)量。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、時間、內(nèi)容等進行分類，確保檔案分類合理、便于管理。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和識別。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，方便查閱利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個月內(nèi)歸檔。2.其他定期形成的檔案應(yīng)在次年[X]月底前歸檔。3.臨時性檔案應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理人員將歸檔的檔案按照分類和編號順序上架存放。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要生產(chǎn)經(jīng)營活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為[X]年、[X]年、[X]年三種，根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定保管期限。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱檔案，但須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）利用程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案，不得在檔案上圈劃、批注或污損。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和技術(shù)專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值。2.檔案的保管期限是否已滿。3.檔案是否重復(fù)或已被其他檔案替代。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門組織對銷毀清單上的檔案進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司生產(chǎn)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準確地查找所需檔案。4.檔案利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、下載等功能。5.系統(tǒng)維護：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)符合國家有關(guān)標準和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量。2.檔案信息錄入