展會(huì)宣傳用品采購計(jì)劃書為保障2024年科技創(chuàng)新成果展（以下簡稱“展會(huì)”）的宣傳推廣效果，精準(zhǔn)觸達(dá)目標(biāo)參展群體、傳遞展會(huì)核心價(jià)值，結(jié)合展會(huì)規(guī)模（預(yù)計(jì)專業(yè)觀眾3000人次、參展商200家）、受眾特征（科技領(lǐng)域從業(yè)者、投資機(jī)構(gòu)、高校科研人員）及宣傳目標(biāo)（提升品牌辨識(shí)度、激發(fā)參與意愿、強(qiáng)化行業(yè)影響力），特制定本宣傳用品采購計(jì)劃，以規(guī)范采購流程、優(yōu)化資源配置、確保宣傳物料及時(shí)到位且質(zhì)量達(dá)標(biāo)。一、采購背景與目標(biāo)本次展會(huì)以“科技賦能未來，創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展”為主題，聚焦人工智能、生物醫(yī)藥、新能源等前沿領(lǐng)域。采購宣傳用品需達(dá)成以下目標(biāo)：1.以視覺統(tǒng)一的宣傳物料強(qiáng)化品牌記憶，提升展會(huì)辨識(shí)度；2.高效傳遞展會(huì)亮點(diǎn)（如前沿技術(shù)展示、高端論壇、商貿(mào)對(duì)接），激發(fā)觀眾參與意愿；3.兼顧成本控制與效果最大化，保障宣傳物料的實(shí)用性、傳播性與環(huán)保性。二、采購清單及需求說明結(jié)合展會(huì)宣傳場景（會(huì)前預(yù)熱、現(xiàn)場引流、會(huì)后傳播），將宣傳用品分為五大類，具體需求及數(shù)量估算依據(jù)如下：（一）印刷類宣傳品宣傳折頁：介紹展會(huì)概況、參展亮點(diǎn)、參觀指南，預(yù)計(jì)印制5000份（依據(jù)預(yù)計(jì)觀眾流量×1.2倍冗余量），采用157g銅版紙，要求色彩還原度高、圖文排版清晰（重點(diǎn)突出“十大前沿技術(shù)展區(qū)”“院士論壇”等核心信息）。展會(huì)手冊（會(huì)刊）：收錄參展商名錄、產(chǎn)品/服務(wù)介紹、論壇日程，預(yù)計(jì)印制800本（參展商數(shù)量×3+專業(yè)觀眾預(yù)留量），采用騎馬釘裝訂，內(nèi)頁128g啞粉紙（提升閱讀質(zhì)感），封面250g銅版紙覆亞膜（防污耐磨）。主題海報(bào)：用于場館內(nèi)外、合作商圈的線下宣傳，設(shè)計(jì)突出展會(huì)主題與視覺符號(hào)（如“科技之眼”LOGO），預(yù)計(jì)制作80張（按場館宣傳點(diǎn)位+30家合作渠道投放量估算），尺寸為A0（841mm×1189mm），材質(zhì)選用PP背膠（防水防曬、易張貼）。（二）展示類宣傳品易拉寶：用于展會(huì)現(xiàn)場入口、通道、展位周邊的導(dǎo)覽與宣傳，預(yù)計(jì)采購60個(gè)（按場館動(dòng)線規(guī)劃30個(gè)點(diǎn)位，每個(gè)點(diǎn)位配置2個(gè)），畫面設(shè)計(jì)適配80cm×200cm展架，支架選用鋁合金（穩(wěn)固輕便、畫面更換便捷）。展示立牌：用于展位內(nèi)產(chǎn)品介紹、活動(dòng)預(yù)告，預(yù)計(jì)制作300個(gè)（參展商展位數(shù)量×1.5+組委會(huì)功能區(qū)），尺寸為A3（297mm×420mm），材質(zhì)為亞克力（畫面高清、支架防滑）。（三）禮品類宣傳品定制U盤：印有展會(huì)LOGO的32G金屬U盤，用于重要嘉賓、參展商核心人員的伴手禮，預(yù)計(jì)采購300份（嘉賓+參展商核心人員數(shù)量），要求材質(zhì)環(huán)保、設(shè)計(jì)簡約（如“科技之眼”鏤空造型），突出品牌標(biāo)識(shí)。實(shí)用帆布袋：用于觀眾收納宣傳資料，印制展會(huì)LOGO與主題Slogan，預(yù)計(jì)采購2000個(gè)（按預(yù)計(jì)觀眾流量×0.8倍估算），材質(zhì)為帆布（承重強(qiáng)、印刷清晰，兼顧環(huán)保理念）。（四）數(shù)字化宣傳品電子邀請函（H5）：包含展會(huì)信息、報(bào)名入口、地圖導(dǎo)航，定制設(shè)計(jì)（融入“科技之眼”視覺符號(hào)），預(yù)計(jì)制作1套，要求交互流暢（支持一鍵報(bào)名、導(dǎo)航跳轉(zhuǎn)）、適配移動(dòng)端，支持?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（報(bào)名量、轉(zhuǎn)發(fā)量）。短視頻宣傳：30秒預(yù)熱短視頻（展現(xiàn)往屆精彩、本屆亮點(diǎn)）、60秒現(xiàn)場花絮視頻，預(yù)計(jì)制作2條，要求畫面高清（4K分辨率）、節(jié)奏緊湊、配樂貼合科技感主題。（五）輔助類宣傳品簽到墻：桁架+噴繪（尺寸6m×3m），用于現(xiàn)場簽到合影，預(yù)計(jì)1套，要求安裝便捷、視覺醒目（融入展會(huì)主題色彩與LOGO）。指引標(biāo)識(shí)：如“觀眾入口”“論壇區(qū)”“洽談區(qū)”等方向牌，預(yù)計(jì)制作20個(gè)（按場館功能分區(qū)數(shù)量），材質(zhì)為PVC板（字體清晰、安裝牢固）。三、預(yù)算規(guī)劃本次采購預(yù)算總額預(yù)計(jì)為8.5萬元（不含稅），分項(xiàng)目預(yù)算及編制依據(jù)如下：類別子項(xiàng)數(shù)量單價(jià)（元）小計(jì)（元）編制依據(jù)-------------------------------------------------------------------------------------------------印刷類宣傳折頁5000份1.26000市場均價(jià)（參考3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)均值）印刷類展會(huì)手冊800本15____往期展會(huì)成本×1.1（考慮物價(jià)漲幅）展示類易拉寶60個(gè)804800材質(zhì)成本+設(shè)計(jì)費(fèi)+安裝費(fèi)禮品類定制U盤300份35____品牌定制供應(yīng)商報(bào)價(jià)禮品類實(shí)用帆布袋2000個(gè)8____批量采購議價(jià)后單價(jià)數(shù)字化類電子邀請函1套50005000設(shè)計(jì)公司服務(wù)報(bào)價(jià)數(shù)字化類短視頻宣傳2條8000____影視工作室報(bào)價(jià)（含腳本、拍攝、剪輯）輔助類簽到墻1套20002000桁架租賃+噴繪制作成本輔助類指引標(biāo)識(shí)20個(gè)501000亞克力板材+印刷成本**預(yù)備費(fèi)**———8500總預(yù)算×10%（應(yīng)對(duì)突發(fā)需求/價(jià)格波動(dòng)）四、供應(yīng)商選擇策略采用“資質(zhì)篩選+樣品評(píng)估+綜合比價(jià)”的供應(yīng)商選擇流程，確保產(chǎn)品質(zhì)量、成本可控及服務(wù)響應(yīng)及時(shí)：1.資質(zhì)篩選：優(yōu)先選擇成立滿3年、服務(wù)過同類型科技展會(huì)、具備印刷/制作資質(zhì)（如印刷經(jīng)營許可證）的供應(yīng)商，通過企業(yè)官網(wǎng)、行業(yè)口碑、案例庫初步篩選出5-8家候選。2.樣品評(píng)估：向候選供應(yīng)商發(fā)送需求小樣（如宣傳折頁設(shè)計(jì)稿、U盤樣品圖），要求提供實(shí)物樣品或設(shè)計(jì)效果圖，重點(diǎn)評(píng)估印刷精度、材質(zhì)質(zhì)感、工藝細(xì)節(jié)（如U盤LOGO印制清晰度）。3.綜合比價(jià)：要求供應(yīng)商提供詳細(xì)報(bào)價(jià)單（含單價(jià)、數(shù)量、總價(jià)、交貨期、售后條款），對(duì)比價(jià)格（40%）、質(zhì)量（30%）、服務(wù)（20%，含交貨周期、應(yīng)急響應(yīng)）、案例匹配度（10%），最終選定3-5家核心供應(yīng)商分項(xiàng)目合作。五、采購執(zhí)行流程（一）需求確認(rèn)與方案優(yōu)化由展會(huì)宣傳組牽頭，聯(lián)合招商、運(yùn)營部門梳理宣傳需求，明確物料的設(shè)計(jì)風(fēng)格（科技感+商務(wù)風(fēng)）、核心傳遞信息（如“十大前沿技術(shù)展區(qū)”“院士論壇”），形成《宣傳用品需求清單》。邀請?jiān)O(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)（外部合作）完成物料設(shè)計(jì)初稿，經(jīng)組委會(huì)評(píng)審后確定終稿，同步輸出制作規(guī)格（如尺寸、材質(zhì)、工藝要求）。（二）供應(yīng)商詢價(jià)與談判針對(duì)報(bào)價(jià)差異較大的項(xiàng)目（如定制U盤、短視頻制作），組織現(xiàn)場談判，明確成本構(gòu)成（如印刷品的紙張成本、設(shè)計(jì)費(fèi)占比），爭取批量采購折扣或增值服務(wù)（如免費(fèi)設(shè)計(jì)調(diào)整、延長質(zhì)保期）。（三）合同簽訂與履約管理選定供應(yīng)商后，簽訂正式采購合同，明確以下條款：交貨期：分批次交貨（如印刷品提前15天、展示架提前10天、禮品提前7天），逾期違約金（每日扣除合同額的0.5%）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：以樣品/設(shè)計(jì)稿為驗(yàn)收依據(jù)，明確退換貨條件（如印刷色差超過行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)±5%可退換）；付款方式：預(yù)付款30%，到貨驗(yàn)收合格后付65%，質(zhì)保金5%（展會(huì)結(jié)束后無質(zhì)量問題付清）。設(shè)立采購臺(tái)賬，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度，每周溝通一次，確保交貨期可控。（四）驗(yàn)收與付款到貨后，由宣傳組、運(yùn)營組聯(lián)合驗(yàn)收：印刷品：抽查10%數(shù)量，檢查色彩、排版、紙張克重是否符合要求；展示類：測試展架穩(wěn)固性、畫面安裝平整度；禮品類：檢查LOGO印制精度、材質(zhì)手感；數(shù)字化產(chǎn)品：測試H5交互、視頻畫質(zhì)與音效。驗(yàn)收合格后，按合同約定支付款項(xiàng)，留存質(zhì)保金至展會(huì)結(jié)束后15天，確認(rèn)無質(zhì)量問題后結(jié)清。六、質(zhì)量管控措施1.標(biāo)準(zhǔn)前置：在設(shè)計(jì)階段明確質(zhì)量要求（如印刷色值CMYK參數(shù)、U盤材質(zhì)環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)），形成《宣傳用品質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》，作為合同附件與驗(yàn)收依據(jù)。2.過程抽檢：供應(yīng)商生產(chǎn)過程中，不定期要求提供生產(chǎn)照片或視頻（如印刷機(jī)臺(tái)作業(yè)、U盤開模過程），關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如印刷調(diào)色、LOGO印制）可現(xiàn)場監(jiān)工。3.到貨驗(yàn)收：嚴(yán)格執(zhí)行“雙人驗(yàn)收+拍照留檔”，不合格品立即退回并要求供應(yīng)商48小時(shí)內(nèi)補(bǔ)發(fā)，補(bǔ)發(fā)產(chǎn)生的費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)。七、時(shí)間進(jìn)度安排結(jié)合展會(huì)籌備節(jié)點(diǎn)（開展前30天完成宣傳預(yù)熱），制定采購時(shí)間軸：階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)核心任務(wù)------------------------------------------------------------------需求調(diào)研期開展前45天確定宣傳主題、設(shè)計(jì)風(fēng)格，梳理需求清單供應(yīng)商篩選期開展前40-35天完成供應(yīng)商篩選、樣品評(píng)估、比價(jià)談判設(shè)計(jì)制作期開展前35-15天同步推進(jìn)物料設(shè)計(jì)、供應(yīng)商生產(chǎn)交付驗(yàn)收期開展前15-5天分批到貨驗(yàn)收，問題物料退換補(bǔ)發(fā)現(xiàn)場部署期開展前5-1天完成宣傳物料的現(xiàn)場安裝、調(diào)試八、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案1.供應(yīng)商延遲交貨：與核心供應(yīng)商簽訂“逾期賠付”條款，同時(shí)篩選1-2家備選供應(yīng)商，預(yù)留5天應(yīng)急生產(chǎn)周期；優(yōu)先保障核心宣傳品（如會(huì)刊、主視覺海報(bào)）的交付，非核心物料（如小禮品）可適當(dāng)延遲或調(diào)整品類。2.質(zhì)量問題突發(fā)：提前與供應(yīng)商約定“無條件退換貨+加急補(bǔ)發(fā)”條款，明確補(bǔ)發(fā)周期（24小時(shí)內(nèi)）；預(yù)留10%預(yù)算用于臨時(shí)采購（如現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)海報(bào)尺寸不符，可緊急采購KT板制作替代）。3.預(yù)算超支風(fēng)險(xiǎn)：優(yōu)化采購方案，優(yōu)先保障高