醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理制度范本為規(guī)范醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作，保障檔案的完整、安全與有效利用，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療服務(wù)、行政管理、科研創(chuàng)新等活動(dòng)中的憑證與參考作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)構(gòu)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本檔案管理制度。一、總則1.適用范圍：本制度適用于本醫(yī)療機(jī)構(gòu)（含所屬分支機(jī)構(gòu)、科室）在醫(yī)療服務(wù)、行政管理、教學(xué)科研、基建工程、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案管理工作，覆蓋全體工作人員及涉及檔案形成、使用、保管的相關(guān)主體。2.檔案定義：本制度所指檔案，是機(jī)構(gòu)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、機(jī)構(gòu)及個(gè)人具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同載體的歷史記錄，包括但不限于文書(shū)檔案、醫(yī)療檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案等類別。3.管理原則：檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用”的原則，確保檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、利用合法，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性與安全性。二、檔案分類與歸檔范圍（一）文書(shū)檔案主要包括機(jī)構(gòu)在行政管理、黨務(wù)工作、群團(tuán)活動(dòng)中形成的文件材料，具體范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)及主管部門制發(fā)的與本機(jī)構(gòu)相關(guān)的政策法規(guī)、批復(fù)、通知等；本機(jī)構(gòu)制發(fā)的各類公文（請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知等）、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度；機(jī)構(gòu)人事管理材料（人員任免、考核、職稱評(píng)審、培訓(xùn)記錄等，不含個(gè)人隱私檔案）；對(duì)外交往文件（合作協(xié)議、交流記錄、榮譽(yù)證書(shū)等）。（二）醫(yī)療檔案以患者診療活動(dòng)為核心形成的檔案，是醫(yī)療質(zhì)量與安全管理的核心憑證，具體范圍：住院病歷（含入院記錄、病程記錄、醫(yī)囑單、檢驗(yàn)/檢查報(bào)告、手術(shù)記錄、出院小結(jié)等），保管期限按規(guī)定不少于30年；門診病歷（含初診記錄、復(fù)診記錄、處方、檢驗(yàn)單等），保管期限不少于15年；醫(yī)療質(zhì)量管理材料（病例討論記錄、死亡病例分析、醫(yī)療事故/糾紛處理材料等）；傳染病報(bào)告、職業(yè)病診療、預(yù)防保健等公共衛(wèi)生相關(guān)記錄。（三）設(shè)備檔案圍繞醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理形成的材料，具體范圍：設(shè)備采購(gòu)文件（招標(biāo)書(shū)、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)參數(shù)說(shuō)明）；設(shè)備安裝、調(diào)試、維修、保養(yǎng)記錄，校準(zhǔn)證書(shū)、報(bào)廢處置材料；大型設(shè)備的使用登記、人員操作資質(zhì)、質(zhì)控報(bào)告等。（四）基建檔案機(jī)構(gòu)新建、改建、擴(kuò)建工程形成的檔案，具體范圍：工程立項(xiàng)審批、規(guī)劃許可、設(shè)計(jì)圖紙（含竣工圖）、地質(zhì)勘察報(bào)告；施工文件（施工日志、隱蔽工程記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告）、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；工程維護(hù)、改造、拆除的相關(guān)記錄。（五）科研檔案機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目及學(xué)術(shù)活動(dòng)形成的檔案，具體范圍：科研項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收材料；學(xué)術(shù)論文、著作、專利、成果鑒定及轉(zhuǎn)化材料；學(xué)術(shù)會(huì)議、繼續(xù)教育、人才培養(yǎng)相關(guān)記錄。（六）會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的檔案，具體范圍：會(huì)計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬）；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（月度、年度報(bào)表）、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析材料；銀行對(duì)賬單、存款余額調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.部門職責(zé)：各部門指定1-2名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、初步整理，按季度/年度向檔案管理部門移交；醫(yī)療檔案由病案管理部門（或指定科室）專人負(fù)責(zé)，按《病歷書(shū)寫規(guī)范》要求實(shí)時(shí)整理。2.收集范圍：凡屬本制度“歸檔范圍”的材料，無(wú)論載體形式（紙質(zhì)、電子、聲像），均須完整收集，不得遺漏或擅自銷毀。電子檔案需同步收集元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任人、修改記錄），聲像檔案需附文字說(shuō)明（時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物）。3.移交要求：移交前需核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)；電子檔案需通過(guò)安全傳輸方式移交，確保數(shù)據(jù)完整、可讀。（二）整理規(guī)范1.分類組卷：按“年度—類別—保管期限”或“類別—年度—保管期限”原則組卷，同一項(xiàng)目、事件的材料集中整理，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系。2.編目編號(hào)：對(duì)案卷（或文件）進(jìn)行編號(hào)，編制《案卷目錄》《文件目錄》，注明檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等要素；電子檔案需建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檢索功能。3.載體處理：紙質(zhì)檔案需去除金屬物，裝訂整齊，字跡模糊或易褪色的材料需復(fù)制后歸檔；電子檔案采用通用格式（如PDF、TIFF、XML），定期轉(zhuǎn)換格式以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展；聲像檔案需標(biāo)注存儲(chǔ)格式、分辨率、時(shí)長(zhǎng)等信息。四、檔案的保管與利用（一）保管要求1.庫(kù)房管理：設(shè)立專用檔案庫(kù)房，配備防盜門窗、消防設(shè)施、溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%），定期檢查維護(hù)；庫(kù)房與辦公區(qū)分離，避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.柜具管理：檔案柜具需符合防蟲(chóng)、防潮、防光要求，不同載體檔案分類存放（如電子檔案單獨(dú)存放于防磁柜，聲像檔案存于恒溫恒濕柜）。3.安全檢查：每月檢查檔案保管狀況，記錄溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀、破損等問(wèn)題及時(shí)處理；電子檔案需定期備份（至少雙份，異地存放一份），測(cè)試恢復(fù)功能。（二）利用規(guī)定1.內(nèi)部利用：機(jī)構(gòu)工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案閱覽室查閱；如需復(fù)制，需注明用途，由檔案管理人員操作。2.外部利用：外單位（如司法機(jī)關(guān)、醫(yī)保部門、患者家屬）需查閱檔案，須持有效證明（介紹信、身份證、授權(quán)委托書(shū)等），經(jīng)機(jī)構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在指定場(chǎng)所查閱，原則上不提供原始檔案。3.保密要求：利用過(guò)程中嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取檔案，不得泄露檔案中的隱私信息（如患者個(gè)人信息、機(jī)構(gòu)商業(yè)秘密）；電子檔案利用需通過(guò)授權(quán)賬號(hào)登錄，記錄操作日志。4.利用反饋：檔案管理人員需跟蹤利用效果，收集反饋意見(jiàn)，優(yōu)化檔案管理與服務(wù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門（如醫(yī)務(wù)科、財(cái)務(wù)科）、法律事務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)定期鑒定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定流程1.定期鑒定：每10年對(duì)到期檔案（如短期保管的文書(shū)檔案、超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)檔案）進(jìn)行一次鑒定，重點(diǎn)審查內(nèi)容的時(shí)效性、利用價(jià)值。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)國(guó)家檔案行政管理部門的保管期限表，結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際需求，區(qū)分“永久保存”“長(zhǎng)期保存（16-50年）”“短期保存（15年以下）”三類，無(wú)保存價(jià)值的列入銷毀范圍。（三）銷毀程序1.審批：鑒定小組形成《檔案鑒定報(bào)告》，提出銷毀建議，報(bào)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)班子審批。2.銷毀清單：編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、銷毀原因，經(jīng)審批后存檔。3.銷毀執(zhí)行：由檔案管理部門、監(jiān)銷人（機(jī)構(gòu)紀(jì)檢或?qū)徲?jì)人員）共同監(jiān)督銷毀，紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式，電子檔案徹底刪除并記錄銷毀過(guò)程，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。六、人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)檔案管理工作，制定完善管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范；2.指導(dǎo)各部門檔案收集、整理工作，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)；3.負(fù)責(zé)檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)，維護(hù)檔案安全；4.提供檔案利用服務(wù)，編制檢索工具、參考資料；5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理。（二）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、初步整理，確保材料完整、及時(shí)移交；2.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案利用、鑒定工作；3.宣傳檔案管理制度，提高部門人員的檔案意識(shí)。（三）人員要求檔案工作人員