PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)小印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)小印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有涉及小印章使用的部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.專人專管原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，明確職責(zé)，防止印章濫用。3.審批規(guī)范原則：建立嚴(yán)格的印章使用審批流程，未經(jīng)審批不得擅自使用印章。4.安全保密原則：采取有效措施確保印章安全，防止印章被盜用、冒用或遺失，對(duì)涉及的印章信息嚴(yán)格保密。二、印章的種類及用途（一）印章種類1.機(jī)構(gòu)名稱章：用于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、文件等，代表培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的正式身份。2.財(cái)務(wù)專用章：專門用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.法人章：在特定情況下，用于代表法人行使職權(quán)，如重要文件的簽署等。4.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、資料的蓋章確認(rèn)等。（二）用途說(shuō)明1.機(jī)構(gòu)名稱章：簽訂合同：與外部單位簽訂培訓(xùn)服務(wù)合同、合作協(xié)議等具有法律效力的文件時(shí)使用。出具證明：為學(xué)員、合作伙伴等出具涉及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)資質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍等相關(guān)證明文件。重要文件簽署：用于簽署一些對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)具有重大影響的文件，如戰(zhàn)略規(guī)劃、重要決策等。2.財(cái)務(wù)專用章：財(cái)務(wù)結(jié)算：在開具發(fā)票、支票、匯票等財(cái)務(wù)票據(jù)時(shí)加蓋，確認(rèn)財(cái)務(wù)收支的合法性和準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)報(bào)表蓋章：對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行蓋章確認(rèn)，作為財(cái)務(wù)信息的正式憑證。3.法人章：特定文件簽署：根據(jù)法人授權(quán)，在一些需要法人親自確認(rèn)的重要文件上加蓋，如公司章程修訂、重大投資決策等。法律文件確認(rèn)：在涉及法律訴訟、仲裁等法律程序中，用于確認(rèn)法人的相關(guān)意思表示。4.部門章：內(nèi)部文件蓋章：部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)的文件，如通知、報(bào)告、工作計(jì)劃等，加蓋部門章以確認(rèn)文件的來(lái)源和有效性。業(yè)務(wù)資料確認(rèn)：對(duì)部門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)相關(guān)資料，如學(xué)員檔案、教學(xué)資料、市場(chǎng)推廣材料等進(jìn)行蓋章確認(rèn)，表明資料的完整性和準(zhǔn)確性。三、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.需求申請(qǐng)：各部門因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。2.審核批準(zhǔn)：行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)理由和必要性，報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)。3.選擇刻制單位：行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章刻制單位進(jìn)行印章制作。在簽訂刻制合同前，應(yīng)對(duì)刻制單位的資質(zhì)、設(shè)備、技術(shù)等進(jìn)行考察，確保印章質(zhì)量符合要求。4.印章樣式備案：印章刻制完成后，行政部門應(yīng)留存印章印模，并將印章樣式、規(guī)格等信息進(jìn)行備案。備案信息包括印章名稱、材質(zhì)、尺寸、圖案、啟用日期等，以便日后查詢和核對(duì)。（二）啟用程序1.發(fā)布啟用通知：印章刻制完成并經(jīng)審核無(wú)誤后，行政部門應(yīng)發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。啟用通知應(yīng)發(fā)送至培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有相關(guān)部門和人員，確保大家知曉。2.啟用登記：在印章啟用時(shí)，行政部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，記錄印章啟用的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。登記表格應(yīng)妥善保存，以備查閱。3.舊章廢止：如因機(jī)構(gòu)名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要更換印章，原印章應(yīng)及時(shí)廢止。行政部門應(yīng)發(fā)布舊章廢止通知，明確舊章停止使用的日期，并收回舊章進(jìn)行妥善保管。四、印章的使用（一）使用范圍1.按照本制度第二章規(guī)定的各類印章用途，在相應(yīng)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。特殊情況確需先行蓋章的，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格登記蓋章文件的內(nèi)容、用途、數(shù)量等信息。（二）使用流程1.填寫用印申請(qǐng)：使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并注明擬用印的印章種類。申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批環(huán)節(jié)：一般事項(xiàng)用印：由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后即可使用印章。重要事項(xiàng)用?。荷婕敖痤~較大的合同簽訂、重大決策文件簽署、重要法律文件等重要事項(xiàng)用印，需經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性，確保用印風(fēng)險(xiǎn)可控。3.印章使用登記：印章保管人在使用印章前，應(yīng)對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)審批手續(xù)齊全后，按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行用印操作，并在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人等信息。登記應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，不得遺漏或涂改。4.用印蓋章：印章保管人在用印時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定的位置上，不得模糊、歪斜或重疊。蓋章后，應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保文件內(nèi)容與用印申請(qǐng)一致。（三）特殊情況用印處理1.緊急情況：如遇緊急情況需要立即用印，但審批人無(wú)法及時(shí)簽字審批時(shí)，印章保管人應(yīng)電話請(qǐng)示審批人同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。補(bǔ)辦手續(xù)時(shí)，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明緊急情況的原因和處理過(guò)程，并由審批人簽字確認(rèn)。2.異地用印：因業(yè)務(wù)需要在異地使用印章時(shí)，應(yīng)由申請(qǐng)部門提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)。行政部門可根據(jù)實(shí)際情況采取郵寄印章、委托當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)或合作單位代為用印等方式。無(wú)論采取何種方式，均應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的用印流程進(jìn)行操作，并確保用印過(guò)程的安全和可追溯。在異地用印完成后，應(yīng)及時(shí)將用印情況反饋至行政部門備案。五、印章的保管（一）保管責(zé)任人1.機(jī)構(gòu)名稱章、財(cái)務(wù)專用章、法人章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉印章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守用印流程。2.部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。部門保管人應(yīng)接受行政部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保印章使用規(guī)范、安全。（二）保管要求1.專柜存放：印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或印章專柜內(nèi)，確保存放安全。保險(xiǎn)柜或?qū)９駪?yīng)具備防火、防盜、防潮等功能，防止印章受損或丟失。2.雙人保管：對(duì)于重要印章（如機(jī)構(gòu)名稱章、財(cái)務(wù)專用章、法人章），應(yīng)實(shí)行雙人保管制度。保管人分別持有保險(xiǎn)柜或?qū)９竦蔫€匙，在使用印章時(shí)，兩人應(yīng)同時(shí)在場(chǎng)，共同完成用印操作。3.定期檢查：保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，查看印章是否完好無(wú)損，印模是否清晰。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按照規(guī)定進(jìn)行更換或修復(fù)。4.離崗交接：印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因離崗時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括印章實(shí)物、《印章使用登記簿》、相關(guān)文件資料等的清點(diǎn)和核對(duì)，并由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。交接完成后，新的保管人應(yīng)重新熟悉印章管理規(guī)定和用印流程，確保印章保管和使用的連續(xù)性和安全性。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因機(jī)構(gòu)名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，原印章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。2.印章停用后，保管人應(yīng)立即停止使用該印章，并將印章妥善保管，防止遺失或誤用。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)：印章使用部門或保管人應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章停用原因、銷毀印章的名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。2.審核批準(zhǔn)：行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)印章停用情況和銷毀必要性，報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，行政部門負(fù)責(zé)組織印章銷毀工作。3.銷毀方式：對(duì)于重要印章（如機(jī)構(gòu)名稱章、財(cái)務(wù)專用章、法人章），應(yīng)采用碎紙機(jī)粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程錄像，并由行政部門負(fù)責(zé)人、印章保管人等相關(guān)人員簽字確認(rèn)銷毀記錄。對(duì)于部門章等一般印章，可采用較為簡(jiǎn)單的銷毀方式，如折斷、切割等，但應(yīng)確保印章不再具備使用價(jià)值。銷毀過(guò)程也應(yīng)進(jìn)行記錄，由部門負(fù)責(zé)人和印章保管人簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄存檔：印章銷毀完成后，行政部門應(yīng)將銷毀申請(qǐng)表、銷毀記錄等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限不少于[X]年，以備日后查閱和審計(jì)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)印章的使用、保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括用印申請(qǐng)審批手續(xù)是否齊全、用印登記是否準(zhǔn)確完整、印章保管是否符合要求等。檢查頻率不少于每季度一次。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)專用章的使用情況進(jìn)行核對(duì)，確保財(cái)務(wù)收支的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。核對(duì)內(nèi)容包括財(cái)務(wù)票據(jù)的開具、資金結(jié)算等業(yè)務(wù)與印章使用記錄是否一致。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門印章的使用和保管情況進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，并向行政部門報(bào)告。（二）外部審計(jì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合法性和合規(guī)性等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告審計(jì)機(jī)構(gòu)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)立即責(zé)令停止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、辭退等。2.因印章使用不當(dāng)給培