行政采購(gòu)申請(qǐng)與審批操作指南一、適用范圍與需求觸發(fā)條件本指南適用于公司各部門在日常行政工作中發(fā)生的各類采購(gòu)需求，涵蓋辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、家具等）、辦公耗材（紙張、墨盒、文具等）、服務(wù)類采購(gòu)（維修、保潔、咨詢等）及其他行政相關(guān)物資或服務(wù)。當(dāng)部門因工作需要新增、補(bǔ)充或替換行政物資時(shí)，需按本流程啟動(dòng)采購(gòu)申請(qǐng)。具體觸發(fā)場(chǎng)景包括：新員工入職需配置辦公設(shè)備、現(xiàn)有設(shè)備損壞無(wú)法修復(fù)需更換、日常辦公耗材庫(kù)存不足、臨時(shí)性行政服務(wù)需求（如辦公室裝修、綠植養(yǎng)護(hù)）等。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求提出與部門初審需求確認(rèn)：申請(qǐng)人（部門員工或指定經(jīng)辦人）明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)算金額，確認(rèn)需求符合部門工作計(jì)劃及公司行政管理制度。填寫《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》：根據(jù)本指南附件模板完整填寫申請(qǐng)信息，保證物品名稱準(zhǔn)確、規(guī)格型號(hào)清晰、數(shù)量合理、預(yù)算估算符合市場(chǎng)價(jià)格。部門負(fù)責(zé)人審核：申請(qǐng)人將填寫完整的申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人姓名），負(fù)責(zé)人需核實(shí)采購(gòu)需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性，確認(rèn)后在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期。若需求不必要或預(yù)算超標(biāo)，需退回申請(qǐng)人調(diào)整。（二）采購(gòu)部門合規(guī)性審核提交申請(qǐng)表：部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)人將申請(qǐng)表提交至行政采購(gòu)部（采購(gòu)經(jīng)理姓名），同時(shí)附相關(guān)支撐材料（如設(shè)備損壞需提供舊設(shè)備報(bào)廢說(shuō)明、服務(wù)類采購(gòu)需提供需求規(guī)格書等）。合規(guī)性檢查：采購(gòu)部審核內(nèi)容包括：采購(gòu)物品是否符合公司《行政采購(gòu)目錄》（如限定品牌、型號(hào)范圍）；預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需求是否已履行預(yù)算調(diào)整流程；采購(gòu)方式是否符合規(guī)定（如小額采購(gòu)采用詢價(jià)、大額采購(gòu)需啟動(dòng)招標(biāo)等）。反饋審核意見：審核通過(guò)后，采購(gòu)部在“采購(gòu)部門審核”欄簽字；若需補(bǔ)充材料或調(diào)整需求，注明原因并退回申請(qǐng)人。（三）財(cái)務(wù)部門預(yù)算復(fù)核預(yù)算匹配確認(rèn)：采購(gòu)部將審核通過(guò)的申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)主管姓名），財(cái)務(wù)部重點(diǎn)復(fù)核采購(gòu)預(yù)算與部門預(yù)算余額的一致性，保證支出不超預(yù)算。資金來(lái)源核查：若涉及專項(xiàng)預(yù)算，需確認(rèn)資金來(lái)源及使用范圍；若為跨部門采購(gòu)，需協(xié)調(diào)分?jǐn)傤A(yù)算并出具預(yù)算分?jǐn)傉f(shuō)明。復(fù)核意見反饋：復(fù)核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部在“財(cái)務(wù)部門復(fù)核”欄簽字蓋章；若預(yù)算不足，需退回申請(qǐng)人協(xié)調(diào)預(yù)算調(diào)整后再重新提交。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)與總經(jīng)理審批分級(jí)審批：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)報(bào)批：金額在[具體金額，如5000元]以下：由分管行政副總（分管領(lǐng)導(dǎo)姓名）審批；金額在[具體金額，如5000元-50000元]：除分管副總審批外，需提交總經(jīng)理（總經(jīng)理姓名）最終審批；金額超過(guò)[50000元]：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議通過(guò)后審批。審批時(shí)限要求：各級(jí)審批人需在收到申請(qǐng)后[2個(gè)工作日]內(nèi)完成審批，逾期未審批視為默認(rèn)通過(guò)（緊急采購(gòu)除外）。（五）采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果反饋采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)部根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，按照公司采購(gòu)管理規(guī)定選擇采購(gòu)方式（如定點(diǎn)采購(gòu)、電商平臺(tái)采購(gòu)、供應(yīng)商詢價(jià)等），保證采購(gòu)過(guò)程公開、透明、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。結(jié)果告知：采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)部將供應(yīng)商信息、采購(gòu)價(jià)格、交付時(shí)間等反饋給申請(qǐng)人及所在部門，同步更新《行政采購(gòu)臺(tái)賬》。（六）驗(yàn)收與資料歸檔物品/服務(wù)驗(yàn)收：申請(qǐng)人收到采購(gòu)物品或服務(wù)后，需與采購(gòu)清單核對(duì)名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確認(rèn)無(wú)誤后在《行政采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字；服務(wù)類采購(gòu)需由需求部門及行政部共同驗(yàn)收，保證服務(wù)符合約定標(biāo)準(zhǔn)。資料歸檔：采購(gòu)部將《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》（若有）、《驗(yàn)收單》等資料整理成冊(cè)，按月歸檔保存，保存期限不少于[3年]，以備審計(jì)或查詢。三、行政采購(gòu)申請(qǐng)表模板基本信息申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)需求詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)要求單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）采購(gòu)用途說(shuō)明（請(qǐng)?jiān)敿?xì)說(shuō)明使用場(chǎng)景、必要性等，如“新入職員工辦公電腦配置”）預(yù)算信息預(yù)算科目預(yù)算編號(hào)部門預(yù)算余額（元）審批流程部門負(fù)責(zé)人審批簽字：日期：采購(gòu)部門審核簽字：日期：財(cái)務(wù)部門復(fù)核簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：總經(jīng)理審批簽字：日期：備注（如緊急采購(gòu)、特殊供應(yīng)商說(shuō)明等）四、操作要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）預(yù)算控制要求申請(qǐng)人需提前核實(shí)部門預(yù)算余額，保證采購(gòu)金額在預(yù)算額度內(nèi)；超預(yù)算采購(gòu)需提前15個(gè)工作日提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可啟動(dòng)采購(gòu)流程。預(yù)估總價(jià)需與市場(chǎng)行情一致，避免因預(yù)算估算過(guò)低導(dǎo)致采購(gòu)流程反復(fù)或采購(gòu)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。（二）信息準(zhǔn)確性規(guī)范物品名稱、規(guī)格型號(hào)等信息需填寫完整，避免使用模糊表述（如“一批辦公用品”“類似設(shè)備”），以免采購(gòu)錯(cuò)漏。聯(lián)系方式需保證暢通，以便采購(gòu)過(guò)程中及時(shí)溝通需求細(xì)節(jié)。（三）緊急采購(gòu)處理流程因突發(fā)情況（如設(shè)備故障影響業(yè)務(wù)開展）需緊急采購(gòu)時(shí)，申請(qǐng)人需在申請(qǐng)表“備注”欄注明“緊急采購(gòu)”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)口頭確認(rèn)后可先行采購(gòu)，但需在[1個(gè)工作日]內(nèi)補(bǔ)全書面審批手續(xù)。（四）合規(guī)性注意事項(xiàng)采購(gòu)物品不得屬于個(gè)人用途，嚴(yán)禁套取公司資金；服務(wù)類采購(gòu)需明確服務(wù)范圍及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，避免后續(xù)爭(zhēng)議。嚴(yán)禁拆分采購(gòu)金額規(guī)避審批流程（如將5000元采購(gòu)拆分為多筆5000元以下采購(gòu)），一經(jīng)發(fā)覺將追究相關(guān)人員責(zé)任。（五）審批時(shí)限與資料保存各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)