合同審查及簽訂流程管理工具一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中開(kāi)展的合同全生命周期管理，具體包括但不限于：業(yè)務(wù)合作場(chǎng)景：如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)外包合同等商業(yè)合作文件的規(guī)范管理；項(xiàng)目落地場(chǎng)景：如工程建設(shè)、研發(fā)合作、委托開(kāi)發(fā)等項(xiàng)目類合同的審查與簽署；內(nèi)部協(xié)作場(chǎng)景：跨部門（如業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、行政）協(xié)同推進(jìn)合同流程，明確職責(zé)分工；風(fēng)險(xiǎn)控制場(chǎng)景：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程識(shí)別合同條款風(fēng)險(xiǎn)（如法律合規(guī)、財(cái)務(wù)結(jié)算、違約責(zé)任等），降低履約爭(zhēng)議及法律糾紛概率。通過(guò)使用本工具，可實(shí)現(xiàn)合同流程的規(guī)范化、透明化，縮短審批周期，保證合同內(nèi)容符合企業(yè)制度及法律法規(guī)要求，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、全流程操作指南（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人操作說(shuō)明：明確需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作事項(xiàng)（如采購(gòu)原材料、委托第三方服務(wù)等），梳理合同核心要素，包括合作方基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量要求、履行期限、價(jià)款及支付方式、違約責(zé)任等。提交申請(qǐng)：填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人某部門負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)后，同步合作方資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)等，需加蓋公章復(fù)印件）。立項(xiàng)登記：行政或法務(wù)部門收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成合同立項(xiàng)登記，分配唯一合同編號(hào)（格式：-年份-部門序號(hào)，如“采-2024-法務(wù)-001”），反饋至業(yè)務(wù)部門。輸出成果：《合同需求申請(qǐng)表》、合同編號(hào)、合作方資質(zhì)文件。（二）合同起草與初步審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)專員操作說(shuō)明：起草合同：業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求申請(qǐng)表及合作方初步溝通結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如無(wú)模板，可參考行業(yè)通用范本）起草合同文本，保證條款完整、表述清晰，避免歧義。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人某部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同的業(yè)務(wù)邏輯、條款合理性（如價(jià)格是否符合預(yù)算、履行期限是否可行）進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核對(duì)合作方信息與資質(zhì)文件是否一致。法務(wù)預(yù)審：法務(wù)專員在收到合同文本后2個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)合同的法律合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注：主體資格：合作方是否具備簽約資質(zhì)（如特殊行業(yè)需經(jīng)營(yíng)許可證）；條款合法性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定；權(quán)責(zé)對(duì)等：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否公平合理；風(fēng)險(xiǎn)提示：提示業(yè)務(wù)部門需補(bǔ)充或修改的條款（如爭(zhēng)議解決方式、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）。輸出成果：合同草案、法務(wù)預(yù)審意見(jiàn)表（見(jiàn)模板2）。（三）多部門聯(lián)合審查責(zé)任主體：法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人操作說(shuō)明：財(cái)務(wù)審查：法務(wù)將法務(wù)預(yù)審后的合同提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)專員某財(cái)務(wù)專員在1個(gè)工作日內(nèi)重點(diǎn)審查：價(jià)款及支付方式：是否符合公司財(cái)務(wù)制度，支付節(jié)點(diǎn)是否與履約進(jìn)度匹配；稅費(fèi)約定：是否明確稅費(fèi)承擔(dān)方及計(jì)算方式；發(fā)票要求：是否約定發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開(kāi)具時(shí)間及交付條件。業(yè)務(wù)部門確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)、財(cái)務(wù)的審查意見(jiàn)，與合作方溝通修改合同條款，形成《合同修改記錄表》（見(jiàn)模板3），明確修改內(nèi)容及雙方確認(rèn)情況。審查意見(jiàn)匯總：法務(wù)匯總各部門審查意見(jiàn)，形成《合同聯(lián)合審查意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板4），對(duì)無(wú)爭(zhēng)議條款確認(rèn)通過(guò)，對(duì)爭(zhēng)議條款組織業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)及法務(wù)部門協(xié)調(diào)解決，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)某分管領(lǐng)導(dǎo)裁定。輸出成果：《合同修改記錄表》、《合同聯(lián)合審查意見(jiàn)表》、最終合同文本。（四）最終審批與簽署授權(quán)責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)、授權(quán)簽署人操作說(shuō)明：提交審批：業(yè)務(wù)部門將最終合同文本及《合同聯(lián)合審查意見(jiàn)表》提交至分管領(lǐng)導(dǎo)某分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批（示例）：金額≤10萬(wàn)元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：由分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理某總經(jīng)理聯(lián)合審批；金額＞50萬(wàn)元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。簽署授權(quán)：審批通過(guò)后，由行政或法務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果出具《合同簽署授權(quán)委托書(shū)》（見(jiàn)模板5），明確授權(quán)簽署人（如法定代表人或其授權(quán)代表）、簽署范圍及有效期。輸出成果：審批通過(guò)的合同文本、《合同簽署授權(quán)委托書(shū)》。（五）合同簽署與用印管理責(zé)任主體：授權(quán)簽署人、行政專員操作說(shuō)明：文本核對(duì)：簽署前，授權(quán)簽署人需核對(duì)合同文本與審批版本是否一致，保證所有修改條款已落實(shí)，合同編號(hào)、頁(yè)碼、附件等完整無(wú)誤。簽署方式：紙質(zhì)簽署：雙方授權(quán)簽署人簽字并加蓋公章（或合同專用章），騎縫章需覆蓋合同所有頁(yè)；電子簽署：通過(guò)企業(yè)認(rèn)證的電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）完成簽署，保證電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力。用印登記：行政專員在用印前核對(duì)《合同簽署授權(quán)委托書(shū)》及審批文件，用印后填寫《合同用印登記表》（見(jiàn)模板6），記錄合同編號(hào)、用印份數(shù)、用印人等信息，留存用印影像資料。輸出成果：簽署完成的正本合同、電子合同文件、《合同用印登記表》。（六）合同分發(fā)與歸檔責(zé)任主體：行政專員、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人操作說(shuō)明：文本分發(fā)：簽署完成后，行政專員根據(jù)合同份數(shù)需求（如正本1份，副本3份）分發(fā)合同文本，其中：正本合同由行政部統(tǒng)一保管（或按約定移交合作方）；副本分至業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門，同步在合同臺(tái)賬中登記分發(fā)情況。電子歸檔：將合同掃描件（含簽署頁(yè)、附件、審批文件）、電子合同文件至企業(yè)合同管理系統(tǒng)或指定共享文件夾，命名規(guī)則為“合同編號(hào)-合同名稱-簽署日期”。臺(tái)賬更新：行政專員在歸檔后1個(gè)工作日內(nèi)更新《合同管理臺(tái)賬》（見(jiàn)模板7），記錄合同基本信息、履行狀態(tài)、歸檔日期等，保證臺(tái)賬與實(shí)物、電子檔案一致。輸出成果：分發(fā)的合同文本、電子歸檔文件、更新后的《合同管理臺(tái)賬》。三、核心工具模板清單模板1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同編號(hào)（暫定）合作方名稱合作方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合作方聯(lián)系人聯(lián)系方式合作方地址合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□其他________預(yù)計(jì)簽署日期合同標(biāo)的數(shù)量/規(guī)模履行期限預(yù)算金額（元）需求背景及目標(biāo)關(guān)鍵條款要求（如價(jià)格構(gòu)成、支付方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）附件清單（如技術(shù)參數(shù)、合作方資質(zhì)等）部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)：__________簽字：__________日期：______模板2：法務(wù)預(yù)審意見(jiàn)表合同編號(hào)合同名稱起草部門預(yù)審日期預(yù)審人聯(lián)系方式審查內(nèi)容存在問(wèn)題修改建議主體資格合同目的核心條款（標(biāo)的、價(jià)款、履行）違約責(zé)任爭(zhēng)議解決其他法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)審結(jié)論□通過(guò)（需修改后提交）□不通過(guò)（需重新起草）□需補(bǔ)充材料________預(yù)審人簽字：__________日期：______模板3：合同修改記錄表合同編號(hào)合同名稱修改日期修改方業(yè)務(wù)部門□法務(wù)□財(cái)務(wù)□合作方□修改原因原條款內(nèi)容修改后內(nèi)容確認(rèn)方簽字業(yè)務(wù)部門：______法務(wù)：__________財(cái)務(wù)：__________合作方（蓋章）：______備注模板4：合同聯(lián)合審查意見(jiàn)表合同編號(hào)合同名稱審查日期審查部門法務(wù)□財(cái)務(wù)□業(yè)務(wù)□其他______審查人審查部門意見(jiàn)法務(wù)意見(jiàn)財(cái)務(wù)意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)最終審查結(jié)論□一致通過(guò)，可提交審批□需修改后再次審查□存在重大爭(zhēng)議，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)裁定各部門簽字確認(rèn)法務(wù)：__________財(cái)務(wù)：__________業(yè)務(wù)：__________日期：______模板5：合同簽署授權(quán)委托書(shū)授權(quán)人（公司全稱）法定代表人：__________受托人姓名：__________職務(wù)：__________授權(quán)事項(xiàng)代表本公司簽署《__________________合同》（合同編號(hào)：__________）授權(quán)范圍□僅簽署合同文本□簽署并加蓋公章□簽署、蓋章并辦理后續(xù)履約事宜授權(quán)期限自______年_月_日至______年_月_日附件（需附受托人證件號(hào)碼復(fù)印件、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）授權(quán)人聲明本授權(quán)委托書(shū)真實(shí)有效，受托人在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的合同文件，本公司均予以承認(rèn)。授權(quán)人（蓋章）：__________日期：______模板6：合同用印登記表用印日期合同編號(hào)合同名稱用印份數(shù)用印類型□公章□合同章□騎縫章用印申請(qǐng)人部門聯(lián)系方式用印事由審批人用印人備注模板7：合同管理臺(tái)賬序號(hào)合同編號(hào)合同名稱合作方合同類型簽署日期履行期限金額（元）履行狀態(tài)歸檔日期責(zé)任部門□未履行□履行中□已履行完畢□終止四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)主體審查：合作方需提供最新年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，核對(duì)經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、安全生產(chǎn)許可證等）有效性，避免與不具備資質(zhì)的主體簽約；條款沖突：合同條款不得與公司內(nèi)部制度（如財(cái)務(wù)報(bào)銷制度、采購(gòu)管理辦法）沖突，若存在沖突需提前修訂制度或調(diào)整合同條款；爭(zhēng)議解決：優(yōu)先約定由公司所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決，或選擇仲裁時(shí)明確仲裁機(jī)構(gòu)全稱（如“市仲裁委員會(huì)”），避免表述模糊（如“有關(guān)仲裁機(jī)構(gòu)”）。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)的描述：合同標(biāo)的需明確具體（如“型號(hào)為的設(shè)備10臺(tái)”），避免使用“相關(guān)產(chǎn)品”“類似服務(wù)”等模糊表述；履行細(xì)節(jié)：履行期限、地點(diǎn)、方式需量化（如“2024年12月31日前交付至倉(cāng)庫(kù)”），避免“盡快”“合理時(shí)間內(nèi)”等不確定表述；違約責(zé)任：違約責(zé)任需具體可執(zhí)行（如“逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”），避免“承擔(dān)一切損失”等籠統(tǒng)約定，同時(shí)注意違約金不得超過(guò)實(shí)際損失的30%。（三）流程時(shí)效性風(fēng)險(xiǎn)審查時(shí)限：各部門需在約定工作日內(nèi)完成審查（如法務(wù)預(yù)審2個(gè)工作日、財(cái)務(wù)審查1個(gè)工作日），無(wú)正當(dāng)理由不得拖延，避免因流程延誤影響業(yè)務(wù)進(jìn)度；簽署授權(quán)：授權(quán)委托書(shū)需在簽署前辦理，禁止“先簽后批”或“無(wú)權(quán)簽署”，若因特殊情況需緊