PAGE辦公設(shè)備制度規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司辦公設(shè)備的管理，確保辦公設(shè)備的正常使用，提高辦公效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，同時(shí)合理控制辦公設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)成本，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公設(shè)備的管理，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)辦公設(shè)備實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一維護(hù)的管理方式。合理配置原則：根據(jù)公司各部門的工作需求和實(shí)際情況，合理配置辦公設(shè)備，避免資源浪費(fèi)。節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)全體員工節(jié)約使用辦公設(shè)備，降低能耗，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。責(zé)任到人原則：明確辦公設(shè)備的使用、保管責(zé)任人，確保設(shè)備的安全、正常使用。二、辦公設(shè)備的采購(gòu)與配置1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明所需設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至行政部門。2.審核與審批行政部門收到《辦公設(shè)備需求申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)是否確有需求以及現(xiàn)有設(shè)備能否滿足。審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)流程選型與詢價(jià)：行政部門根據(jù)審批后的需求，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇合適的設(shè)備品牌、型號(hào)，并向多家供應(yīng)商詢價(jià)，比較價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，確定最優(yōu)采購(gòu)方案。采購(gòu)合同簽訂：選定供應(yīng)商后，行政部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款。驗(yàn)收與付款：設(shè)備到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、外觀等是否與合同一致，設(shè)備性能是否正常。驗(yàn)收合格后，辦理付款手續(xù)。4.配置標(biāo)準(zhǔn)電腦配置：根據(jù)不同崗位的工作需求，配置相應(yīng)性能的電腦。一般辦公崗位配置普通辦公電腦，對(duì)圖形處理、數(shù)據(jù)分析等有較高要求的崗位，配置高性能電腦。打印機(jī)配置：根據(jù)部門打印量的大小，合理配置打印機(jī)。打印量較小可配置小型激光打印機(jī)，打印量較大的部門可配置中大型打印機(jī)或復(fù)印機(jī)。其他設(shè)備配置：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理配置復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀等設(shè)備。三、辦公設(shè)備的使用與管理1.領(lǐng)用與發(fā)放辦公設(shè)備采購(gòu)到貨驗(yàn)收合格后，行政部門負(fù)責(zé)辦理領(lǐng)用手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用登記表》，注明設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息，由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。領(lǐng)用人需妥善保管設(shè)備領(lǐng)用憑證。2.使用規(guī)范電腦使用規(guī)范：電腦開機(jī)后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行病毒查殺，確保系統(tǒng)安全。工作時(shí)間內(nèi)，不得利用電腦從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，如玩游戲、看視頻等。定期對(duì)電腦中的文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。下班時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電腦及相關(guān)設(shè)備電源。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用規(guī)范：打印、復(fù)印文件前，應(yīng)檢查文件內(nèi)容，確保無誤后再進(jìn)行操作。節(jié)約使用紙張，合理設(shè)置打印、復(fù)印格式，避免浪費(fèi)。定期清理打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的紙盒、硒鼓等部件，保持設(shè)備清潔。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修，不得擅自拆卸設(shè)備。傳真機(jī)使用規(guī)范：發(fā)送傳真前，應(yīng)確認(rèn)對(duì)方傳真號(hào)碼及接收設(shè)備是否正常。傳真文件應(yīng)清晰、完整，避免發(fā)送模糊、破損的文件。接收傳真后，應(yīng)及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，并做好登記。投影儀使用規(guī)范：使用投影儀前，應(yīng)檢查設(shè)備連接是否正常，鏡頭是否清潔。調(diào)整投影儀的亮度、對(duì)比度、焦距等參數(shù)，確保投影畫面清晰。使用完畢后，關(guān)閉投影儀電源，整理好相關(guān)連接線。辦公桌椅、文件柜使用規(guī)范：保持辦公桌椅、文件柜的整潔，不得隨意刻畫、損壞。按照規(guī)定的用途使用辦公桌椅、文件柜，不得隨意更改其功能。定期對(duì)辦公桌椅、文件柜進(jìn)行清潔和保養(yǎng)。3.保管責(zé)任辦公設(shè)備的保管責(zé)任人為領(lǐng)用人。領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管設(shè)備，防止設(shè)備丟失、損壞。如有設(shè)備丟失、損壞，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并說明原因。因保管不善造成設(shè)備丟失、損壞的，領(lǐng)用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借用與歸還公司內(nèi)部各部門之間如需借用辦公設(shè)備，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備借用申請(qǐng)表》，經(jīng)借用部門負(fù)責(zé)人和設(shè)備所屬部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借用期滿后應(yīng)及時(shí)歸還。歸還時(shí)，行政部門應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞，借用部門應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償。5.設(shè)備轉(zhuǎn)移員工因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，需將其領(lǐng)用的辦公設(shè)備轉(zhuǎn)移給其他人員時(shí)，應(yīng)到行政部門辦理設(shè)備轉(zhuǎn)移手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備轉(zhuǎn)移登記表》，注明設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、原領(lǐng)用人、現(xiàn)領(lǐng)用人等信息，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后生效。四、辦公設(shè)備的維護(hù)與維修1.日常維護(hù)辦公設(shè)備的使用人員應(yīng)做好設(shè)備的日常維護(hù)工作，保持設(shè)備清潔、整齊，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)。行政部門應(yīng)制定辦公設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，確保設(shè)備性能良好。2.故障維修設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門。行政部門應(yīng)根據(jù)故障情況，判斷是否能夠自行維修。如能夠自行維修，應(yīng)安排維修人員進(jìn)行維修；如無法自行維修，應(yīng)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。維修人員在維修設(shè)備時(shí)，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備維修記錄》，記錄設(shè)備故障現(xiàn)象、維修過程、維修結(jié)果等信息。維修完成后，使用人員應(yīng)對(duì)維修效果進(jìn)行確認(rèn)。3.維修費(fèi)用管理辦公設(shè)備的維修費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一管理。維修費(fèi)用應(yīng)根據(jù)維修項(xiàng)目和實(shí)際發(fā)生金額進(jìn)行核算，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。對(duì)于因設(shè)備老化、損壞嚴(yán)重等原因需要更換零部件或整機(jī)的情況，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行評(píng)估和審批，選擇性價(jià)比高的維修方案。4.設(shè)備報(bào)廢辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限且無法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步、性能落后等原因，已無使用價(jià)值的；因意外事故或自然災(zāi)害等原因，造成設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞且無法修復(fù)的。設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)由使用部門填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意報(bào)廢的設(shè)備，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，可采用變賣、捐贈(zèng)或報(bào)廢回收等方式，確保資產(chǎn)得到合理處置。處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括處理方式、處理時(shí)間、處理價(jià)格等信息。五、辦公設(shè)備的盤點(diǎn)與清查1.定期盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每[X]年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次局部盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)、使用狀況、存放地點(diǎn)等信息。2.盤點(diǎn)方法實(shí)地盤點(diǎn)法：對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行實(shí)地清查，核對(duì)設(shè)備的實(shí)際數(shù)量與賬目記錄是否一致。賬實(shí)核對(duì)法：將設(shè)備的賬目記錄與實(shí)際情況進(jìn)行核對(duì)，檢查是否存在賬實(shí)不符的情況。3.清查結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《辦公設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)結(jié)果等信息。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)分析原因，查明責(zé)任，并提出處理意見。對(duì)于盤盈的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)入賬，調(diào)整賬目記錄；對(duì)