2026年生物科技服務公司印章使用管理制度一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司印章的刻制、備案、保管、使用、交接及銷毀等全流程管理，明確各環(huán)節(jié)責任，防范印章使用風險，保障公司合法權益與經(jīng)營活動的有序開展，依據(jù)《中華人民共和國印章管理辦法》《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國合同法》等相關法律法規(guī)，結合公司生物科技服務行業(yè)特性（核心業(yè)務含生物檢測、技術研發(fā)、實驗室服務等，印章使用聚焦科研項目申報、檢測報告出具、技術合作協(xié)議等關鍵場景）及生產(chǎn)經(jīng)營實際，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類印章的全生命周期管理及所有涉及印章使用的活動，涵蓋公司公章、法定代表人印章、財務專用章、合同專用章、研發(fā)項目專用章、檢測報告專用章等各類印章。公司全體員工（含管理人員、業(yè)務人員、行政人員等）、各職能部門及分支機構，在涉及印章刻制、保管、使用等相關工作時，均需嚴格遵守本制度規(guī)定。（三）基本原則依法合規(guī)原則：嚴格遵循國家相關法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，規(guī)范印章刻制、備案及使用流程，確保印章管理活動合法合規(guī)。權責明晰原則：明確各部門及崗位在印章管理中的職責，做到印章刻制有審批、保管有專人、使用有登記、交接有記錄、銷毀有流程。安全保密原則：建立嚴格的印章安全保管機制，防范印章丟失、被盜用、偽造等風險；對印章使用涉及的公司商業(yè)秘密、研發(fā)數(shù)據(jù)、客戶信息等核心信息嚴格保密。規(guī)范高效原則：在保障印章使用安全的前提下，優(yōu)化印章使用審批流程，提升印章使用效率，滿足公司經(jīng)營管理及科研業(yè)務開展的需求。全程追溯原則：對印章刻制、保管、使用、交接、銷毀等全流程進行記錄，確保每一項印章使用行為均可追溯到具體責任人。（四）核心定義本制度所指印章，是指公司依法刻制的，用于證明公司身份、體現(xiàn)公司意志、開展經(jīng)營管理活動的各類印章，包括但不限于公章、法定代表人印章、財務專用章、合同專用章、研發(fā)項目專用章、檢測報告專用章、部門專用章等。印章全生命周期管理，是指對印章從刻制申請、審批、刻制、備案、保管、使用、交接、年檢、廢止到銷毀的全過程管理。二、組織架構與職責體系（一）印章管理領導小組公司成立印章管理領導小組，作為印章管理工作的最高決策機構，由總經(jīng)理擔任組長，分管行政工作的副總經(jīng)理擔任副組長，成員包括行政部、財務部、法務部、技術部、合規(guī)部等部門負責人。主要職責包括：審定印章使用管理制度及相關流程規(guī)范；審批各類印章的刻制、廢止及銷毀申請；協(xié)調(diào)解決印章管理過程中的重大問題；監(jiān)督檢查本制度的執(zhí)行情況；組織開展印章管理工作的復盤總結及獎懲決策。（二）牽頭部門職責行政部作為印章管理的牽頭部門，主要職責包括：牽頭制定與修訂本制度及印章管理相關的操作細則；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)印章全生命周期管理工作，負責印章刻制、備案、年檢、廢止、銷毀的組織實施；建立并維護公司印章管理臺賬，記錄印章相關全流程信息；監(jiān)督各部門印章保管及使用情況；組織開展印章管理相關的培訓工作；負責印章使用爭議的協(xié)調(diào)處理。（三）協(xié)同部門職責財務部：負責財務專用章、發(fā)票專用章等財務類印章的日常保管與使用；制定財務類印章的具體使用規(guī)范；配合行政部開展財務類印章的刻制、備案、年檢及銷毀工作；對涉及財務類印章的使用申請進行審核。法務部：負責對印章使用涉及的合同、協(xié)議、法律文書等文件進行合法性審核；為印章管理工作提供法律支持；參與印章管理重大問題的決策；對印章使用過程中的法律風險進行評估與防控。技術部：負責研發(fā)項目專用章、技術文件專用章等技術類印章的日常保管與使用；制定技術類印章的具體使用規(guī)范；配合行政部開展技術類印章的刻制、備案及銷毀工作；對涉及技術類印章的使用申請進行審核。合規(guī)部：負責對印章使用涉及的生物安全、數(shù)據(jù)安全、行業(yè)合規(guī)等相關文件進行合規(guī)審核；監(jiān)督印章使用過程中的合規(guī)性；配合行政部開展印章管理的監(jiān)督檢查工作。各業(yè)務部門：負責本部門專用章的日常保管與使用；嚴格按照本制度規(guī)定提交印章使用申請；配合行政部開展本部門專用章的相關管理工作；加強本部門人員的印章使用安全意識培訓。（四）各核心崗位責任印章管理員：由各部門指定專人擔任，負責印章的日常保管，確保印章存放于專用保險柜或安全保管柜中，嚴禁隨意擺放；嚴格按照審批流程辦理印章使用手續(xù)，對不符合規(guī)定的用印申請有權拒絕；及時記錄印章使用臺賬，詳細載明用印時間、用印事項、用印份數(shù)、審批人、申請人等信息；定期對所保管的印章進行核查，發(fā)現(xiàn)問題及時上報；負責印章的交接工作，辦理交接手續(xù)并留存記錄。用印申請人：負責如實填寫印章使用申請材料，明確用印事項、用印份數(shù)及相關文件內(nèi)容；確保申請用印的文件真實、合法、完整，符合公司相關規(guī)定；配合印章管理員完成用印手續(xù)，對用印后的文件妥善保管與使用，承擔因文件內(nèi)容不實或違規(guī)使用導致的相關責任。審批人：負責對印章使用申請進行審核，核查用印事項的真實性、合規(guī)性及必要性；根據(jù)權限對用印申請作出批準或不予批準的決定；對審批通過的用印事項承擔相應的管理責任。行政部印章管理專員：負責統(tǒng)籌公司各類印章的臺賬管理、刻制備案、年檢銷毀等工作；定期開展印章管理專項檢查，梳理存在的問題并提出整改建議；組織開展印章管理培訓，提升全員印章使用安全意識。三、印章全生命周期管理流程（一）印章刻制與備案印章刻制需由相關部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、用途、保管部門及保管人等信息，附上相關依據(jù)材料（如部門設立文件、業(yè)務需求說明等），按審批權限報批：部門專用章由部門負責人審核、行政部負責人審批；財務類、技術類專用章由部門負責人審核、行政部負責人復核、分管副總經(jīng)理審批；公章、法定代表人印章、合同專用章等核心印章由部門負責人審核、行政部負責人復核、總經(jīng)理審批。審批通過后，由行政部統(tǒng)一委托具備合法資質(zhì)的印章刻制機構進行刻制，嚴禁任何部門或個人擅自刻制公司印章。印章刻制完成后，行政部需在10個工作日內(nèi)攜帶相關材料到公安機關辦理印章備案手續(xù)，獲取印章備案證明。行政部對備案后的印章進行登記，納入公司印章管理臺賬，明確印章編號、刻制日期、備案日期、保管部門及保管人等信息，并組織保管人與行政部簽訂《印章保管責任書》。（二）印章保管各類印章需實行專人保管、專柜存放：公章、法定代表人印章、合同專用章由行政部指定專人保管；財務專用章、發(fā)票專用章由財務部指定專人保管；研發(fā)項目專用章、技術文件專用章由技術部指定專人保管；部門專用章由各部門指定專人保管。印章保管場所需具備安全防護條件，保管人離開工作崗位時，必須將印章鎖入專用保險柜，嚴禁將印章隨意放置在辦公桌面或交由他人代管，嚴禁攜帶印章外出（經(jīng)審批的特殊情況除外）。印章保管人需妥善保管印章，定期對印章進行檢查，確保印章完好無損；如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞，需立即向所在部門負責人及行政部報告，并采取相應的應急措施。印章保管人因崗位變動、離職等原因需要交接印章的，需填寫《印章交接申請表》，經(jīng)部門負責人及行政部負責人審批后，在行政部監(jiān)督下辦理交接手續(xù)，詳細核對印章信息，簽署交接記錄，確保印章交接過程可追溯。（三）印章使用使用印章前，用印申請人需填寫《印章使用申請表》，注明用印事項、用印份數(shù)、文件名稱、申請部門及申請人等信息，并附上需用印的文件原件及相關支撐材料，按審批權限報批。審批權限劃分：一般性業(yè)務文件（如日常辦公函件、內(nèi)部通知等）使用部門專用章的，由部門負責人審批；涉及研發(fā)項目申報、技術文件確認等事項使用技術類專用章的，由技術部負責人審批；涉及財務支付、稅務申報等事項使用財務類專用章的，由財務部負責人審批；涉及對外合作協(xié)議、合同、重要業(yè)務函件等事項使用合同專用章或公章的，需經(jīng)部門負責人審核、法務部合規(guī)審核、行政部負責人復核后，報分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批；涉及重大合同、投融資、公司重大決策等核心事項使用公章的，需經(jīng)董事會審議通過后，由總經(jīng)理審批。審批通過后，用印申請人將《印章使用申請表》及相關文件提交給印章管理員，印章管理員核對審批手續(xù)齊全后，在指定文件的指定位置規(guī)范用印，確保印章清晰、端正、完整，不得壓蓋關鍵文字或內(nèi)容。用印完成后，印章管理員需在《印章使用臺賬》中詳細記錄用印時間、用印事項、用印份數(shù)、審批人、申請人、用印文件名稱等信息，并將《印章使用申請表》及用印文件復印件歸檔留存。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等空白文件上加蓋公司印章；特殊情況下確需使用的，需經(jīng)總經(jīng)理審批，并嚴格控制使用范圍及份數(shù)，使用后需及時將相關文件交回行政部歸檔，剩余空白文件需立即銷毀并記錄。因業(yè)務需要攜帶印章外出使用的，需填寫《印章外出使用申請表》，注明外出用印事由、使用地點、使用時間、申請人及陪同人員等信息，經(jīng)部門負責人審核、行政部負責人復核、總經(jīng)理審批后，由印章管理員陪同外出使用；外出期間需確保印章安全，用印過程全程把控，用印完成后立即返回公司，將印章交回保管場所，并及時辦理相關記錄手續(xù)。（四）印章年檢與廢止行政部負責組織各類印章的年檢工作，根據(jù)公安機關及相關部門的要求，定期對備案印章進行年檢，確保印章合法有效；年檢完成后，及時將年檢結果記錄到印章管理臺賬中。出現(xiàn)以下情況之一的，相關部門需提出印章廢止申請：印章因磨損、變形等原因無法正常使用的；公司部門撤銷、合并導致部門專用章無需繼續(xù)使用的；印章使用范圍變更或印章名稱調(diào)整的；法律法規(guī)及公司規(guī)定需要廢止印章的其他情況。印章廢止申請需填寫《印章廢止申請表》，注明印章名稱、編號、廢止原因、保管部門及保管人等信息，附上相關依據(jù)材料，按印章刻制的審批權限報批。審批通過后，相關部門需將廢止印章交回行政部，行政部對廢止印章進行登記，在印章上做廢止標記（如打叉、鑿毀等），納入廢止印章管理臺賬。（五）印章銷毀行政部定期對廢止印章進行匯總，填寫《印章銷毀申請表》，注明廢止印章的名稱、編號、數(shù)量、廢止原因、銷毀方式等信息，報印章管理領導小組審批。審批通過后，行政部組織實施印章銷毀工作，邀請法務部、財務部等相關部門人員現(xiàn)場監(jiān)督，采用粉碎、熔毀等不可逆的方式進行銷毀，確保印章無法再使用。印章銷毀完成后，監(jiān)督人員及操作人員需在《印章銷毀記錄表》上簽字確認，行政部將《印章銷毀申請表》《印章銷毀記錄表》及相關資料歸檔留存，并更新印章管理臺賬。四、監(jiān)督考核與責任追究（一）監(jiān)督檢查機制印章管理領導小組每季度開展一次印章管理專項監(jiān)督檢查，重點核查印章刻制、備案、保管、使用、交接、廢止、銷毀等流程的規(guī)范性，印章管理臺賬的完整性，印章使用審批手續(xù)的齊全性及印章安全保管情況；行政部每月開展一次日常監(jiān)督檢查，跟蹤各部門印章管理工作落實情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題；各部門每周開展自查，確保本部門印章使用及保管符合制度要求。對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，下達《印章管理整改通知書》，明確整改責任人、整改措施及整改時限，跟蹤整改落實，形成閉環(huán)管理。（二）考核管理公司將印章管理工作納入相關部門及人員的績效考核體系，核心考核指標包括：印章使用審批合規(guī)率、印章保管安全率、印章使用臺賬完整性、問題整改完成率等?？己私Y果與績效獎金、評優(yōu)評先直接掛鉤：對印章管理工作規(guī)范、未發(fā)生印章使用風險的部門及個人，給予通報表揚、經(jīng)濟獎勵；對印章管理不規(guī)范、存在違規(guī)用印風險的部門及個人，給予通報批評、經(jīng)濟處罰。（三）責任追究對在印章管理及使用過程中存在以下行為的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重追究相關人員責任：未經(jīng)審批擅自刻制、使用、廢止或銷毀公司印章的；印章保管不善導致印章丟失、被盜、損壞或被他人冒用的；在空白文件上擅自加蓋公司印章的；未按審批流程使用印章，或擅自擴大用印范圍的