千喜電子科技有限公司巴西客戶接待方案設計產品設計工藝設計方案設計√摘要客戶接待是從事商務活動的一個重要組成部分，是我們進行商務洽談、客戶溝通的有效載體。一次良好的客戶接待活動既能充分展示我司接待人員的業(yè)務水平、綜合素質、談判技能、組織及協(xié)調能力，又能充分展示我公司的品牌形象、綜合實力，更能促進雙方合作的順利進行，促進項目洽談的順利展開，同時，還能促使新合作項目的生成。因此，一次考慮全面、服務周到的客戶接待活動對于企業(yè)的銷售工作推進起著舉足輕重的作用。此次千喜電子科技有限公司巴西客戶接待方案從接待前準備、接待中安排、接待后工作對客戶接待做出了詳細、全面的安排，既能解決目前企業(yè)客戶接待程序安排不合理的問題，又有助于提升我的方案策劃能力和外國客戶接待能力。關鍵詞：巴西客戶；客戶接待；LED帕燈目錄TOC\o"1-3"\h\u293841.設計背景及意義 設計背景及意義1.1設計背景千喜電子科技有限公司是激光燈、舞臺燈、帕燈、頻閃燈、水晶魔球等產品專業(yè)生產加工的公司，擁有完整、科學的質量管理體系，固晶、焊線、點膠、測試等全自動的設備，還擁有多年的LED制造經驗團隊，是我們提供給客戶高品質產品的有力保證。公司的經營范圍涉及舞臺燈配件、LED燈的研發(fā)與銷售、國內貿易、貨物及技術進出口等。千喜電子科技有限公司自成立以來，一直秉承“誠信、專業(yè)”的經營理念,堅持用戶至上、質量第一，經過不斷的努力和超越已經成為一家最具規(guī)模、最具影響、發(fā)展最快的企業(yè)之一，其誠信、實力和產品質量也獲得業(yè)界的廣泛認可。1.2設計意義隨著全球照明產業(yè)鏈向中國轉移，同時，照明產業(yè)逐步向綠色照明、節(jié)能環(huán)保的方向發(fā)展，LED照明趨勢逐步上升，我國照明產業(yè)后來居上，也因此獲得良好發(fā)展機遇，進入了快速發(fā)展時期。燈具種類繁多，主要有室內燈具、室外燈具、圣誕燈串以及各種功能性燈具。其中，室內、室外燈具以及圣誕燈串在出口燈具中占較大比例。而巴西作為金磚國家之一，同時是中國照明產品出口到拉美的頭號市場，潛力也是十分可觀。但是，行業(yè)內激烈的競爭也給千喜電子科技有限公司帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。客戶接待，作為企業(yè)一個重要的溝通橋梁，可以有效的建立良好的貿易關系，一份詳細周密的客戶接待方案能為企業(yè)帶來良好的經濟效益。因此，制定千喜電子科技有限公司巴西客戶接待方案有十分重要的意義。設計思路2.1設計的總體思路此次畢業(yè)設計為千喜電子科技有限公司巴西客戶接待方案，本人通過收集巴西客戶的相關資料，分析巴西客戶的特點、中國與巴西的文化習俗差異等，學習基本的商務社交禮儀，結合公司以往的客戶接待方案，并通過對方案的調整和優(yōu)化，收集反饋意見對其進行修改，最終確定了接待巴西客戶的整個流程方案，其中包括住宿、餐飲、會議洽談、參觀游玩等，最終形成了一份具體可行的千喜電子科技有限公司巴西客戶接待方案。2.2設計的依據客戶接待作為銷售環(huán)節(jié)中不可或缺的一部分，在商務往來中有著非常重要的作用。既是推銷產品的準備過程的延伸，又是實質性接觸客戶的開始，一次好的客戶接待能給企業(yè)帶來良好的經濟效益。因此，客戶接待方案設計成為了外貿業(yè)務員應具備的一項基本能力。該設計能夠提高我作為業(yè)務員的方案撰寫能力和接待活動策劃能力，解決公司目前在客戶接待方面的問題，提升千喜電子科技有限公司在同行中的競爭優(yōu)勢，有助于公司的進一步發(fā)展。3.設計目標本次接待方案的目標是為了讓巴西客戶更好的了解千喜電子科技有限公司，解決千喜電子科技有限公司目前客戶接待安排不妥和程序安排不合理的問題，從而實現企業(yè)的客戶接待的預期目標。進一步擴大公司業(yè)務范圍、打開巴西市場，推動公司發(fā)展以及產品的推廣，增強公司在同行中的競爭力。同時，也提高我綜合運用商務英語專業(yè)知識和技能解決涉外商貿領域國外客戶接待方面實際問題的能力，提高我的方案策劃能力以及應變能力。4.設計具體內容4.1接待前準備4.1.1了解客戶來訪目的巴西客戶來訪我司的目的是為了解公司的規(guī)模大小、綜合實力，公司的基本運作情況，生產研發(fā)以及質量控制體系。同時，了解我司員工的綜合素質和整體素養(yǎng)，并且與我司人員進行有效的商務洽談和基本的人際溝通，察看是否有繼續(xù)合作的可能或是促成新項目的必要。4.1.2收集客戶資料通過郵件往來，我獲悉此次來訪的客戶是來自圣保羅的巴西星威貿易有限公司采購部經理及其秘書，基本資料如下表。表4.1來訪客戶基本資料表來訪時間來訪地點來訪人員性別職位2020年3月16日—3月18日千喜電子科技有限公司Jack男采購部經理Jason男經理秘書4.1.3確定接待人員經討論，我司確定此次客戶接待的規(guī)格為對等接待，所以特此安排我司的銷售部經理及其秘書共同接待，考慮到會議進程中，專業(yè)名詞太多，為使客戶更好理解我司產品，特加一位葡萄牙語翻譯協(xié)助人員和會中接待人員。具體分工如下。表4.2接待人員安排接待時間接待地點接待人員性別職位分工2020年3月16日—3月18日千喜電子科技有限公司Lily女銷售部經理陪客戶用餐，與客戶進行會議洽談，陪客戶參觀工廠。Grace女經理秘書接機送機，會議主持，會后與客戶用餐，工廠參觀過程中進行講解，陪客戶去景點游玩。Eric男翻譯做好會議翻譯工作，以及做好會議紀錄等。Linda女人事部助理會議進程中負責分發(fā)資料，提供茶水等補充工作，拍照留念。4.2接待中安排4.2.1接機、入住、用餐1）接機：了解巴西客戶來訪我司的往返航班信息，確定巴西客戶抵達時間為2020年3月16日19：25，客戶離開時間為2020年3月18日09：30。接機地點是深圳寶安國際機場。我司接待人員應于3月16日18：25分，即提前一個小時在深圳寶安國際機場等待接機，迎接客戶到來?？紤]到此次巴西來訪人員共有兩位男性，為采購部經理及其秘書，還有行李箱需要放置，所以特此安排一輛7座的SUV商務車，保證車內空間寬闊，不擁擠。此外，為使客戶有一個良好的乘車體驗，必須保證接機車子內外一定要舒適整潔，車里應放置礦泉水、紙巾等必備物品。2）入?。旱教崆坝喓玫木频辍钲谛呛欲愃伎栴D酒店，辦好入住登記手續(xù)，告訴客戶房間號為“1408”，帶領客戶乘坐電梯并送其到房間門口。待客戶放置好行李，再帶領客戶下樓用餐。3）用餐：提前了解到巴西客戶的飲食習慣，如巴西人用餐習慣以歐式西餐為主；巴西有“咖啡王國”之稱，他們最愛喝咖啡，也喜愛紅茶、葡萄酒；黑豆”是巴西人每天必不可少的主食品，“烤肉”是巴西人最喜歡吃的風味菜之一；巴西人注重菜肴的量少而精，一般偏好麻辣口味。但是要切記，巴西人忌吃形狀怪異的水產品和用兩棲動物的肉制作而成的菜品；巴西人也不愛吃用牛油制作的點心。根據巴西客戶的飲食習慣，特此向客戶推薦以下川菜，有麻婆豆腐、水煮牛肉、酸菜魚、宮保雞丁、魚香肉絲、酸辣土豆絲。待客戶用餐完畢后，送客戶到房休息，并將第二天的日程表發(fā)給客戶。4.2.2會議籌備1）準備接待環(huán)境，客戶要到達的區(qū)域要做到“5S”即“整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)”。會議室內，所有物品必須保證干凈、整齊，談判桌上需放置參會人員的姓名桌牌，室內也可適當放置綠植盆栽，美化環(huán)境，不顯單調。2)準備接待活動用品，在辦公設備方面，我司必須確保會議室內的設備能正常使用，在會議開始之前應提前測試，看會議室內的設備是否能正常使用，如不能正常使用，立即派人檢修，會議當天，也要提前達到，檢測設備。在物資準備方面，如礦泉水、紙巾、咖啡、水果物品等，可多不可少，盡量多備一點，以防不夠。3)安排會議接待人員及準備相關資料，安排好與其巴西客戶職位對等級別以及項目相關的接待人員，并準備好接洽進程中，雙方所需要的產品項目資料、現場匯報材料等。4)做好接待的心理準備。我司工作人員必須隨時具備良好的待客心理，其核心就是要求有強烈的“角色意識”和“服務意識”。若接待過程中臨時出現小型事件可自行解決再匯報給領導，若是難以解決的事件，必須及時向領導匯報，不能輕易自己做決定。特別注意的是，在面對問題時，要臨危不亂，沉著冷靜面對，機智果斷應對。5)準備相關業(yè)務及其理論知識。如內部情況—本企業(yè)的發(fā)展歷史，產品特點等；外部情況—深圳的名勝古跡，政治、經濟、文化等情況，都要及時掌握，以便安排行程和回答客戶提問。4.2.3會議接待1）人員介紹，等待兩位巴西客戶落座及我司銷售部經理坐定后，由經理秘書擔任本次會議主持人先起身做自我介紹，再按職位依次介紹我公司的接待人員，即向客戶介紹部門經理和翻譯協(xié)助人員。介紹完畢后，再向我司部門經理依次介紹客戶。2）主題介紹，主持人介紹整個會談主題，在此期間，翻譯協(xié)助人員，應隨時做好翻譯協(xié)助，做好演示講解，及時答疑。主持人按提前準備的錄像資料或PPT資料向客戶演示并講解，講解過程中要認真聽取客戶隨時提出的疑問并給予正確解答。3）業(yè)務洽談，在會議室內進行，雙方就圍繞LED帕燈進行有效的洽談。4）翻譯協(xié)助做好會議記錄和整理工作。5）我司工作人員隨時提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設備等的補充工作。6）我司工作人員負責現場圖片的拍攝及錄像工作。4.2.4會后服務、送客到提前預定的桃李溪中式概念餐廳陪同客戶用餐，用餐完畢，邀請客戶去公司的工廠參觀，先參觀生產車間，再參觀展覽室，參觀過程要給客戶講解我們公司的文化背景，發(fā)展歷程，產品特點等。工廠參觀完，再帶客戶去深圳當代藝術城市規(guī)劃展覽館和錦繡園游玩觀賞，讓客戶感受現代科技與古代藝術的不同風格。游玩結束后，送客戶回酒店。誠邀客戶參加特地為他們準備的戶外燒烤—香蜜湖燒烤場，感謝客戶來訪，表達我們愿意與其合作的誠心。次日，歡送客戶。在送機過程中，可以贈送客戶一些紀念品和客戶來訪期間拍攝的照片、錄像，這些工作應及時、周到、全面，這樣做會大大提升我司的企業(yè)形象，獲得客戶對公司綜合實力的認可和贊譽，增加客戶的回頭率。接待人員確定客戶返程的航班信息，估計他們到達的時間，適時去電進行咨詢接待工作的情況，了解客戶對公司的產品和企業(yè)形象等方面的意見。4.2.5接待注意事項1）社交禮儀：葡萄牙語是巴西的通用語言；在人際交往過程中，巴西人大多都直來直去，幽默風趣，愛開玩笑；在社交場合中巴西人通常都以擁抱或者親吻作為見面禮節(jié)，只有十分正式的活動中，他們才相互握手為禮；巴西人主張在不同的場合里，人們的著裝應當有所區(qū)別。在正式的場合中，巴西人主張一定要穿西裝或套群，在公共場合中，男人至少要穿短襯衫、長西褲，女士則最好穿高領帶袖的長裙；巴西人的工作時間通常比約定的時間遲到10分鐘或15分鐘。2）愛好與禁忌：巴西人大多數信奉天主教，他們忌諱數字“13”，普遍認為“13”為不祥之數，是會給人帶來厄運或災難的數字；向巴西人贈送禮物時，不宜向其贈送手帕或刀子，他們認為送手帕會引起吵嘴和不愉快；巴西人忌諱紫色，認為紫色是悲傷的色調，忌諱棕黃色，認為人死喻為黃葉落下，因此，棕黃色就成兇喪之色；與巴西人打交道時，禁止使用OK手勢；與巴西人交談時可以談孩子、足球等開心的話題，禁止談論有關阿根廷、宗教、政治方面的問題。4.3接待后安排做好總結工作，把整個接待過程中出現問題的節(jié)點梳理出來，并將改正后的內容放入下次的清單中；及時給客戶發(fā)郵件，一是表達問候，二是將本次訪問達成的共識，或者會議記錄，備忘錄發(fā)給客戶，敦促項目的執(zhí)行；及時寫一封感謝信感謝其來訪。4.4接待成本預算表4.3客戶接待成本預算表項目金額備注酒店住宿4,200元星河麗絲卡爾頓酒店豪華雙人床2,000/間（16、17日公兩晚）機場接送400元寶安國際機場-酒店（往返）會議室布置400元盆栽、參會人員姓名桌牌等物資準備500元礦泉水1箱，咖啡豆1袋，紙巾2盒，資料打印4份，水果2籃用餐3,000元16日晚—18日早的餐飲共計5餐參觀游玩800元深圳當代藝術城市規(guī)劃展覽館、錦繡園戶外燒烤2,000元啤酒、烤肉（17日晚香蜜湖燒烤場）贈送禮品800元游玩期間的照片、紀念品等總計12,100元4.5預期實現效益本方案在充分了解巴西客戶習俗、禮儀基礎之上進行，將客戶接待知識用到實際接待工作中。經過我們精心準備、合理安排，此次巴西客戶接待活動圓滿完成。在此期間，不僅體現我公司整體實力和綜合素質，也讓客戶感受我司以誠待人的態(tài)度和服務，讓客戶感到賓至如歸，為后期的合作的成功進行有著重要意義，也為將來新項目的開展奠定了基礎。同時，本人的客戶接待能力得到了很大的提升，積累了寶貴的工作經驗。5.結論通過此次畢業(yè)設計，圓滿地解決了我司目前客戶接待過程中程序安排不合理的問題，成功促成與巴西客戶的貿易往來，進一步擴大了我司的業(yè)務范圍和國外市場。同時，于我而言，在此期間，我了解到許多關于客戶接待方面需注意的事項和基本商務禮儀，提高了我的方案策劃能力和外國客戶接待能力，也懂得了客戶接待對企業(yè)發(fā)展的重要意義。在今后工作生活中，我將時刻銘記著，無論何時何地都要注重細節(jié)，注意自身的言行舉止是否合乎禮儀，因為我不僅代表個人，還體現了公司的綜合素質。

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