行政文件歸檔及資產(chǎn)管理制度模板一、適用范圍與基本原則（一）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政文件處理、固定資產(chǎn)管理過程中的相關(guān)活動(dòng)，涵蓋文件從形成到歸檔的全生命周期，以及資產(chǎn)從購(gòu)入、使用、維護(hù)到處置的全流程管理。（二）基本原則規(guī)范統(tǒng)一：文件歸檔與資產(chǎn)管理遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證流程標(biāo)準(zhǔn)化、信息規(guī)范化。及時(shí)準(zhǔn)確：文件需在完成后及時(shí)歸檔，資產(chǎn)信息需實(shí)時(shí)更新，保證數(shù)據(jù)真實(shí)完整。安全可控：涉密文件與貴重資產(chǎn)實(shí)行專人管理，明確責(zé)任，防止丟失、損壞或泄密。責(zé)任到人：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔與資產(chǎn)管理的第一責(zé)任人，具體執(zhí)行人員承擔(dān)直接責(zé)任。二、職責(zé)分工與管理主體（一）行政部門負(fù)責(zé)制定、修訂本制度并監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)一管理公司各類行政文件的歸檔工作，指導(dǎo)各部門文件分類與整理；建立固定資產(chǎn)總臺(tái)賬，組織公司層面資產(chǎn)盤點(diǎn)與處置審核；負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保證檔案存放安全、環(huán)境達(dá)標(biāo)。（二）各部門指定專人（文員/資產(chǎn)管理員）負(fù)責(zé)本部門文件收集、初步整理及資產(chǎn)日常維護(hù)；按要求及時(shí)向行政部門提交歸檔文件，配合資產(chǎn)盤點(diǎn)與信息更新；對(duì)本部門使用中的資產(chǎn)承擔(dān)保管責(zé)任，保證資產(chǎn)完好、用途合規(guī)。（三）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的價(jià)值核算，與行政部門定期核對(duì)資產(chǎn)總賬與明細(xì)賬；參與資產(chǎn)購(gòu)入、報(bào)廢處置的財(cái)務(wù)審核，保證賬實(shí)、賬賬相符。三、行政文件歸檔管理流程（一）文件分類與范圍分類標(biāo)準(zhǔn)：按文件性質(zhì)分為收文（外來文件）、發(fā)文（內(nèi)部發(fā)文）、合同文件、會(huì)議紀(jì)要、制度文件、審計(jì)文件、聲像文件等；按保存期限分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）。歸檔范圍：包括但不限于公司紅頭文件、重要通知、請(qǐng)示批復(fù)、對(duì)外合同、股東會(huì)/董事會(huì)決議、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、審計(jì)報(bào)告、重要會(huì)議錄音錄像等。（二）歸檔步驟1.文件收集（每月5日前完成上月文件收集）各部門文員負(fù)責(zé)收集本部門形成的各類文件，核對(duì)文件完整性（如、附件、簽批手續(xù)齊全）。外來收文（如上級(jí)單位文件、客戶函件）由行政部門統(tǒng)一簽收后，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理并同步收集。2.文件整理（收集后3個(gè)工作日內(nèi)完成）排序：按文件形成時(shí)間或邏輯順序排列，收文以“收文日期”為序，發(fā)文以“文號(hào)”為序。編頁：對(duì)裝訂成冊(cè)的文件編寫頁碼，聲像文件標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容概要。裝訂：去除金屬夾，使用不銹鋼夾或線裝，保證文件平整、不散頁。3.編號(hào)與登記（整理后2個(gè)工作日內(nèi)完成）文件編號(hào)規(guī)則：部門簡(jiǎn)稱-文件類型-年份-流水號(hào)（如“行-發(fā)-2024-001”）。填寫《行政文件歸檔登記表》（見表1），注明文件名稱、編號(hào)、形成部門、歸檔日期、保管期限、存放位置等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。4.歸檔與保管（登記后1個(gè)工作日內(nèi)完成）行政部門將文件移交檔案庫(kù)房，按“部門-類型-年份”順序分類存放，柜體標(biāo)注清晰標(biāo)識(shí)。涉密文件單獨(dú)存放于密碼柜，由行政部門主管專人保管，查閱需經(jīng)總經(jīng)理審批。5.借閱與使用員工因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見表2），說明借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，涉密文件需額外報(bào)總經(jīng)理審批。借閱期限一般不超過5個(gè)工作日，到期未歸還需辦理續(xù)借手續(xù)，最大續(xù)借期3個(gè)工作日。文件借閱期間不得涂改、抽取、損毀，嚴(yán)禁復(fù)制涉密文件（經(jīng)批準(zhǔn)除外）。6.鑒定與銷毀行政部門每3年組織一次檔案鑒定，會(huì)同相關(guān)部門對(duì)到期文件判定保存價(jià)值。無保存價(jià)值的文件，由行政部門編制《檔案銷毀清單》（見表3），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由2人以上監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)，銷毀記錄存檔備查。四、固定資產(chǎn)全周期管理規(guī)范（一）資產(chǎn)定義與范圍本制度所稱固定資產(chǎn)，指單位價(jià)值在2000元以上、使用期限超過1年的辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）、家具（如辦公桌、文件柜）、交通工具（如公司車輛）、生產(chǎn)工具等，以及單位價(jià)值未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)但使用期限超過2年的大批同類物資。（二）管理流程1.資產(chǎn)購(gòu)入需求申請(qǐng)：各部門根據(jù)工作需要填寫《資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》（見表4），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估用途及理由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門審核。審批與采購(gòu)：行政部門匯總需求，按公司采購(gòu)流程審批（單筆金額5000元以下由分管副總審批，5000元以上由總經(jīng)理審批）。采購(gòu)?fù)瓿珊?，由行政部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門共同驗(yàn)收，填寫《資產(chǎn)驗(yàn)收單》（見表5），確認(rèn)資產(chǎn)型號(hào)、數(shù)量、功能完好。2.登記入賬行政部門根據(jù)《資產(chǎn)驗(yàn)收單》錄入資產(chǎn)信息，建立《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（見表6），內(nèi)容包括資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)入日期、金額、使用部門、保管人、資產(chǎn)狀態(tài)（在用、閑置、報(bào)廢）等。財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收單與發(fā)票進(jìn)行固定資產(chǎn)賬務(wù)處理，保證臺(tái)賬與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一致。3.領(lǐng)用與分配資產(chǎn)驗(yàn)收合格后，由使用部門填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用表》（見表7），領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，明保證管責(zé)任。資產(chǎn)編號(hào)需粘貼于資產(chǎn)明顯位置（如電腦主機(jī)、家具側(cè)面），便于盤點(diǎn)與識(shí)別。4.日常維護(hù)使用部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常清潔、簡(jiǎn)單維護(hù)，發(fā)覺故障需及時(shí)向行政部門報(bào)修，行政部門聯(lián)系維修并記錄《資產(chǎn)維修記錄表》（見表8）。嚴(yán)禁私自拆卸、改裝資產(chǎn)，或改變資產(chǎn)用途（如將辦公電腦用于個(gè)人娛樂）。5.定期盤點(diǎn)行政部門每年組織一次全面資產(chǎn)盤點(diǎn)（12月下旬），各部門配合核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。盤點(diǎn)差異需填寫《資產(chǎn)盤點(diǎn)差異表》（見表9），說明原因（如盤虧、盤盈、毀損），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后報(bào)行政部門處理，財(cái)務(wù)部門調(diào)整賬目。6.處置與報(bào)廢資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰時(shí)，由使用部門提交《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》（見表10），附技術(shù)鑒定意見（如維修部門評(píng)估報(bào)告）。行政部門審核后，按權(quán)限審批（單筆賬面價(jià)值5000元以下由分管副總審批，5000元以上由總經(jīng)理審批）。報(bào)資產(chǎn)處置殘值收入交財(cái)務(wù)入賬，臺(tái)賬同步更新資產(chǎn)狀態(tài)為“報(bào)廢”，相關(guān)資料存檔。五、常用表單模板表1：行政文件歸檔登記表序號(hào)文件名稱文件編號(hào)形成部門歸檔日期保管期限存放位置備注12024年度工作計(jì)劃行-發(fā)-2024-001總經(jīng)辦2024-01-05長(zhǎng)期A柜-012與XX公司合作協(xié)議合-2024-002市場(chǎng)部2024-02-20永久B柜-03涉密表2：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期歸還期限文件名稱及編號(hào)借閱事由部門負(fù)責(zé)人簽字*張三銷售部2024-03-012024-03-05行-發(fā)-2024-001查詢年度計(jì)劃目標(biāo)李四表3：檔案銷毀清單序號(hào)文件名稱文件編號(hào)銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人備注12020年會(huì)議紀(jì)要會(huì)-2020-005保存期限屆滿2024-03-10王五、趙六表4：資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估金額（元）用途說明部門負(fù)責(zé)人簽字行政部*周七2024-03-02打印機(jī)HP102023200更換舊打印機(jī)*吳八表5：資產(chǎn)驗(yàn)收單資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量購(gòu)入日期供應(yīng)商驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人使用部門打印機(jī)HP102022024-03-05XX科技公司功能正常周七、吳九行政部表6：固定資產(chǎn)臺(tái)賬資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)購(gòu)入日期金額（元）使用部門保管人資產(chǎn)狀態(tài)GD-2024-001電腦聯(lián)想ThinkPad2024-01-105800市場(chǎng)部*鄭十在用表7：資產(chǎn)領(lǐng)用表領(lǐng)用人部門領(lǐng)用日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱用途保管人簽字*錢十一人事部2024-03-03GD-2024-002辦公桌辦公*錢十一表8：資產(chǎn)維修記錄表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱故障描述報(bào)修日期修好日期維修費(fèi)用（元）維修方經(jīng)辦人GD-2024-001電腦無法開機(jī)2024-03-042024-03-05200XX維修部*周七表9：資產(chǎn)盤點(diǎn)差異表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實(shí)盤數(shù)量差異類型差異原因處理意見負(fù)責(zé)人簽字GD-2024-005文件柜10盤虧部門內(nèi)部調(diào)撥未報(bào)備調(diào)整臺(tái)賬*吳八表10：資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱報(bào)廢原因購(gòu)入日期賬面價(jià)值（元）技術(shù)鑒定意見部門負(fù)責(zé)人簽字審批意見GD-2020-010空調(diào)達(dá)到使用年限2020-07-013500壓縮機(jī)故障，維修成本過高*吳八同意報(bào)廢六、執(zhí)行要求與責(zé)任說明培訓(xùn)宣貫：行政部門每年組織1-2次制度培訓(xùn)，保證員工熟悉文件歸檔與資產(chǎn)管理流程。監(jiān)督檢查：行政部門定期抽查各部門文件歸檔及