全音像記錄制度第一章總則第一條為規(guī)范公司全音像記錄管理，防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)，確保記錄資料的真實(shí)性、完整性與安全性，根據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》及相關(guān)行業(yè)規(guī)范要求，結(jié)合公司內(nèi)部管理實(shí)際，特制定本制度。本制度旨在通過明確管理職責(zé)、規(guī)范操作流程、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，全面提升全音像記錄管理效能，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供合規(guī)保障。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營活動中涉及的全音像記錄的采集、存儲、傳輸、使用、銷毀等全生命周期管理。具體場景包括但不限于會議記錄、培訓(xùn)視頻、產(chǎn)品錄音、客戶訪談、內(nèi)部檢查等場景下的音視頻資料管理。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）全音像記錄專項(xiàng)管理：指公司為確保全音像記錄資料的合規(guī)采集、安全存儲、規(guī)范使用及有效處置，所建立的一整套管理制度、操作流程和監(jiān)督機(jī)制。（二）專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)：指在全音像記錄管理過程中可能引發(fā)數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失或違規(guī)使用，對公司聲譽(yù)、資產(chǎn)安全及合規(guī)運(yùn)營構(gòu)成威脅的風(fēng)險(xiǎn)。（三）XX合規(guī)：指全音像記錄管理活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度要求的狀態(tài)，包括采集的合法性、存儲的安全性、使用的合規(guī)性及銷毀的徹底性。第四條全音像記錄專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有業(yè)務(wù)場景下的全音像記錄納入統(tǒng)一管理范圍，不留管理死角。（二）責(zé)任到人：明確各級管理主體及執(zhí)行崗位的職責(zé)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)管理責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化，動態(tài)優(yōu)化管理制度及操作流程，提升管理效能。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司全音像記錄專項(xiàng)管理第一責(zé)任人，對專項(xiàng)管理工作的總體成效負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)專項(xiàng)管理制度，協(xié)調(diào)解決管理中的重大問題。第六條設(shè)立全音像記錄專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司全音像記錄專項(xiàng)管理工作，審批重大管理事項(xiàng)。（二）審議專項(xiàng)管理制度及年度管理計(jì)劃，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。（三）定期評估專項(xiàng)管理效果，研究解決管理中的突出問題。第七條明確專項(xiàng)管理職責(zé)分工，包括以下三類主體：（一）牽頭部門：由XX部擔(dān)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全音像記錄專項(xiàng)管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫等工作。牽頭部門需建立專項(xiàng)管理臺賬，定期匯總分析管理情況。（二）專責(zé)部門：由XX部、XX部等部門承擔(dān)，負(fù)責(zé)全音像記錄的合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)處置及技術(shù)支持。專責(zé)部門需制定業(yè)務(wù)操作細(xì)則，嵌入業(yè)務(wù)決策關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負(fù)責(zé)落實(shí)本領(lǐng)域全音像記錄管理要求，開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，確保記錄資料的合法合規(guī)。業(yè)務(wù)部門需指定專人負(fù)責(zé)記錄管理，定期自查整改。第八條基層執(zhí)行崗需嚴(yán)格履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）遵守本制度及操作規(guī)范，確保記錄采集的合法性、真實(shí)性。（二）妥善保管記錄資料，防止丟失、篡改或非法訪問。（三）及時報(bào)告發(fā)現(xiàn)的管理漏洞或風(fēng)險(xiǎn)事件，配合開展調(diào)查處置。（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在記錄管理中的法律責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條采集環(huán)節(jié)：嚴(yán)格執(zhí)行“采集必要、目的明確”原則，確因業(yè)務(wù)需要采集的記錄，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。禁止未經(jīng)授權(quán)的采集行為，特別是涉及敏感信息或第三方隱私的場景。重點(diǎn)防控采集設(shè)備未經(jīng)登記備案、采集范圍超限等風(fēng)險(xiǎn)。第十條存儲環(huán)節(jié)：實(shí)行分級分類存儲管理，按記錄重要程度劃分存儲等級，設(shè)置訪問權(quán)限，定期開展存儲環(huán)境檢查。禁止使用個人設(shè)備存儲公司記錄，禁止將記錄資料存儲在非授權(quán)系統(tǒng)或云端平臺。重點(diǎn)防控存儲設(shè)備故障、非法接入、權(quán)限濫用等風(fēng)險(xiǎn)。第十一條傳輸環(huán)節(jié)：采用加密傳輸方式，禁止通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密記錄，禁止使用即時通訊工具傳輸重要記錄。傳輸過程需記錄日志，并設(shè)置傳輸時限，超期未達(dá)需重新審批。重點(diǎn)防控傳輸中斷、攔截竊取、日志缺失等風(fēng)險(xiǎn)。第十二條使用環(huán)節(jié)：實(shí)施“按需訪問、最小權(quán)限”原則，使用人需經(jīng)審批，使用范圍需明確，使用過程需可追溯。禁止將記錄資料用于與業(yè)務(wù)無關(guān)的場景，禁止擅自復(fù)制、傳播記錄資料。重點(diǎn)防控未經(jīng)授權(quán)訪問、違規(guī)傳播、使用記錄泄露等風(fēng)險(xiǎn)。第十三條銷毀環(huán)節(jié)：建立記錄銷毀清單，明確銷毀標(biāo)準(zhǔn)、方式及責(zé)任人，銷毀過程需雙人監(jiān)督并記錄。禁止銷毀后恢復(fù)、違規(guī)留存記錄資料，禁止銷毀設(shè)備未經(jīng)安全處置。重點(diǎn)防控銷毀不徹底、非法留存、設(shè)備泄露等風(fēng)險(xiǎn)。第十四條流程嵌入：將全音像記錄管理要求嵌入業(yè)務(wù)流程，如會議記錄需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成歸檔，客戶訪談記錄需在3個工作日內(nèi)完成審核。未經(jīng)合規(guī)審查的記錄不得進(jìn)入下一流程，確?！拔唇?jīng)審查不得實(shí)施”。第十五條技術(shù)管控：建立記錄管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采集、存儲、使用、銷毀全流程自動化管理，重點(diǎn)監(jiān)控異常訪問、操作行為，并設(shè)置自動告警機(jī)制。禁止系統(tǒng)漏洞未修復(fù)情況下運(yùn)行記錄管理業(yè)務(wù)。第十六條敏感信息管控：對涉及個人隱私、商業(yè)秘密的記錄實(shí)行特殊管理，采集前需告知當(dāng)事人并取得同意，存儲時需脫敏處理，使用時需加強(qiáng)審批。禁止對敏感信息記錄進(jìn)行非必要采集、存儲或傳播。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動態(tài)更新機(jī)制：根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司業(yè)務(wù)變化，每年至少開展一次專項(xiàng)管理制度評估，由牽頭部門提出修訂建議，領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施。重大制度調(diào)整需進(jìn)行全員培訓(xùn)。第十八條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制：每年至少開展兩次專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，結(jié)合業(yè)務(wù)場景分級評估風(fēng)險(xiǎn)等級，發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知。高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)需制定專項(xiàng)防控方案，并納入季度檢查計(jì)劃。第十九條合規(guī)審查機(jī)制：將全音像記錄管理審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，審查內(nèi)容包括記錄采集的合法性、存儲的安全性、使用的合規(guī)性。審查結(jié)果需存檔備查，未通過審查的業(yè)務(wù)不得實(shí)施。第二十條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：按風(fēng)險(xiǎn)等級實(shí)施分級處置，一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行整改，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置。建立應(yīng)急流程，發(fā)生記錄泄露等重大事件需在2小時內(nèi)上報(bào)，48小時內(nèi)完成處置報(bào)告。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制：對違規(guī)行為界定處罰標(biāo)準(zhǔn)，輕者通報(bào)批評，重者取消評優(yōu)資格，情節(jié)嚴(yán)重的按公司紀(jì)律處分規(guī)定處理。違規(guī)行為需聯(lián)動績效考核，與績效獎金直接掛鉤。第二十二條評估改進(jìn)機(jī)制：每半年對專項(xiàng)管理體系有效性開展評估，重點(diǎn)檢查制度執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)控制效果、員工合規(guī)意識等，評估結(jié)果作為年度管理考核依據(jù)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)干部需履行專項(xiàng)管理推進(jìn)責(zé)任，定期聽取匯報(bào)，解決管理中的實(shí)際問題。牽頭部門需建立管理責(zé)任清單，明確各層級職責(zé)。第二十四條考核激勵機(jī)制：將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門及個人年度考核，考核結(jié)果與績效、評優(yōu)直接掛鉤。對在記錄管理中表現(xiàn)突出的集體或個人給予獎勵，對違規(guī)行為實(shí)行“一票否決”。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級開展專項(xiàng)培訓(xùn)，管理層需接受合規(guī)履職培訓(xùn)，一線員工需接受操作規(guī)范培訓(xùn)。每年至少組織兩次全員培訓(xùn)，培訓(xùn)考核不合格者不得上崗。第二十六條信息化支撐：通過記錄管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以下功能：（一）采集過程自動識別，防止超范圍采集。（二）存儲環(huán)境實(shí)時監(jiān)控，確保存儲安全。（三）使用行為自動記錄，實(shí)現(xiàn)可追溯管理。（四）異常操作自動告警，提升風(fēng)險(xiǎn)防控能力。第二十七條文化建設(shè)：發(fā)布全音像記錄合規(guī)手冊，簽訂全員合規(guī)承諾書，通過宣傳欄、內(nèi)網(wǎng)平臺等渠道強(qiáng)化合規(guī)意識。每年開展“合規(guī)月”活動，營造全員參與的良好氛圍。第二十八條報(bào)告制度：建立專項(xiàng)管理報(bào)告制度，風(fēng)險(xiǎn)事件需在2小時內(nèi)上報(bào)，年度管理情況需在次年X月X日前上報(bào)。報(bào)告