PAGE會計檔案管理財務制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會計檔案的真實、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責1.財務部門職責負責會計檔案的整理、裝訂、保管等日常工作。按照規(guī)定的期限保管會計檔案，并定期對會計檔案進行清查，確保檔案的安全與完整。按照本制度規(guī)定，提出會計檔案的銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊。負責會計檔案的調(diào)閱、查閱登記等工作，按照規(guī)定為公司內(nèi)部各部門及外部有關單位提供會計檔案查閱服務。2.檔案管理部門職責負責對財務部門移交的會計檔案進行統(tǒng)一保管，建立健全會計檔案保管制度，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。協(xié)助財務部門做好會計檔案的整理、裝訂等前期工作，并對會計檔案的整理質(zhì)量進行監(jiān)督檢查。按照國家有關規(guī)定和本制度要求，對到期會計檔案進行鑒定，并提出銷毀意見。3.其他部門職責各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案管理工作，在業(yè)務活動中形成的與會計核算有關的文件資料，應及時移交財務部門，由財務部門按照會計檔案管理要求進行整理歸檔。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、銀行結(jié)算憑證等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記經(jīng)濟業(yè)務事項的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記經(jīng)濟業(yè)務事項的賬簿，包括三欄式明細賬、多欄式明細賬、數(shù)量金額式明細賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)詳細信息的卡片。5.輔助賬簿，如備查賬簿等。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務會計報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。2.財務情況說明書，對公司財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進行分析說明的書面報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對銀行存款日記賬和銀行對賬單進行核對后編制的調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單，銀行出具的反映公司銀行賬戶資金收支情況的對賬單。3.納稅申報表，公司向稅務機關申報繳納稅款的報表。4.在會計核算過程中形成的其他重要資料，如會計電算化系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務部門應定期收集會計核算過程中形成的各類會計資料，確保會計檔案的完整性。2.對于從外部取得的會計資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應確保其真實性、合法性和完整性，并按照規(guī)定進行審核和簽收。3.各部門在業(yè)務活動中形成的與會計核算有關的文件資料，應及時移交財務部門，移交時應辦理交接手續(xù)，明確雙方責任。（二）整理要求1.會計憑證的整理按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對同類原始憑證進行分類整理，如將發(fā)票按照業(yè)務類型、時間順序等進行排列。對于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。定期對會計憑證進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于查閱。2.會計賬簿的整理總賬、明細賬、日記賬等應按照會計科目順序進行排列，并在每本賬簿前附上賬簿啟用表、目錄等。對于活頁式賬簿，應在年度終了后進行裝訂成冊，并編號歸檔。固定資產(chǎn)卡片應按照固定資產(chǎn)類別和編號順序進行排列，存放在卡片箱或其他專用存儲設備中。3.財務會計報告的整理月度、季度財務會計報告應按照時間順序進行裝訂，年度財務會計報告應單獨裝訂成冊，并附上封面、目錄等。財務情況說明書應與財務會計報告一并整理歸檔。4.其他會計資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應按照時間順序進行整理，并與相關會計憑證、賬簿等資料進行核對。納稅申報表應按照稅種、申報時間等進行分類整理，并歸檔保存。會計電算化系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)應定期進行備份，并按照規(guī)定的存儲介質(zhì)和存儲方式進行保管。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類保管期限為30年。2.會計賬簿類保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務會計報告類，月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料類，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)會計檔案應采用專用的檔案柜進行存放，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設備上，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的會計檔案，可以采用縮微、數(shù)字化等技術(shù)手段進行存儲和管理，以提高檔案的保管效率和利用價值。（三）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案保管庫，用于存放紙質(zhì)會計檔案。保管庫應符合安全、保密等要求，配備必要的消防、防盜等設施。2.電子會計檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并由專人負責管理。（四）保管要求1.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施進行處理。2.嚴格遵守會計檔案的保管期限規(guī)定，對到期的會計檔案應及時進行鑒定和處理。3.會計檔案管理人員應保持檔案存放環(huán)境的整潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。4.未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復制、借出會計檔案。如需查閱、復制、借出會計檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。五、會計檔案的利用（一）查閱與復制1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門應根據(jù)審批后的申請表，為查閱人員提供相應的會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。3.如因特殊情況需要復制會計檔案，應按照查閱審批程序辦理審批手續(xù)，并注明復制用途、份數(shù)等。復制會計檔案應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的復制設備和存儲介質(zhì)，確保復制件與原件一致。4.外部單位因?qū)徲嫛⒍悇諜z查等工作需要查閱公司會計檔案時，應出具單位介紹信、審計通知書或稅務檢查通知書等相關證明文件，并按照公司規(guī)定的查閱審批程序辦理手續(xù)。查閱過程中，公司應安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。（二）借出1.原則上不得將會計檔案借出公司。如因特殊情況確需借出，應填寫《會計檔案借出申請表》，注明借出原因、借出時間、預計歸還時間等，并經(jīng)財務部門負責人和公司分管領導審批。2.借出的會計檔案應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，歸還時應進行認真核對，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究相關人員的責任。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作應由財務部門牽頭，會同檔案管理部門及相關業(yè)務部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據(jù)國家有關規(guī)定和本制度要求，對會計檔案的保管期限、保管狀況等進行全面審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價值的會計檔案，應重新確定保管期限，并繼續(xù)進行保管；對于確無保存價值的會計檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應編制會計檔案銷毀清冊。銷毀清冊應包括會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.會計檔案銷毀清冊應經(jīng)財務部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導簽字確認后，方可進行銷毀。3.銷毀會計檔案時，應由財務部門、檔案管