PAGE超市進貨財務制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范超市進貨財務流程，確保進貨業(yè)務的資金安全、準確核算和有效管理，提高超市財務管理水平，保障超市的正常運營和可持續(xù)發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于超市所有進貨相關的財務活動，包括但不限于商品采購、供應商結算、庫存管理等環(huán)節(jié)涉及的資金收付、賬務處理等。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和財務會計準則，確保進貨財務活動合法合規(guī)。準確性原則：準確記錄和核算進貨業(yè)務的各項財務數(shù)據(jù)，保證財務信息真實可靠。及時性原則：及時處理進貨業(yè)務的財務事項，確保資金收付及時、賬務處理準確，避免延誤和差錯。安全性原則：保障進貨資金的安全，防范財務風險，防止資金被盜用、挪用或損失。效益性原則：在保證進貨業(yè)務正常開展的前提下，合理控制進貨成本，提高資金使用效益。二、進貨預算管理1.預算編制采購部門：根據(jù)超市的銷售計劃、庫存狀況和市場需求預測，制定年度、季度和月度進貨預算草案，明確各類商品的采購數(shù)量、采購金額和采購時間。財務部門：協(xié)助采購部門進行預算編制，提供歷史數(shù)據(jù)和財務分析支持，對預算草案進行審核和平衡，確保預算的合理性和可行性。預算審批：進貨預算草案經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人審核后，提交超市管理層審批。審批通過后的預算作為進貨業(yè)務的控制依據(jù)。2.預算執(zhí)行與監(jiān)控采購部門：嚴格按照批準的進貨預算執(zhí)行采購業(yè)務，不得擅自超預算采購。如因市場變化等原因需要調(diào)整預算，應及時提出申請，按規(guī)定程序進行審批。財務部門：定期對進貨預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，對比實際采購金額與預算金額的差異，及時發(fā)現(xiàn)問題并向相關部門反饋。對超預算采購的情況，要及時查明原因，督促采購部門進行整改。預算調(diào)整：當市場環(huán)境、銷售情況等發(fā)生重大變化，導致原進貨預算無法執(zhí)行時，采購部門應及時提出預算調(diào)整申請。預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容和預計調(diào)整金額。經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人審核后，提交超市管理層審批。審批通過后的預算調(diào)整方案作為進貨業(yè)務的執(zhí)行依據(jù)。三、供應商管理1.供應商選擇與評估采購部門：負責供應商的開發(fā)、選擇和評估工作。建立供應商信息檔案，收集供應商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等信息。評估標準：制定供應商評估標準，包括但不限于供應商的信譽度、產(chǎn)品質量、價格競爭力、交貨期、售后服務等方面。定期對供應商進行評估，評估結果作為供應商合作的重要依據(jù)。供應商選擇：根據(jù)評估結果，選擇優(yōu)質供應商建立合作關系。對于新供應商，應進行實地考察和資質審核，確保其具備合法經(jīng)營資格和良好的商業(yè)信譽。2.供應商合同管理合同簽訂：采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂前，應提交財務部門審核，確保合同條款符合財務規(guī)定和超市利益。合同執(zhí)行：采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款操作，對供應商的交貨情況和發(fā)票開具情況進行審核。合同變更與終止：如因市場變化、供應商原因等需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。合同終止時，采購部門應與供應商進行結算，清理雙方的債權債務關系。四、進貨采購流程1.采購申請門店或部門：根據(jù)銷售情況、庫存狀況和市場需求，填寫采購申請單，注明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等信息。采購申請單經(jīng)部門負責人審核后提交采購部門。采購部門：對采購申請單進行匯總和審核，根據(jù)庫存情況和進貨預算，確定是否批準采購申請。如批準采購申請，采購部門應及時安排采購任務。2.采購訂單下達采購部門：根據(jù)審核通過的采購申請單，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息，并經(jīng)供應商確認。采購訂單跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，確保供應商按時、按質、按量交貨。如因供應商原因導致交貨延遲或質量問題，采購部門應及時采取措施，要求供應商解決問題。3.貨物驗收倉庫部門：貨物到達超市后，倉庫部門負責組織驗收工作。驗收人員應根據(jù)采購訂單和相關質量標準，對貨物的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行仔細核對。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。驗收記錄：倉庫部門應填寫貨物驗收單，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量狀況等信息。驗收單經(jīng)倉庫部門負責人審核后，作為貨物入庫和財務核算的依據(jù)。4.入庫處理倉庫部門：驗收合格的貨物辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的存儲方式和位置進行存放。倉庫管理人員應及時更新庫存臺賬，記錄貨物的入庫時間、數(shù)量、批次等信息。財務部門：根據(jù)貨物驗收單和入庫單，進行賬務處理，增加庫存商品金額，同時記錄相應的應付賬款。五、進貨付款管理1.付款審批采購部門：采購業(yè)務完成后，采購人員應及時整理相關憑證，填寫付款申請單，注明采購訂單號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息。付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核后提交財務部門。財務部門：財務人員對付款申請單及相關憑證進行審核，核對采購訂單、驗收單、發(fā)票等信息是否一致，確保付款金額準確無誤。審核通過后，提交財務負責人審批。對于金額較大的付款，應提交超市管理層審批。審批流程：付款申請單按照以下流程進行審批：采購人員→采購部門負責人→財務人員→財務負責人→超市管理層（金額較大時）。2.付款方式選擇財務部門：根據(jù)與供應商簽訂的合同約定和超市的資金狀況，選擇合適的付款方式。常見的付款方式包括支票、銀行轉賬、商業(yè)匯票、現(xiàn)金等。在選擇付款方式時，應充分考慮資金安全、資金成本和付款效率等因素。付款時間：嚴格按照合同約定的付款時間進行付款操作，避免逾期付款給超市帶來不良影響。如因特殊原因需要延遲付款，應提前與供應商溝通協(xié)商，并取得供應商的同意。3.付款操作財務部門：根據(jù)審批通過的付款申請單，辦理付款手續(xù)。對于支票付款，應填寫支票并加蓋預留銀行印鑒，確保支票的真實性和有效性。對于銀行轉賬付款，應準確填寫收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，確保轉賬金額及時到賬。對于現(xiàn)金付款，應嚴格按照現(xiàn)金管理規(guī)定進行操作，確保現(xiàn)金安全。付款記錄：財務人員應及時記錄付款情況，包括付款日期、付款金額、付款方式、收款單位等信息。付款記錄作為財務核算的重要依據(jù)，應妥善保存。六、進貨賬務處理1.賬務記錄原則財務部門：按照財務會計準則和相關法律法規(guī)的要求，對進貨業(yè)務進行準確、及時的賬務記錄。賬務記錄應遵循權責發(fā)生制原則，以實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務為依據(jù)，如實反映進貨業(yè)務的財務狀況和經(jīng)營成果。會計憑證：根據(jù)采購訂單、驗收單、發(fā)票等原始憑證，編制記賬憑證。記賬憑證應注明經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、會計科目、金額、日期等信息，并經(jīng)審核無誤后登記賬簿。2.庫存商品核算財務部門：對庫存商品進行明細核算，按照商品的品種、規(guī)格、批次等設置明細賬，記錄庫存商品的增減變動情況。庫存商品的計價方法應保持一致，不得隨意變更。定期盤點：倉庫部門應定期對庫存商品進行盤點，確保賬實相符。財務部門應參與庫存盤點工作，對盤點結果進行核對和分析。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，進行賬務調(diào)整。3.應付賬款核算財務部門：對應付賬款進行明細核算，按照供應商名稱設置明細賬，記錄應付賬款的發(fā)生、償還等情況。應付賬款應及時入賬，確保金額準確無誤。賬齡分析：定期對應付賬款進行賬齡分析，了解應付賬款的構成和逾期情況。對于逾期未付的賬款，應及時與供應商溝通協(xié)商，采取措施盡快償還，避免產(chǎn)生不良信用記錄。七、進貨成本控制1.成本核算方法財務部門：采用合適的成本核算方法，對進貨成本進行準確核算。常見的成本核算方法包括先進先出法、加權平均法、個別計價法等。成本核算方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。成本構成：進貨成本包括商品采購價格、運輸費用、裝卸費用、保險費用、稅費等直接與采購相關的費用。財務部門應準確歸集和核算各項成本費用，確保成本計算的準確性。2.成本分析與控制定期分析：財務部門定期對進貨成本進行分析，對比不同時期、不同供應商的進貨成本情況，找出成本變動的原因和影響因素。通過成本分析，發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問題，提出改進措施和建議。成本控制措施：采購部門應加強與供應商的談判，爭取更有利的采購價格和條件。優(yōu)化采購流程，降低采購環(huán)節(jié)的費用支出。合理控制庫存水平，減少庫存積壓和損耗，降低庫存成本。八、進貨財務風險管理1.風險識別與評估財務部門：定期對進貨業(yè)務進行財務風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商信用風險、市場價格波動風險、資金支付風險、庫存積壓風險等。風險評估方法：采用定性和定量相結合的方法，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估。根據(jù)風險評估結果，確定風險等級，為風險應對提供依據(jù)。2.風險應對措施供應商信用管理：加強對供應商的信用評估和管理，建立供應商信用檔案，對信用狀況不佳的供應商采取謹慎合作態(tài)度。要求供應商提供擔?；虿扇∑渌L險防范措施，降低供應商信用風險。市場價格風險管理：關注市場價格動態(tài)變化，建立價格預警機制。與供應商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，或采取套期保值等金融工具，降低市場價格波動對進貨成本的影響。資金支付風險管理：嚴格按照付款審批流程進行操作，確保資金支付安全。合理安排資金，避免因資金緊張導致逾期付款。加強與銀行等金融機構的溝通合作，確保資金支付渠道暢通。庫存積壓風險管理：加強庫存管理，優(yōu)化庫存結構，根據(jù)銷售情況和市場需求預測，合理控制庫存水平。建立庫存預警機制，及時處理積壓庫存，降低庫存積壓風險。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計審計部門：定期對進貨財務制度的執(zhí)行情況進行內(nèi)部審計，檢查進貨業(yè)務的財務流程是否合規(guī)、財務數(shù)據(jù)是否真實準確、成本控制是否有效、風險防范措施是否落實等。審計報告：審計部門出具審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。相關部門應根據(jù)審計報告及時進行整改，確保進貨財務制度的有效執(zhí)行。2.財務檢查財務部門：定期對進貨財務工作進行自查，檢查財務憑證、賬簿、報表等資料是否齊全、合規(guī)，賬務處理是否準確無誤。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行糾正和整改。外部檢查：接受稅務、審計等外部部門的檢查，積極配