PAGE規(guī)范公司采購財務制度一、總則（一）目的為加強公司采購財務管理，規(guī)范采購財務行為，防范采購財務風險，提高采購資金使用效益，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購財務活動必須符合國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求。2.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行采購財務操作，確保財務信息真實、準確、完整。3.效益性原則：在保證采購質量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。4.監(jiān)督制衡原則：建立健全采購財務監(jiān)督機制，實現(xiàn)采購、財務等部門之間的相互監(jiān)督與制衡。二、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據(jù)公司年度經營計劃和業(yè)務需求，結合市場價格變動趨勢，編制采購預算草案。2.采購預算草案應詳細列出采購項目、數(shù)量、規(guī)格、預計采購金額等內容，并說明預算編制的依據(jù)和理由。3.財務部門負責對采購預算草案進行審核，重點審核預算的合理性、準確性以及與公司整體預算的協(xié)調性。審核通過后，報公司管理層審批。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊情況需要調整預算，應按照規(guī)定的程序進行申請和審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出與預算進行對比分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預算調整1.當市場價格波動較大、采購需求發(fā)生重大變化等原因導致原采購預算無法執(zhí)行時，可以申請預算調整。2.預算調整申請應包括調整的原因、調整的內容、調整后的預算金額等，并提供相關證明材料。3.預算調整申請經采購部門、財務部門審核后，報公司管理層審批。審批通過后，方可進行預算調整。三、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務需求填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經部門負責人簽字確認。2.采購申請表應提交至采購部門，采購部門對采購申請進行匯總和初審。初審內容包括采購申請的必要性、合理性以及是否符合公司采購政策等。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商評估與選擇機制，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估。2.根據(jù)評估結果，選擇合格的供應商，并建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商的基本信息、資質證明、業(yè)績情況、合作記錄等內容。3.采購部門應定期對供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨期、售后服務等方面。對于考核不合格的供應商，應及時采取措施進行處理，如暫停合作、取消供應商資格等。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商協(xié)商簽訂采購合同，采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購產品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等內容。2.采購合同簽訂前，應提交至財務部門進行審核。財務部門重點審核合同條款的合法性、合理性以及對公司財務狀況的影響。審核通過后，報公司管理層審批。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至財務部門備案。財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，做好資金安排和賬務處理。（四）采購驗收1.采購產品到貨后，采購部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括產品的數(shù)量、規(guī)格、質量等方面。2.驗收合格后，驗收人員應填寫驗收報告，并簽字確認。驗收報告應提交至采購部門和財務部門。3.如發(fā)現(xiàn)采購產品存在質量問題或數(shù)量不符等情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商解決，并根據(jù)合同約定追究供應商的責任。同時，財務部門應根據(jù)實際情況調整相關賬務處理。（五）采購付款1.采購付款應嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行。付款申請應由采購部門填寫，經采購部門負責人、財務部門審核后，報公司管理層審批。2.財務部門在審核付款申請時，應重點審核采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性以及發(fā)票的合規(guī)性等。審核通過后，按照公司資金管理制度進行付款操作。3.對于貨到付款的采購業(yè)務，財務部門應在收到驗收報告和發(fā)票后，及時辦理付款手續(xù)。對于預付款項的采購業(yè)務，應嚴格控制預付款比例，并加強對預付款項的跟蹤管理。四、采購財務核算與監(jiān)督（一）財務核算1.財務部門應按照國家會計準則和公司財務制度的要求，對采購業(yè)務進行準確的財務核算。采購成本應包括采購價格、運輸費、裝卸費、保險費等直接費用以及相關的間接費用。2.采購業(yè)務發(fā)生的各項費用應及時入賬，并按照規(guī)定的會計科目進行分類核算。對于采購過程中發(fā)生的折扣、返利等情況，應按照相關規(guī)定進行賬務處理。3.財務部門應定期編制采購財務報表，反映采購業(yè)務的財務狀況和經營成果。采購財務報表應包括采購支出明細表、采購成本分析表、供應商付款情況表等內容。（二）財務監(jiān)督1.建立健全采購財務監(jiān)督機制，加強對采購業(yè)務全過程的財務監(jiān)督。財務部門應定期對采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況、采購成本的控制情況等進行檢查和分析。2.采購部門應定期向財務部門報送采購業(yè)務進展情況，包括采購訂單執(zhí)行情況、供應商交貨情況、采購驗收情況等。財務部門應根據(jù)采購部門報送的信息，及時掌握采購業(yè)務動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.內部審計部門應定期對采購財務制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查采購業(yè)務是否符合法律法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，是否存在違規(guī)操作和財務風險等問題。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門和財務部門應共同識別采購業(yè)務中可能存在的風險，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、付款風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風險評估結果，確定風險等級，并采取相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.對于市場價格波動風險，可以通過建立價格預警機制、簽訂長期采購合同、套期保值等方式進行應對。2.對于供應商違約風險，應加強對供應商的管理和考核，選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在采購合同中明確違約責任條款。3.對于質量風險，應加強采購驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照質量標準進行驗收。如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時與供應商協(xié)商解決，并追究供應商的責任。4.對于付款風險，應嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，加強對預付款項的跟蹤管理。同時，可以通過要求供應商提供擔保等方式降低付款風險。六、信息溝通與協(xié)調（一）內部溝通1.建立采購部門與財務部門之間的定期溝通機制，及時交流采購業(yè)務進展情況、財務核算情況以及存在的問題等信息。2.采購部門在采購業(yè)務過程中遇到財務問題時，應及時與財務部門溝通協(xié)商解決。財務部門應積極配合采購部門，提供必要的財務支持和指導。3.各部門之間應加強協(xié)作與配合，形成工作合力。在采購業(yè)務涉及多個部門的情況下，應建立跨部門協(xié)調機制，共同推進采購業(yè)務順利開展。（二）外部溝通1.采購部門應與供應商保持良好的溝通與合作關系，及時了解供應商的生產經營情況、產品價格變動情況等信息。2.財務部門應與銀行等金融機構保持密切聯(lián)系，及時了解融資政策和信貸額度等信息，為公