PAGE衛(wèi)生所管理檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生所管理檔案工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生所各項工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生所全體工作人員及涉及檔案管理相關的各類活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是衛(wèi)生所在醫(yī)療、預防、保健、管理等各項工作中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生所檔案由專門的檔案管理部門或人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映衛(wèi)生所工作實際情況，嚴禁弄虛作假。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、醫(yī)療秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全衛(wèi)生所檔案管理制度。2.負責衛(wèi)生所各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.對檔案進行分類、編目、裝訂，編制檢索工具，提高檔案的管理水平和利用效率。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的防護設備，確保檔案的安全。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務，具備一定的專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，嚴格按照檔案管理制度進行操作。3.做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的質量。4.負責檔案的借閱、歸還登記和催還工作，保證檔案的及時回收。5.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文件材料：包括上級文件、衛(wèi)生所發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.醫(yī)療業(yè)務檔案：病歷、處方、檢查檢驗報告、醫(yī)療統(tǒng)計報表等。3.預防保健檔案：疫苗接種記錄、傳染病報告卡、健康教育資料等。4.行政管理檔案：人員檔案、財務檔案、設備檔案、物資檔案等。5.科研教學檔案：科研項目申報書、研究成果報告、教學計劃與教案等。6.其他檔案：如聲像檔案、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應及時將辦理完畢的文件材料和業(yè)務資料移交檔案管理部門，確保檔案的齊全完整。2.歸檔的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，紙張質量符合要求。3.對重要的聲像檔案，應同時收集文字說明材料，詳細記錄拍攝時間、地點、人物、內容等信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質和保管期限等進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務類、預防保健類、科研教學類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于保管和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的文件材料，應在次年上半年完成歸檔。2.醫(yī)療業(yè)務檔案應在次年一季度內歸檔完畢。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性和準確性，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。3.審核無誤后，將檔案進行上架保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映衛(wèi)生所主要職能活動和歷史面貌的，對本衛(wèi)生所、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標準。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設施設備，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行維護和更新。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循方便快捷、服務大局、保守機密原則。2.凡因工作需要查閱檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱范圍1.本衛(wèi)生所工作人員因工作需要查閱與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱本衛(wèi)生所檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審核。2.檔案管理部門根據借閱申請表，查找并提供相應檔案，借閱人在檔案借閱登記簿上簽字確認。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.檔案一般不得帶出檔案庫房，如有特殊情況需要帶出的，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理登記手續(xù)，限期歸還。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，經衛(wèi)生所負責人批準后進行銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派人監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員應認真核對檔案銷毀清冊，確保銷毀的檔案與清單一致。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告衛(wèi)生所負責人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立衛(wèi)生所檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據錄入與維護1.檔案管理部門應安排專人負責檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據的準確、完整。2.定期對檔案信息進行更新和維護，保證檔案信息與實際情況一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和數(shù)據泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，確保數(shù)據的安全性。3.安裝防病毒軟件和防火墻，及時更新系統(tǒng)補丁，防范網絡