PAGE衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案管理，規(guī)范檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，確保員工職業(yè)健康信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及衛(wèi)生監(jiān)護(hù)工作的部門、崗位及人員，包括但不限于接觸職業(yè)病危害因素的員工、從事職業(yè)健康檢查和職業(yè)病診斷的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)職業(yè)健康管理的職能部門等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)職業(yè)病防治、勞動(dòng)保護(hù)等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工職業(yè)健康狀況及相關(guān)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)工作情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄完整。3.保密安全原則：對(duì)涉及員工個(gè)人隱私和商業(yè)機(jī)密的信息嚴(yán)格保密，確保檔案的安全性，防止信息泄露、篡改或丟失。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工職業(yè)健康狀況的變化、工作崗位調(diào)整及法律法規(guī)要求，及時(shí)更新和完善檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。二、檔案管理職責(zé)分工（一）公司職業(yè)健康管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門開展衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和使用等工作。3.定期對(duì)衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案進(jìn)行審核和檢查，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.負(fù)責(zé)與醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，獲取員工職業(yè)健康檢查和職業(yè)病診斷等相關(guān)資料，并及時(shí)歸檔。5.根據(jù)檔案信息，分析員工職業(yè)健康狀況趨勢(shì)，提出改進(jìn)措施和建議，為公司職業(yè)健康管理決策提供依據(jù)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案的初步收集和整理工作，確保員工信息的及時(shí)、準(zhǔn)確提供。2.配合職業(yè)健康管理部門完成檔案的審核、歸檔等工作，并按照要求提供相關(guān)補(bǔ)充資料。3.在員工崗位變動(dòng)、離職等情況下，及時(shí)通知職業(yè)健康管理部門，協(xié)助辦理檔案交接手續(xù)。（三）醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)1.按照國家有關(guān)規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，為公司提供職業(yè)健康檢查、職業(yè)病診斷等醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，并出具真實(shí)、準(zhǔn)確的報(bào)告。2.妥善保管與公司員工相關(guān)的醫(yī)療衛(wèi)生記錄和資料，并按照要求及時(shí)向公司提供復(fù)印件或電子文檔。3.配合公司職業(yè)健康管理部門做好員工職業(yè)健康狀況的跟蹤和反饋工作。三、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.員工姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式。2.所在部門、崗位、入職時(shí)間、勞動(dòng)合同期限。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）職業(yè)健康監(jiān)護(hù)記錄1.職業(yè)健康檢查表每次職業(yè)健康檢查的機(jī)構(gòu)名稱、檢查日期、檢查項(xiàng)目及結(jié)果。檢查中發(fā)現(xiàn)的異常情況及處理建議。2.職業(yè)病診斷證明書（如有）職業(yè)病診斷機(jī)構(gòu)名稱、診斷日期、診斷結(jié)論。職業(yè)病診斷過程中涉及的相關(guān)資料，如職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、臨床表現(xiàn)、實(shí)驗(yàn)室檢查結(jié)果等。（三）職業(yè)病危害因素接觸情況1.員工所在工作場(chǎng)所存在的職業(yè)病危害因素種類、濃度或強(qiáng)度。2.員工接觸職業(yè)病危害因素的崗位、接觸時(shí)間、接觸方式及防護(hù)措施落實(shí)情況。（四）職業(yè)健康培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)講師及參加培訓(xùn)人員名單。2.培訓(xùn)效果評(píng)估資料，如考試成績(jī)、培訓(xùn)反饋意見等。（五）職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案變更記錄1.員工崗位變動(dòng)、離職等情況記錄，包括變動(dòng)或離職時(shí)間、新崗位信息等。2.檔案內(nèi)容修改、補(bǔ)充的原因及相關(guān)證明材料。（六）其他相關(guān)資料1.員工個(gè)人提出的職業(yè)健康相關(guān)申請(qǐng)、報(bào)告及處理結(jié)果。2.與職業(yè)健康監(jiān)護(hù)工作有關(guān)的其他文件、資料，如衛(wèi)生行政部門的監(jiān)督檢查記錄、整改通知等。四、檔案建立與收集（一）新員工入職1.員工入職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)將員工基本信息提交給職業(yè)健康管理部門。2.職業(yè)健康管理部門根據(jù)員工工作崗位，確定其是否接觸職業(yè)病危害因素，并安排相應(yīng)的職業(yè)健康檢查。3.醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)按照規(guī)定進(jìn)行職業(yè)健康檢查后，將檢查報(bào)告及時(shí)反饋給職業(yè)健康管理部門，職業(yè)健康管理部門負(fù)責(zé)將報(bào)告及相關(guān)資料整理歸檔，建立員工衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案。（二）員工崗位變動(dòng)1.員工崗位發(fā)生變動(dòng)，涉及接觸不同職業(yè)病危害因素時(shí)，所在部門應(yīng)在變動(dòng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)通知職業(yè)健康管理部門。2.職業(yè)健康管理部門根據(jù)新崗位的職業(yè)病危害因素情況，安排員工進(jìn)行相應(yīng)的職業(yè)健康檢查，并將檢查結(jié)果及相關(guān)資料補(bǔ)充到檔案中。（三）定期職業(yè)健康檢查1.職業(yè)健康管理部門按照國家規(guī)定的周期，組織接觸職業(yè)病危害因素的員工進(jìn)行定期職業(yè)健康檢查。2.醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在完成職業(yè)健康檢查后，應(yīng)及時(shí)向公司提供檢查報(bào)告。職業(yè)健康管理部門負(fù)責(zé)將報(bào)告及相關(guān)資料整理歸檔，更新員工衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案。（四）職業(yè)病診斷1.員工被懷疑患有職業(yè)病時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告職業(yè)健康管理部門，并協(xié)助員工按照規(guī)定程序進(jìn)行職業(yè)病診斷。2.職業(yè)健康管理部門負(fù)責(zé)收集職業(yè)病診斷過程中所需的各種資料，包括職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、臨床表現(xiàn)、實(shí)驗(yàn)室檢查結(jié)果等，并將其整理歸檔，形成完整的職業(yè)病診斷檔案。五、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類，對(duì)收集到的資料進(jìn)行逐一核對(duì)、整理，確保資料齊全、完整。2.對(duì)同一員工的不同時(shí)期職業(yè)健康監(jiān)護(hù)資料，應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。3.資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和員工姓名順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、員工姓名等信息。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和查詢。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案編號(hào)1.衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：公司名稱縮寫+年份+部門代碼+員工工號(hào)+檔案類別代碼。2.例如：[公司名稱縮寫]2023010100101，其中“[公司名稱縮寫]”為公司名稱縮寫，“2023”為年份，“01”為部門代碼，“01001”為員工工號(hào)，“01”為檔案類別代碼（此處假設(shè)01代表員工基本信息檔案）。（四）歸檔時(shí)間1.新員工衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)在職業(yè)健康檢查報(bào)告反饋后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。2.員工崗位變動(dòng)、定期職業(yè)健康檢查、職業(yè)病診斷等資料應(yīng)在相關(guān)工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案保管室，確保保管場(chǎng)所安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保管室應(yīng)配備必要的檔案柜、桌椅等設(shè)施，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。（二）保管期限1.員工衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案的保管期限為自員工離職或退休后[X]年。2.職業(yè)病診斷檔案應(yīng)永久保管。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。七、檔案使用與借閱（一）使用范圍1.公司職業(yè)健康管理部門、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員因工作需要，可查閱員工衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案。2.醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在提供職業(yè)健康服務(wù)過程中，可根據(jù)需要查閱相關(guān)員工的衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案。（二）借閱流程1.借閱人需填寫《衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給職業(yè)健康管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.職業(yè)健康管理部門負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（三）借閱期限1.一般情況下，檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向職業(yè)健康管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。2.使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露員工職業(yè)健康信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及個(gè)人隱私和商業(yè)機(jī)密的信息進(jìn)行妥善處理。3.對(duì)因工作需要接觸檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案的安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案安全，并按照規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)告。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且無需繼續(xù)保存的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、遺失，無法繼續(xù)使用的，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理人員定期對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《衛(wèi)生監(jiān)護(hù)檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表經(jīng)職業(yè)健康管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)至少有兩名檔案管理人員在