企業(yè)文件歸檔與資料管理制度第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)文件資料的歸檔、保管、利用及銷毀工作，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，依據(jù)《_________檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含分支機(jī)構(gòu)、子公司）在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。第二章職責(zé)分工2.1企業(yè)負(fù)責(zé)人審批文件歸檔管理制度及重要文件保管期限表；監(jiān)督各部門制度執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決重大問題。2.2檔案管理部門（或綜合管理部）制定和完善文件歸檔管理制度、操作流程及模板；指導(dǎo)各部門開展文件歸檔工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)文件資料的接收、分類、整理、保管、鑒定、利用及銷毀工作；建立文件管理臺(tái)賬，定期檢查各部門歸檔情況。2.3各業(yè)務(wù)部門指定專人（部門檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理、預(yù)歸檔工作；保證文件資料內(nèi)容真實(shí)、完整，符合歸檔要求；按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門移交文件資料。2.4文件形成人/經(jīng)辦人按規(guī)范起草、制作文件資料，保證格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確；及時(shí)將辦理完畢的文件交部門檔案管理員，配合完成歸檔工作。第三章文件歸檔范圍與分類3.1歸檔范圍凡反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件資料，均需歸檔，主要包括：行政管理類：企業(yè)章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、對(duì)外函件、合同協(xié)議等；經(jīng)營(yíng)管理類：業(yè)務(wù)合同、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、招投標(biāo)文件、營(yíng)銷方案、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表等；財(cái)務(wù)管理類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、資金審批單等；人力資源管理類：招聘錄用資料、員工合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利、離職手續(xù)等；科技管理類：研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、專利文件、設(shè)備說明書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；聲像電子類：照片、錄音、錄像、電子文檔（含郵件、OA系統(tǒng)文件等）、數(shù)據(jù)庫(kù)備份等。3.2分類標(biāo)準(zhǔn)按年度-問題分類法：如“2024年-行政管理-會(huì)議紀(jì)要”；按載體類型：分為紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等；按密級(jí)：分為公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密（具體密級(jí)劃分參照企業(yè)保密制度）。第四章歸檔操作流程4.1文件形成與收集文件形成人在文件辦理完畢后（如合同簽訂、會(huì)議結(jié)束、項(xiàng)目驗(yàn)收等），需對(duì)文件原件（或電子副本）進(jìn)行核對(duì)，保證內(nèi)容完整、字跡清晰、簽章齊全；部門檔案管理員定期收集本部門形成的文件資料，避免遺漏，重要文件（如合同、審計(jì)報(bào)告）需同步收集電子版。4.2整理與鑒定分類組卷：按“3.2分類標(biāo)準(zhǔn)”將文件分門別類，一份文件為一個(gè)保管單位，跨年度文件按形成年度歸檔；排序編頁：紙質(zhì)文件按時(shí)間順序或邏輯順序排列，編寫頁碼（正面編單號(hào)，背面編雙號(hào)）；電子文件按“年度-部門-文種”命名，如“202405-行政部-會(huì)議紀(jì)要-001”；價(jià)值鑒定：根據(jù)文件重要性確定保管期限（永久、30年、10年、5年等），具體參照《企業(yè)文件保管期限表》。4.3歸檔移交紙質(zhì)文件：部門檔案填寫《文件歸檔移交清單》（見模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，連同文件資料一并移交檔案管理部門；檔案管理員核對(duì)無誤后，雙方簽字確認(rèn)，各自留存一份清單。電子文件：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、云盤等指定渠道提交，填寫《電子文件歸檔登記表》（見模板2），注明文件路徑、訪問權(quán)限及備份信息；檔案管理員接收后進(jìn)行病毒查殺及格式轉(zhuǎn)換。4.4登記與編號(hào)檔案管理部門對(duì)移交的文件進(jìn)行總登記，編制檔號(hào)（如“QZ-2024-001”，其中“QZ”為全宗代號(hào)，“2024”為年度，“001”為流水號(hào)）；將檔號(hào)、文件題名、形成日期等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子化檢索。4.5入庫(kù)保管紙質(zhì)文件存入符合檔案保管要求的檔案柜（防火、防潮、防蟲、防盜），按檔號(hào)順序排列，標(biāo)識(shí)清晰；電子文件存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或加密存儲(chǔ)介質(zhì)，定期（每季度）進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)異地存放；每半年對(duì)庫(kù)存文件進(jìn)行清點(diǎn)檢查，發(fā)覺問題及時(shí)處理（如霉變、損壞），保證檔案安全。第五章常用模板表格模板1：紙質(zhì)文件歸檔移交清單序號(hào)文件編號(hào)文件題名形成日期頁數(shù)保管期限密級(jí)歸檔部門歸檔人接收人接收日期備注1XZ2024052024年第三季度工作計(jì)劃2024-03-28810年內(nèi)部行政部**2024-04-052YW202412與公司采購(gòu)合同（附件）2024-05-1515永久秘密采購(gòu)部**2024-05-20模板2：電子文件歸檔登記表序號(hào)文件題名形成部門形成日期文件格式存儲(chǔ)路徑訪問權(quán)限備份數(shù)量備份位置歸檔人歸檔日期12024年員工培訓(xùn)方案人力資源部2024-06-10DOCXOA系統(tǒng)/人力資源部/培訓(xùn)/2024只讀1份企業(yè)云盤*趙六2024-06-122A項(xiàng)目研發(fā)數(shù)據(jù)包技術(shù)部2024-06-15ZIP服務(wù)器/技術(shù)部/研發(fā)/A項(xiàng)目/2024讀寫2份本地硬盤+異地存儲(chǔ)*周七2024-06-16模板3：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱文件題名及檔號(hào)借閱原因借閱期限部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員審批借閱日期歸還日期備注*孫八市場(chǎng)部QZ-2024-003（2024年市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告）編制下年度計(jì)劃3天同意同意2024-06-202024-06-23復(fù)印件需注明第六章管理要求與注意事項(xiàng)6.1歸檔時(shí)間要求紙質(zhì)文件：年度終后1個(gè)月內(nèi)完成上一年度文件歸檔；電子文件：實(shí)時(shí)歸檔或按月度集中歸檔，重要電子文件需在24小時(shí)內(nèi)提交；專項(xiàng)工作文件（如項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)整改）：工作結(jié)束后15日內(nèi)完成歸檔。6.2保密管理要求涉密文件（秘密、機(jī)密）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人審批，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄外傳；電子涉密文件須加密存儲(chǔ)，訪問權(quán)限嚴(yán)格控制，定期檢查權(quán)限設(shè)置；檔案管理員須簽訂保密協(xié)議，離職時(shí)辦理文件交接及脫密手續(xù)。6.3文件完整性要求歸檔文件需包含正本、附件、審批單、簽批件等完整材料，不得缺頁、漏項(xiàng)；電子文件需保留原始格式及元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄），避免使用臨時(shí)文件或草稿版本。6.4電子文件特殊要求電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)（U盤、移動(dòng)硬盤等）不得接入公共網(wǎng)絡(luò)，防止數(shù)據(jù)泄露；定期對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換（如舊版文檔轉(zhuǎn)換為通用格式），保證長(zhǎng)期可讀；涉及電子簽章的文件，需確認(rèn)簽章有效性，同步歸簽章日志。6.5借閱與銷毀管理借閱檔案需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，按權(quán)限審批，借閱期限一般不超過7天，到期未歸還需續(xù)借；檔案管理員對(duì)借出文件進(jìn)行跟蹤，歸還時(shí)檢查完整性，如有損壞或丟失，按《企業(yè)資產(chǎn)管理辦法》追責(zé)；到期需銷毀的文件，由檔案管理部門編制《文件銷毀審批表》（見模板4），經(jīng)鑒定、審批后，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀過程記錄存檔。6.6監(jiān)督與培訓(xùn)檔案管理部門每季度檢查各部門歸檔情況，結(jié)果納入部門績(jī)效考核；每年組織1-2次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度解讀、操作規(guī)范、保密要求等，提升全員檔案意識(shí)。第七章附則7.1制度解釋本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。7.2生效日期本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。7.3修訂程序本制度如需修