行政文件歸檔管理流程文檔分類及存儲模板一、適用范圍與使用場景二、標準化操作流程（一）文件收集與初步整理責(zé)任主體：各部門行政專員*為文件收集第一責(zé)任人，需在文件形成后3個工作日內(nèi)完成初步整理。整理要求：清理文件中的重復(fù)件、草稿件及無保存價值的材料（如臨時便簽、未經(jīng)審批的初稿）；檢查文件完整性（如合同需含雙方簽字蓋章頁、會議紀要需含參會人員簽字）；對文件進行排序（按形成時間或邏輯順序），并在首頁右上角標注“歸檔”字樣。交接登記：行政專員*將整理后的文件填寫《文件交接清單》（見模板1），交至檔案管理部門，雙方簽字確認。（二）文件分類與編號分類標準：采用“年度-類別-保管期限-流水號”四級分類法，具體類別劃分A類：綜合管理（含公司制度、年度計劃、工作報告、外事往來等）；B類：會議管理（各類會議紀要、議程、材料等）；C類：人事管理（招聘、培訓(xùn)、勞動合同、人事任免、獎懲記錄等）；D類：財務(wù)管理（預(yù)算審批表、報銷單據(jù)、財務(wù)審計報告等）；E類：資產(chǎn)管理（固定資產(chǎn)采購合同、驗收單、維保記錄、報廢申請等）；F類：合同協(xié)議（業(yè)務(wù)合同、服務(wù)協(xié)議、合作意向書等）；G類：其他（無法歸入上述類別的臨時性重要文件）。編號規(guī)則：年度：文件形成年份（如2024年標注為“2024”）；類別：用類別代碼首位字母（如A類為“A”）；保管期限：分為“永久（Y）”“長期（C，10年以上）”“短期（D，10年以下）”，代碼分別為“Y”“C”“D”；流水號：同類別同保管期限文件的順序號，從“001”開始編起。示例：2024年形成的A類永久文件第1件，編號為“2024-A-Y-001”。（三）檔案價值鑒定與期限劃分鑒定組織：由檔案管理部門牽頭，組織行政負責(zé)人、法務(wù)專員（必要時）及各部門代表組成鑒定小組，每半年開展一次集中鑒定。鑒定標準：永久保存：反映公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、歷史沿革及具有長遠利用價值的文件（如公司章程、年度總結(jié)報告、重要合同等）；長期保存：對公司日常管理、業(yè)務(wù)開展具有持續(xù)參考價值的文件（如制度文件、會議紀要、人事檔案等）；短期保存：僅在特定階段參考、無長期保留必要的文件（如臨時通知、活動方案初稿等）。結(jié)果確認：鑒定小組填寫《檔案價值鑒定表》（見模板2），明確每份文件的保管期限，經(jīng)部門負責(zé)人*審核后存檔。（四）編制目錄與著錄著錄內(nèi)容：采用《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999），對每份文件進行標準化著錄，核心字段包括：分類號、文件標題、形成日期、責(zé)任者（發(fā)文部門或個人）、頁數(shù)、保管期限、存放位置、備注等。編制方式：電子目錄：使用Excel或檔案管理系統(tǒng)錄入，保證信息準確無誤，每年12月底前完成本年度目錄匯總；手工目錄：對少量無電子版的文件，填寫《檔案目錄卡》（見模板3），按分類順序裝訂成冊。（五）存儲與保管存儲方式：紙質(zhì)文件：統(tǒng)一使用無酸檔案盒存放，檔案盒標注“分類號-文件標題-年度”，按分類號順序排列于檔案柜中，避免陽光直射和潮濕環(huán)境；電子文件：存儲于公司專用服務(wù)器或加密云盤，定期（每季度）進行備份，備份介質(zhì)需標注“檔案備份-年度-類別”并異地存放。保管要求：檔案庫房配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，濕度45-60%），每季度檢查一次環(huán)境指標；定期（每半年）翻動紙質(zhì)文件，防止粘連或蟲蛀；電子文件每半年進行一次病毒查殺。（六）借閱與利用借閱權(quán)限：僅公司內(nèi)部員工因工作需要可借閱檔案，借閱需填寫《檔案借閱申請表》（見模板4），經(jīng)部門負責(zé)人審批（涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意）。借閱流程：借閱人持審批后的申請表至檔案管理部門辦理登記，領(lǐng)取檔案時核對文件數(shù)量及完整性；借閱期限：一般文件不超過7個工作日，涉密文件不超過3個工作日，到期需續(xù)借的需重新申請；借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案文件，不得擅自復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)檔案管理部門審批）。歸還與核銷：借閱人歸還檔案時，檔案管理員需檢查文件完整性，確認無誤后注銷借閱記錄，逾期未還的及時催收。（七）鑒定與銷毀銷毀條件：達到保管期限且無繼續(xù)保存價值的文件，由檔案管理部門提出銷毀建議。銷毀流程：每年年底開展一次到期檔案鑒定，填寫《檔案銷毀審批表》（見模板5），由鑒定小組確認無保存價值后，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；銷毀時需由檔案管理部門、行政辦公室共同監(jiān)銷，紙質(zhì)文件采用粉碎或焚燒方式（保證信息無法復(fù)原），電子文件進行徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)；監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊》（見模板6）上簽字，銷毀記錄永久保存。三、分類存儲模板示例模板1：文件交接清單交接日期文件分類文件標題（份數(shù)）形成日期交接人接收人備注2024-03-15A類年度工作計劃（1）2024-01-05張*李*含附件3份2024-03-15C類員工勞動合同（5）2024-02-20王*李*新入職員工模板2：檔案價值鑒定表文件編號文件標題形成部門保管期限建議鑒定理由鑒定人審核人2024-A-Y-001公司2024年度工作總結(jié)總經(jīng)辦永久反映公司年度核心經(jīng)營成果，具有歷史價值趙*錢*2024-B-D-0053月部門例會紀要行政部短期日常事務(wù)性文件，無長期參考價值孫*周*模板3：檔案目錄卡（示例）分類號2024-A-Y-001文件標題公司2024年度工作總結(jié)形成日期2024-01-05責(zé)任者總經(jīng)辦頁數(shù)25頁保管期限永久存放位置檔案柜-1-A-01備注含附件：各部門年度計劃匯總模板4：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期劉*市場部2024-03-202024-03-27文件編號文件標題借閱理由審批人2024-F-C-012項目合作協(xié)議業(yè)務(wù)談判參考鄭*備注不得復(fù)制，現(xiàn)場查閱模板5：檔案銷毀審批表文件編號文件標題保管期限形成日期銷毀理由鑒定小組意見審批人2023-D-001臨時活動方案（初稿）短期2023-05-10已完成歸檔，無利用價值同意銷毀吳*模板6：檔案銷毀清冊銷毀日期文件編號文件標題保管期限銷毀方式監(jiān)銷人備注2024-12-302023-D-001臨時活動方案（初稿）短期粉碎李、錢共10份四、關(guān)鍵注意事項與管理要求（一）人員職責(zé)與管理檔案管理員需具備專業(yè)檔案管理知識，定期參加培訓(xùn)，熟悉分類規(guī)則及操作流程；各部門負責(zé)人需對本部門文件歸檔工作負總責(zé)，保證文件及時、完整移交；嚴禁私自留存應(yīng)歸檔文件，離職時需辦理文件交接手續(xù)，未歸檔文件不得帶走。（二）保密與安全涉密文件（如未公開合同、財務(wù)數(shù)據(jù)、人事任免等）需單獨存放，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，并限定查閱范圍；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，定期更新密碼，防止數(shù)據(jù)泄露或篡改；檔案庫房需配備消防器材（如滅火器、煙霧報警器），嚴禁存放易燃易爆物品，非工作人員禁止入內(nèi)。（三）合規(guī)性要求文件歸檔需符合《中華人民共和國檔案法》及公司內(nèi)部檔案管理制度，保證分類、編號、著錄等環(huán)節(jié)合法合規(guī)；涉及法律效力的文件（如合同、協(xié)議），需保證原件完整，復(fù)印件需注明“復(fù)印件”及核對無誤簽字；定期（每年）向檔案行政