農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)檔案記錄制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全追溯管理辦法》等行業(yè)法規(guī)及集團(tuán)母公司關(guān)于生產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)化、風(fēng)險(xiǎn)防控體系化的相關(guān)要求，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部提升農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)全流程管控能力、防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)際需求制定。制度的實(shí)施旨在規(guī)范農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)檔案記錄工作，確保數(shù)據(jù)真實(shí)性、完整性與可追溯性，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)的有效識(shí)別與管控，符合行業(yè)質(zhì)量管理體系要求，推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)持續(xù)合規(guī)。第二條本制度適用于公司各部門、下屬生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位及全體員工，覆蓋農(nóng)產(chǎn)品從種植（養(yǎng)殖）環(huán)節(jié)到加工、倉(cāng)儲(chǔ)、物流及銷售全鏈條的檔案記錄管理活動(dòng)，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃制定、農(nóng)事操作記錄、投入品使用監(jiān)管、病蟲害防治、采收加工、質(zhì)量檢測(cè)、倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸及銷售信息等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)記錄。第三條本制度下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)檔案專項(xiàng)管理”指企業(yè)圍繞農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)全過(guò)程，建立系統(tǒng)性檔案記錄制度，通過(guò)規(guī)范化的記錄、存儲(chǔ)、審核與運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)活動(dòng)可追溯、風(fēng)險(xiǎn)可識(shí)別、問(wèn)題可追溯的管理機(jī)制。（二）“生產(chǎn)過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)”指在農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)活動(dòng)中可能影響產(chǎn)品質(zhì)量安全、造成資源浪費(fèi)或引發(fā)安全事故的潛在因素，如農(nóng)藥殘留超標(biāo)、疫病傳播、設(shè)備故障等。（三）“XX合規(guī)”指檔案記錄管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，可依法依規(guī)用于質(zhì)量追溯、責(zé)任認(rèn)定等場(chǎng)景。第四條農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)檔案專項(xiàng)管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則：（一）全面覆蓋原則：檔案記錄必須覆蓋生產(chǎn)活動(dòng)的所有關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不留管理空白；（二）責(zé)任到人原則：明確各級(jí)組織及崗位的檔案記錄責(zé)任，建立責(zé)任追溯體系；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)強(qiáng)化記錄管理，實(shí)施差異化管控措施；（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估檔案管理有效性，優(yōu)化記錄流程與技術(shù)手段。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)制度建設(shè)、資源投入及重大風(fēng)險(xiǎn)處置的最終決策責(zé)任；分管生產(chǎn)、質(zhì)量的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度的具體組織實(shí)施與監(jiān)督考核。第六條公司設(shè)立農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括生產(chǎn)、質(zhì)量、技術(shù)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流等部門負(fù)責(zé)人及下屬單位代表。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案管理制度建設(shè)、跨部門協(xié)調(diào)、重大風(fēng)險(xiǎn)決策及年度工作督導(dǎo)，每月召開(kāi)例會(huì)研究解決重點(diǎn)問(wèn)題。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)專項(xiàng)管理辦公室，掛靠生產(chǎn)部，負(fù)責(zé)日常協(xié)調(diào)、信息匯總、制度宣貫及監(jiān)督考核，具體職能包括：（一）制定和完善檔案記錄管理細(xì)則；（二）組織定期風(fēng)險(xiǎn)排查與檔案記錄質(zhì)量抽查；（三）協(xié)調(diào)解決跨部門記錄管理爭(zhēng)議；（四）匯總上報(bào)年度管理報(bào)告。第八條牽頭部門（生產(chǎn)部）職責(zé)：（一）統(tǒng)籌檔案管理制度建設(shè)，組織編制各環(huán)節(jié)記錄標(biāo)準(zhǔn)；（二）建立檔案記錄模板庫(kù)，推廣標(biāo)準(zhǔn)化記錄工具；（三）定期開(kāi)展記錄質(zhì)量審核，實(shí)施“紅黃藍(lán)”預(yù)警機(jī)制（紅：嚴(yán)重缺失，黃：部分缺漏，藍(lán)：基本達(dá)標(biāo)）；（四）組織全員檔案管理培訓(xùn)，確保記錄規(guī)范執(zhí)行。第九條專責(zé)部門（質(zhì)量部）職責(zé)：（一）審核檔案記錄與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的符合性，建立記錄不合格整改臺(tái)賬；（二）參與關(guān)鍵環(huán)節(jié)記錄流程優(yōu)化，如投入品使用記錄電子化改造；（三）牽頭開(kāi)展記錄相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)處置，如因記錄缺失導(dǎo)致的批次召回事件分析；（四）提供技術(shù)支持，推廣記錄自動(dòng)化采集設(shè)備（如智能傳感器）。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）生產(chǎn)單位：嚴(yán)格執(zhí)行檔案記錄標(biāo)準(zhǔn)，確保每日記錄及時(shí)、準(zhǔn)確；（二）加工單位：規(guī)范加工過(guò)程記錄，關(guān)聯(lián)原料批次與成品流向；（三）倉(cāng)儲(chǔ)物流單位：記錄存儲(chǔ)溫濕度、出庫(kù)批次等信息；（四）定期自評(píng)記錄管理情況，形成月度報(bào)告報(bào)專項(xiàng)辦備案。第十一條基層執(zhí)行崗位責(zé)任：（一）崗位人員須簽署《檔案記錄合規(guī)承諾書》，承諾按標(biāo)準(zhǔn)操作；（二）發(fā)現(xiàn)記錄異?；驖撛陲L(fēng)險(xiǎn)時(shí)，須在X日內(nèi)上報(bào)至直接主管；（三）檔案記錄需經(jīng)主管審核簽字，重要記錄須經(jīng)雙重復(fù)核；（四）離職時(shí)須完成檔案交接，不得擅自帶走或銷毀記錄材料。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條生產(chǎn)計(jì)劃與農(nóng)事操作記錄管理：（一）要求：記錄應(yīng)包含作物品種、種植面積、播種/移栽日期、施肥/用藥方案、田間管理措施等，采用標(biāo)準(zhǔn)化表格或電子臺(tái)賬形式；（二）禁止：嚴(yán)禁編造記錄或修改歷史數(shù)據(jù)，禁止將多批次操作混記；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)監(jiān)控高毒農(nóng)藥使用記錄，確保休藥期達(dá)標(biāo)。第十三條投入品使用監(jiān)管記錄管理：（一）要求：建立投入品（種子、肥料、農(nóng)藥、獸藥等）臺(tái)賬，記錄批號(hào)、生產(chǎn)廠、使用量、有效期等，實(shí)現(xiàn)“一品一檔”；（二）禁止：嚴(yán)禁使用無(wú)資質(zhì)供應(yīng)商產(chǎn)品或過(guò)期投入品，禁止記錄內(nèi)容與實(shí)際使用不符；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：監(jiān)控獸藥使用記錄，防止藥物殘留超標(biāo)。第十四條病蟲害防治記錄管理：（一）要求：記錄病蟲害發(fā)生時(shí)間、種類、防治措施、效果評(píng)估等信息，與農(nóng)事操作記錄關(guān)聯(lián)；（二）禁止：嚴(yán)禁隱瞞病蟲害發(fā)生情況，禁止將預(yù)防措施記錄為實(shí)際防治記錄；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立重大病蟲害預(yù)警記錄，及時(shí)上報(bào)疫情信息。第十五條采收與初加工記錄管理：（一）要求：記錄采收日期、批次、數(shù)量、分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、加工工藝參數(shù)等，實(shí)現(xiàn)原料與成品批次可追溯；（二）禁止：嚴(yán)禁將不同批次產(chǎn)品混裝后記錄，禁止修改采收日期；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：監(jiān)控加工過(guò)程中微生物污染風(fēng)險(xiǎn)，記錄檢測(cè)數(shù)據(jù)。第十六條質(zhì)量檢測(cè)記錄管理：（一）要求：完整記錄內(nèi)檢/外檢項(xiàng)目、參數(shù)、結(jié)果、判定結(jié)論，檢測(cè)記錄需雙人簽字；（二）禁止：嚴(yán)禁偽造檢測(cè)數(shù)據(jù)或篡改檢測(cè)報(bào)告，禁止將臨期產(chǎn)品檢測(cè)記錄提前歸檔；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立異常檢測(cè)結(jié)果閉環(huán)管理機(jī)制，記錄處置過(guò)程。第十七條倉(cāng)儲(chǔ)與物流記錄管理：（一）要求：記錄存儲(chǔ)溫濕度、出入庫(kù)批次、運(yùn)輸路線、時(shí)效等信息，冷鏈產(chǎn)品須全程監(jiān)控；（二）禁止：嚴(yán)禁超溫超時(shí)存儲(chǔ)，禁止將不同批次產(chǎn)品混裝后記錄；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：監(jiān)控冷鏈設(shè)備運(yùn)行記錄，防止溫度異常。第十八條銷售與追溯信息管理：（一）要求：記錄銷售渠道、客戶名稱、產(chǎn)品批次、數(shù)量、日期等信息，與生產(chǎn)檔案建立唯一關(guān)聯(lián)碼；（二）禁止：嚴(yán)禁虛構(gòu)銷售記錄或銷售信息與實(shí)際不符；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立追溯信息異常預(yù)警機(jī)制，定期抽檢銷售記錄完整性。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）每年X月組織評(píng)估，根據(jù)《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》修訂、行業(yè)新標(biāo)準(zhǔn)、集團(tuán)政策調(diào)整等修訂制度；（二）重大業(yè)務(wù)變革（如引進(jìn)智能化種植設(shè)備）須同步調(diào)整記錄要求；（三）修訂后須發(fā)布實(shí)施通知，并組織全員培訓(xùn)。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每月開(kāi)展檔案記錄風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)檢查記錄缺失率、數(shù)據(jù)異常率；（二）建立風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：一般風(fēng)險(xiǎn)（記錄不規(guī)范）、重大風(fēng)險(xiǎn)（數(shù)據(jù)造假）；（三）發(fā)布《風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通報(bào)》，要求責(zé)任單位X日內(nèi)整改。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將檔案記錄合規(guī)性審查嵌入業(yè)務(wù)流程：采購(gòu)環(huán)節(jié)審查供應(yīng)商資質(zhì)記錄、生產(chǎn)環(huán)節(jié)抽查農(nóng)事操作記錄、銷售環(huán)節(jié)驗(yàn)證追溯信息；（二）規(guī)定“無(wú)合規(guī)記錄不得實(shí)施”：采購(gòu)、加工、出庫(kù)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)須有完整記錄方可操作；（三）審查不合格的，須形成《合規(guī)問(wèn)題整改通知書》，跟蹤閉環(huán)。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：責(zé)任單位限期整改，專項(xiàng)辦跟蹤驗(yàn)證；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，如產(chǎn)品召回需同步核查記錄完整性；（三）明確責(zé)任協(xié)同：生產(chǎn)部牽頭、質(zhì)量部技術(shù)支持、法務(wù)部合規(guī)把關(guān)。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形與處罰標(biāo)準(zhǔn)：1.記錄缺失或偽造，處X萬(wàn)元以下罰款，情節(jié)嚴(yán)重移送司法；2.違規(guī)操作導(dǎo)致質(zhì)量事故，追究主管領(lǐng)導(dǎo)連帶責(zé)任；3.拒絕檢查或阻撓整改，取消年度評(píng)優(yōu)資格。（二）處罰程序：事實(shí)調(diào)查→聽(tīng)證→決定→執(zhí)行。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年X月開(kāi)展年度評(píng)估，通過(guò)記錄完整率、差錯(cuò)率、追溯成功率等指標(biāo)衡量有效性；（二）針對(duì)評(píng)估問(wèn)題編制《改進(jìn)方案》，明確責(zé)任人及完成時(shí)限；（三）將評(píng)估結(jié)果納入部門績(jī)效考核。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部須簽署《檔案記錄管理責(zé)任書》，落實(shí)“一崗雙責(zé)”；（二）建立橫向協(xié)同機(jī)制，生產(chǎn)、質(zhì)量、IT等部門成立專項(xiàng)工作組，每季度會(huì)商解決問(wèn)題。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）納入績(jī)效考核：記錄完整率、差錯(cuò)率等指標(biāo)占部門年度得分X%；（二）正向激勵(lì)：設(shè)立“檔案管理標(biāo)桿單位”，獎(jiǎng)勵(lì)年度達(dá)標(biāo)單位；（三）處罰聯(lián)動(dòng)：因記錄問(wèn)題導(dǎo)致質(zhì)量事故的，取消相關(guān)責(zé)任人評(píng)優(yōu)資格。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層：每半年組織合規(guī)履職培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋政策法規(guī)、責(zé)任體系；（二）業(yè)務(wù)骨干：每月開(kāi)展實(shí)操培訓(xùn)，重點(diǎn)講解高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)記錄要點(diǎn)；（三）一線員工：新員工入職須接受檔案管理考核，合格后方可上崗。第二十八條信息化支撐：（一）建設(shè)“農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)檔案云平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、實(shí)時(shí)監(jiān)控；（二）推廣移動(dòng)端記錄APP，支持現(xiàn)場(chǎng)拍照上傳、語(yǔ)音錄入；（三）利用大數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)異常記錄自動(dòng)預(yù)警。第二十九條文化建設(shè)：（一）編制《檔案管理合規(guī)手冊(cè)》，配發(fā)所有員工；（二）設(shè)立“合規(guī)光榮榜”，宣傳典型案例；（三）開(kāi)展“誠(chéng)信記錄承諾月”活動(dòng)，增強(qiáng)全員意識(shí)。第三十條報(bào)告制度：（一）月報(bào)：各業(yè)務(wù)單位每月X日前提交記錄管理簡(jiǎn)報(bào)，內(nèi)容包括檢查情況、問(wèn)題整改；（二）年報(bào)：專項(xiàng)辦負(fù)責(zé)編制年度管理報(bào)告，涵蓋合規(guī)率、風(fēng)險(xiǎn)處置、改進(jìn)措施；（三）重大事件即時(shí)報(bào)告：記錄造假、重大質(zhì)量事故須24小時(shí)內(nèi)上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組。