PAGE衛(wèi)生協(xié)管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生協(xié)管檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高衛(wèi)生協(xié)管工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及衛(wèi)生協(xié)管檔案管理的部門和人員。（三）檔案定義衛(wèi)生協(xié)管檔案是指在衛(wèi)生協(xié)管工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管巡查記錄、案件查處資料、培訓(xùn)記錄、考核資料、投訴舉報(bào)處理檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生協(xié)管檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生協(xié)管工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定衛(wèi)生協(xié)管檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)衛(wèi)生協(xié)管檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全衛(wèi)生協(xié)管檔案管理臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案的安全存放。（二）檔案形成部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生協(xié)管檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案形成過(guò)程中的原始記錄完整、準(zhǔn)確、及時(shí)，符合檔案管理要求。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、借閱、歸還等日常管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記和催還工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理，確保檔案安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管巡查記錄，包括日常巡查、專項(xiàng)巡查等記錄，應(yīng)詳細(xì)記錄巡查時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、內(nèi)容及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等。2.案件查處資料，如立案審批表、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、處罰決定書等。3.衛(wèi)生協(xié)管培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)人員名單、培訓(xùn)考核成績(jī)等。4.衛(wèi)生協(xié)管考核資料，如考核方案、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果等。5.投訴舉報(bào)處理檔案，包括投訴舉報(bào)記錄、調(diào)查處理情況、反饋結(jié)果等。6.其他與衛(wèi)生協(xié)管工作相關(guān)的文件、資料、報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保原始性和真實(shí)性。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，保證電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步整理。（四）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生協(xié)管工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容和檔案的形成特點(diǎn)，將檔案分為巡查檔案、案件檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、投訴舉報(bào)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。例如，巡查檔案編號(hào)可采用“XC年份流水號(hào)”的形式，其中“XC”表示巡查檔案，年份為具體年份，流水號(hào)為該年份內(nèi)的順序號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印或裝訂成冊(cè)，置于檔案盒內(nèi)首頁(yè)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的衛(wèi)生協(xié)管檔案整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)或急需歸檔的檔案，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.檔案形成部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，符合要求的予以簽收歸檔。3.將歸檔的檔案按照分類編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。4.將檔案盒存放在檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置，建立檔案存放索引，便于查找。（三）保管期限1.衛(wèi)生協(xié)管檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及重大衛(wèi)生事件、重要案件查處、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性的巡查記錄、培訓(xùn)考核資料、投訴舉報(bào)處理檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性工作形成的檔案等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的留存價(jià)值。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃⒛℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案柜中，排列整齊有序，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案信息的安全和正確使用。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于衛(wèi)生協(xié)管工作的需要，為決策、監(jiān)督、考核等提供依據(jù)。（二）利用方式1.查閱：本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱衛(wèi)生協(xié)管檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用需要，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容等信息。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促借閱人整改。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)剔除銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立衛(wèi)生協(xié)管檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用，提升衛(wèi)生協(xié)管工作的信息化水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化掃描應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保證圖像清晰、完整。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用合適的電子檔案管理軟件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類存儲(chǔ)、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)