PAGE食品衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食品衛(wèi)生管理，規(guī)范食品衛(wèi)生檔案管理工作，有效預(yù)防和控制食品安全事故，保障消費(fèi)者的身體健康和生命安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及食品生產(chǎn)、加工、銷(xiāo)售、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)食品衛(wèi)生的法律法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映食品衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.科學(xué)分類(lèi)原則：按照食品衛(wèi)生管理的不同環(huán)節(jié)和類(lèi)別，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于查詢(xún)和管理。4.安全保密原則：妥善保管檔案資料，防止泄露和丟失，確保食品衛(wèi)生信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)及職責(zé)公司設(shè)立食品衛(wèi)生檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全公司的食品衛(wèi)生檔案。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善食品衛(wèi)生檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)食品衛(wèi)生檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等工作。3.定期對(duì)食品衛(wèi)生檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作的規(guī)范和有效。4.協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的檔案管理工作，提供檔案管理方面的技術(shù)支持和培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)提供本部門(mén)食品生產(chǎn)過(guò)程中的衛(wèi)生管理資料，包括生產(chǎn)車(chē)間環(huán)境衛(wèi)生記錄、設(shè)備清潔消毒記錄、人員健康檢查記錄等。配合檔案管理部門(mén)做好食品生產(chǎn)環(huán)節(jié)相關(guān)檔案的整理和歸檔工作。2.采購(gòu)部門(mén)收集和整理食品原材料供應(yīng)商的資質(zhì)證明、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、采購(gòu)合同等資料。確保采購(gòu)的食品原材料符合國(guó)家食品衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，并將相關(guān)檔案資料及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.銷(xiāo)售部門(mén)提供食品銷(xiāo)售記錄、客戶(hù)投訴處理記錄等資料。協(xié)助檔案管理部門(mén)對(duì)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的食品衛(wèi)生檔案進(jìn)行管理。4.質(zhì)量控制部門(mén)負(fù)責(zé)食品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、食品安全自查記錄等檔案資料的整理和歸檔。對(duì)食品衛(wèi)生檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案資料真實(shí)反映食品質(zhì)量狀況。三、檔案內(nèi)容及分類(lèi)（一）食品衛(wèi)生管理文件1.國(guó)家和地方有關(guān)食品衛(wèi)生的法律法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件。2.公司制定的食品衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。（二）食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)文件1.食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營(yíng)許可證等相關(guān)證照。2.營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等企業(yè)資質(zhì)證明文件。（三）食品原材料檔案1.供應(yīng)商資質(zhì)證明文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件等。2.原材料采購(gòu)合同、發(fā)票。3.原材料檢驗(yàn)報(bào)告，包括每批次原材料的農(nóng)藥殘留、獸藥殘留、重金屬含量等檢測(cè)報(bào)告。4.原材料驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收日期、品種、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。（四）食品生產(chǎn)過(guò)程檔案1.生產(chǎn)車(chē)間環(huán)境衛(wèi)生記錄，包括每日清潔消毒記錄、溫濕度記錄、通風(fēng)換氣記錄等。2.生產(chǎn)設(shè)備清潔消毒記錄，包括設(shè)備名稱(chēng)、清潔消毒日期、消毒方法、操作人員等。3.人員健康檢查記錄，包括員工姓名、性別、年齡、崗位、健康狀況、體檢日期等。4.食品生產(chǎn)過(guò)程記錄，包括生產(chǎn)批次、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)工藝、關(guān)鍵控制點(diǎn)監(jiān)控記錄等。（五）食品質(zhì)量檢驗(yàn)檔案1.食品質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃。2.每批次食品的檢驗(yàn)報(bào)告，包括感官指標(biāo)、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等檢驗(yàn)結(jié)果。3.檢驗(yàn)設(shè)備校準(zhǔn)記錄，包括校準(zhǔn)日期、校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、校準(zhǔn)結(jié)果等。（六）食品銷(xiāo)售檔案1.食品銷(xiāo)售記錄，包括銷(xiāo)售日期、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、客戶(hù)名稱(chēng)、聯(lián)系方式等。2.客戶(hù)投訴處理記錄，包括投訴日期、投訴內(nèi)容、處理措施、處理結(jié)果等。（七）食品安全自查檔案1.食品安全自查計(jì)劃。2.自查記錄，包括自查日期、自查人員、自查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及整改措施等。（八）食品召回檔案1.食品召回計(jì)劃。2.召回記錄，包括召回日期、召回產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、召回原因、召回范圍、處理措施等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)食品衛(wèi)生檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行填寫(xiě)和記錄，字跡清晰、內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式規(guī)范、易于讀取，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）整理方法1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。按照檔案分類(lèi)目錄，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂。2.對(duì)于同一類(lèi)檔案資料，應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保檔案資料的連貫性和系統(tǒng)性。3.對(duì)每份檔案資料應(yīng)編制目錄，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，便于查閱和檢索。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案庫(kù)房。2.檔案應(yīng)按照類(lèi)別和年度進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.建立檔案索引目錄，注明檔案的存放位置，方便快速查閱。（二）保管期限1.食品衛(wèi)生管理文件、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)文件等永久性保存。2.食品原材料檔案、生產(chǎn)過(guò)程檔案、質(zhì)量檢驗(yàn)檔案、銷(xiāo)售檔案等保存期限不少于食品保質(zhì)期滿(mǎn)后一年；沒(méi)有明確保質(zhì)期的，保存期限不少于二年。3.食品安全自查檔案、食品召回檔案等保存期限不少于三年。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱食品衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案查閱工作，按照查閱申請(qǐng)表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱食品衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位或個(gè)人名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，收取一定的押金，并與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并按照協(xié)議約定收取逾期費(fèi)用。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案資料超過(guò)保管期限，且已無(wú)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案資料損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷(xiāo)毀的其他檔案資料。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)至少有兩人在場(chǎng)監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀日期、