PAGE村衛(wèi)生室檔案室工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村衛(wèi)生室檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，更好地服務(wù)于村衛(wèi)生室的醫(yī)療、預(yù)防、保健等工作，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本村衛(wèi)生室檔案室的各類檔案管理工作，包括醫(yī)療文書檔案、公共衛(wèi)生服務(wù)檔案、藥品器械檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村衛(wèi)生室檔案室對各類檔案實(shí)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村衛(wèi)生室的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便村衛(wèi)生室工作人員及相關(guān)部門查閱使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號規(guī)則和保管期限表等。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時為村衛(wèi)生室工作人員及相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）村衛(wèi)生室工作人員職責(zé)1.各崗位工作人員應(yīng)及時將工作中形成的各類文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，并定期移交檔案室。2.在工作中應(yīng)妥善保管好各自使用的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。3.因工作需要查閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。4.對檔案管理工作提出意見和建議，協(xié)助檔案室管理人員做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療文書檔案：包括門診病歷、住院病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報告、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報表等。2.公共衛(wèi)生服務(wù)檔案：如居民健康檔案、預(yù)防接種檔案、慢性病管理檔案、健康教育檔案等。3.藥品器械檔案：藥品采購記錄、藥品驗(yàn)收記錄、藥品養(yǎng)護(hù)記錄、醫(yī)療器械設(shè)備的購進(jìn)、使用、維護(hù)記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報表、收費(fèi)票據(jù)存根等。5.行政管理檔案：村衛(wèi)生室工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、考勤記錄、人員培訓(xùn)資料等。6.其他與村衛(wèi)生室工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.村衛(wèi)生室各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.在文件材料形成后的一個月內(nèi)，應(yīng)將整理好的文件材料移交檔案室。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的檔案分為醫(yī)療文書檔案、公共衛(wèi)生服務(wù)檔案、藥品器械檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政管理檔案等大類，再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體情況進(jìn)行二級分類。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“年度類別流水號”的編號方式。例如：2023YL001，表示2023年度的醫(yī)療文書檔案第1份。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的文件材料進(jìn)行修整，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案分類方案和編號規(guī)則，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息。2.檔案應(yīng)按照年度、類別順序排列上架，便于查找和管理。（二）保管期限1.醫(yī)療文書檔案：一般病歷保存期限不少于15年，重要病歷應(yīng)長期保存。2.公共衛(wèi)生服務(wù)檔案：居民健康檔案等應(yīng)長期保存。3.藥品器械檔案：藥品采購記錄、驗(yàn)收記錄等保存期限不少于5年，醫(yī)療器械設(shè)備檔案應(yīng)長期保存。4.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證保存期限不少于30年，會計(jì)賬簿保存期限不少于30年，財(cái)務(wù)報表保存期限不少于10年。5.行政管理檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，重要文件應(yīng)長期保存。（三）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%），并配備溫濕度計(jì)進(jìn)行監(jiān)測。3.檔案架應(yīng)牢固、整潔，檔案盒應(yīng)擺放整齊，便于通風(fēng)和查找。4.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、除濕設(shè)備等，確保檔案安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.村衛(wèi)生室工作人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)村衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，并在查閱申請表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)村衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人審核，報上級主管部門批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。檔案室管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由村衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人、檔案室管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限表和有關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，村衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案室，一份報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。統(tǒng)計(jì)報表應(yīng)定期報送村衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人和上級主管部門。（二）移交1.村衛(wèi)生室因行政區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤并等原因需要移交檔案時，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保