PAGE衛(wèi)生院檔案保管制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案。3.檔案定義本制度所指檔案是衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、便于利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門衛(wèi)生院設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全與保密。積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，做到賬物相符。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理。3.各科室兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合檔案室。協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。對(duì)本科室人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)。三、檔案的收集與整理1.收集范圍行政管理類：包括衛(wèi)生院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包括病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療技術(shù)資料、科研項(xiàng)目檔案等。預(yù)防保健類：包括預(yù)防接種記錄、疫情報(bào)告、健康教育資料等。教學(xué)培訓(xùn)類：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、實(shí)習(xí)資料等。其他類：包括聲像檔案、實(shí)物檔案等。2.收集要求各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)重要的檔案材料應(yīng)及時(shí)備份，防止丟失。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范。4.整理方法行政管理類檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理。醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案按照病歷檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理。預(yù)防保健類檔案按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類整理。教學(xué)培訓(xùn)類檔案按照教學(xué)階段進(jìn)行分類整理。聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，并配以文字說(shuō)明。實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明來(lái)源、時(shí)間、用途等信息。四、檔案的分類與編號(hào)1.分類方案行政管理類：分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察等類別。醫(yī)療業(yè)務(wù)類：分為門診病歷、住院病歷、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等類別。預(yù)防保健類：分為計(jì)劃免疫、傳染病防治、婦幼保健、健康教育等類別。教學(xué)培訓(xùn)類：分為教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案講稿、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)等類別。其他類：分為聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。2.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的形式。年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”。類別：用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表醫(yī)療業(yè)務(wù)類等。流水號(hào)：按照檔案整理順序依次編號(hào)，如“001”“002”等。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號(hào)為“2023A001”。五、檔案的裝訂與裝盒1.裝訂要求檔案材料應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。拆除金屬物，破損的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。幅面過(guò)大的材料應(yīng)折疊成A4紙大小，字跡應(yīng)朝里。2.裝盒要求檔案應(yīng)裝入專用檔案盒，一盒一卷或一盒多卷。在檔案盒封面填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。檔案盒脊背填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。六、檔案的保管與保護(hù)1.保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。2.保管期限檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。永久保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生院有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。定期保管的檔案：凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少一次，確保檔案的完整與安全。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、利用情況等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。4.檔案保護(hù)措施定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常運(yùn)行。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。采取有效措施防治檔案蟲害和鼠害。嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對(duì)濕度保持在45%60%。七、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限本院工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。外單位人員查閱檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行查閱。2.查閱程序查閱人員到綜合檔案室查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.利用反饋檔案利用后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，并反饋利用效果。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取利用者的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干和分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。3.銷毀程序編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。九、檔案的數(shù)字化管理1.數(shù)字化范圍對(duì)具有重要保存價(jià)值和利用頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。2.數(shù)字化流程檔案整理：按照數(shù)字化要求對(duì)檔案進(jìn)行整理，確保檔案的質(zhì)量。掃描錄入：采用專業(yè)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描，將圖像數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.數(shù)字化管理要求建