PAGE衛(wèi)生所檔案管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研及管理等工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生所各科室及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、便于查找利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)衛(wèi)生所檔案的集中管理。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便查詢利用。負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全與完整。積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為衛(wèi)生所各項(xiàng)工作提供服務(wù)。指導(dǎo)各科室兼職檔案員的工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理1.收集范圍醫(yī)療文書檔案：包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)囑單、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。行政管理檔案：如工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。預(yù)防保健檔案：免疫接種記錄、傳染病報(bào)告卡、健康體檢檔案等。教學(xué)科研檔案：教學(xué)計(jì)劃、教案、科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果等。設(shè)備檔案：設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄等。其他檔案：如基建檔案、后勤保障檔案以及各類榮譽(yù)證書、合同協(xié)議等。2.收集要求各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將本科室形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理室。檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。對(duì)重要的、具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本及相關(guān)元數(shù)據(jù)，進(jìn)行歸檔保存。3.整理方法按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理。分類方法采用年度機(jī)構(gòu)（科室）保管期限分類法。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找檔案。四、檔案的歸檔與保管1.歸檔時(shí)間文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。醫(yī)療檔案應(yīng)在患者出院或診療結(jié)束后及時(shí)歸檔。其他檔案應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.歸檔程序檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、整理，確保符合歸檔要求。將整理好的檔案按照分類方案進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并填寫盒脊標(biāo)簽。在檔案盒內(nèi)放置備考表，注明檔案的整理情況、缺損情況等。將檔案盒上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息。3.保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。永久保管的檔案主要包括：黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的重要批示、指示；衛(wèi)生所的重要規(guī)章制度；機(jī)構(gòu)沿革、大事記；重要的會(huì)議記錄；涉及重大醫(yī)療糾紛、醫(yī)療事故的檔案等。定期保管的檔案期限為30年、10年，具體劃分如下：較重要會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等保管30年；一般性的文件材料、醫(yī)療記錄等保管10年。4.保管要求檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。檔案應(yīng)存放于專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用與借閱1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，為衛(wèi)生所各項(xiàng)工作提供服務(wù)。利用檔案時(shí)不得損害國家利益、集體利益和他人合法權(quán)益。2.利用方式查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。復(fù)?。豪谜呷缧鑿?fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容、用途等信息。摘錄：利用者可摘錄檔案中的相關(guān)內(nèi)容，但應(yīng)保持檔案材料的完整性，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造等。3.借閱規(guī)定因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案的存毀得當(dāng)。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定內(nèi)容對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，審查檔案的保存價(jià)值，確定是否需要繼續(xù)保存。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)剔除并編制銷毀清冊(cè)。4.銷毀程序檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，簽署鑒定意見。將鑒定通過的銷毀檔案清單報(bào)衛(wèi)生所主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同在指定地點(diǎn)對(duì)銷毀檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立衛(wèi)生所檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.信息安全管理建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保信息的安全性。定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核評(píng)價(jià)建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入衛(wèi)生所績效考核體系。考核內(nèi)容包括檔案管理制度