PAGE衛(wèi)生局檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生局檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。3.高效利用原則以服務(wù)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展為宗旨，積極開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用效率，為各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立衛(wèi)生局檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)等日常工作。對(duì)檔案進(jìn)行分類編目，編制檢索工具，便于檔案的查找利用。定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，定期向檔案管理科移交。協(xié)助檔案管理科開展檔案利用工作，提供本科室相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)文件包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、衛(wèi)生部及上級(jí)政府部門頒發(fā)的與衛(wèi)生工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本局文件本局制發(fā)的各類公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.業(yè)務(wù)檔案醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案：如醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可、醫(yī)療事故處理、疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法等方面的檔案。人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等檔案材料。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料?；n案：本局及下屬單位基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。4.聲像檔案本局組織的重要會(huì)議、活動(dòng)、調(diào)研等形成的照片、錄音、錄像等資料。5.實(shí)物檔案本局獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室產(chǎn)生的文件材料，確保齊全完整。2.對(duì)于上級(jí)文件，要嚴(yán)格按照文件收發(fā)登記制度，及時(shí)簽收、傳閱，并做好文件的跟蹤催辦工作，防止文件積壓、丟失。3.業(yè)務(wù)部門在工作過程中形成的各類檔案，應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程及時(shí)整理歸檔，不得拖延。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、基建管理類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等若干大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號(hào)為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員對(duì)本科室整理好的文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件齊全、完整、準(zhǔn)確，然后向檔案管理科移交。2.檔案管理科接收各科室移交的檔案后，進(jìn)行再次審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原科室補(bǔ)充完善，審核無誤后進(jìn)行正式歸檔。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局和衛(wèi)生部的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案要進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、利用本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，須經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理科查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理科負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.借閱的檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱者的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理科牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合本局實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理科會(huì)同紀(jì)檢監(jiān)察部門共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和利用水平。（二）主要任務(wù)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理和利用。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理科定期對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)科室限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案工作納入本局年度績效考核體系，對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括